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外国人社員の年末調整手続き: 注意点・必要書類を解説！
毎年訪れる年末調整の手続きは、外国人社員も対象になります。しかし日本人社員の年末調整とは違いがあるほか、外国人社員の日本居住歴や扶養家族の居住地によっても手続き内容が異なります。
そこでこの記事では、外国人社員の年末調整に必要な書類から外国人の区分、手続き時の注意点まで徹底解説します！
また、海外送金・受け取り、外貨決済をお得にできるWiseについても紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
| 目次🔖 |
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年末調整とは？
年末調整とは、納めた所得税に過不足がないかを確認して精算する手続きのことで、主に会社員などの従業員が対象となります。
個人事業主やフリーランスの場合、自分で税務署に確定申告書類を提出し、算出した所得税を支払ったり、所得税を払いすぎていた場合には還付を受けたりします。しかし会社員の場合は、日頃から所得税や社会保険料、住民税などを会社が給与から天引きしています。この天引きされた所得税は概算のため、会社が年末に再計算して、正しい金額を納付する手続きを行うのです。
外国人社員も年末調整が必要？
年末調整の対象者は、「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を給与支払者に提出した会社員全員が対象です。よって外国人社員も年末調整が必要となります。
しかし外国人社員の日本居住歴などによっては、手続きの対象外になることもあるため、以下で詳しく説明していきます。
外国人社員の中で、年末調整が必要となる人
外国人社員のうち年末調整が必要な人は、「居住者」「非永住者」です。
居住者・非永住者・非居住者の区分
外国人社員は、居住者・非永住者・非居住者の3つに分類されます。
- 居住者：国内に1年以上居住している人、もしくはその予定がある人
- 非永住者：日本国籍を持たない居住者のうち、過去10年間で住所や居所を持っている期間が5年以下の人
- 非居住者：国内の居住期間が1年未満で、日本国内に住所を持たない人
仮に日本に来て1年未満の場合でも、その外国人社員が1年以上の勤務を見据えて日本に居住地を持っているなら、居住者に当たります。
一方、数ヶ月の出張で来たなどの短期滞在の場合は、非居住者になります。ぜひこちらの記事を参考に判断してください。
非居住者の場合、年末調整の必要はない
年末調整の対象者は、居住者もしくは非永住者にあたる外国人社員です。非居住者の外国人社員からは、給与支払い時に支払額の20.42％を所得税として源泉徴収していますが、この所得税に対して年末調整を行う必要はありません。
外国人社員の年末調整に必要な書類
外国人社員の年末調整には、まず以下のような書類が必要になります。
- 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
- 給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
- 給与所得者の保険料控除申告書
CAP：出典：国税庁「令和4年分 給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」PDF
これら3点の書類は、日本人の年末調整と同様です。必要に応じて、生命保険料控除証明書などの添付書類も提出してもらいましょう。
扶養家族が国外に居住している場合
外国人社員が居住者にあたるなら、国外に扶養家族がいたとしても扶養控除などを受けることが可能です。もし扶養家族が国外に居住している場合は、以下の書類が必要となります。
- 親族関係書類：①戸籍の附票の写しなど、その他の国または地方公共団体が発行した書類、もしくは国外居住親族のパスポート（写し）、②外国政府や外国の地方公共団体が発行した書類で、国外居住親族の氏名や生年月日、住所もしくは居所の記載があるもの、の両方が必要
- 送金関係書類：①本人が国外居住親族に支払ったとわかる金融機関の書類（写しも可）、もしくは②本人のクレジットカードや家族カードを国外居住親族が使ったとわかる支払い明細など（写しも可）、のいずれか
なお令和5年度より、非居住者である扶養親族で30歳以上70歳未満の方は、以下いずれかの条件に当てはまらないと扶養控除を受けられなくなりました。
- 留学によって国内に住所および居所がなくなった人
- 障害者
- 扶養控除を受ける居住者から、その年に生活費や教育費に充てる支払いを38万円以上受けている人
出典：国税庁「税制改正等の内容」¹
このほか、二重課税や税金逃れを防ぐ目的で締結されている「租税条約」の適用を受ける場合には、雇用主が税務署に「租税条約に関する届出書」を提出する必要があります。
外国人社員の年末調整の手続き方法
外国人社員の年末調整手続きは、日本人社員と同様のスケジュールで実施します。しかし外国人社員は提出書類が多く、中には国外から寄り寄せる書類もあります。よって、早々に準備を始めるよう、その年の秋頃から外国人社員に働きかけるとよいでしょう。
外国人社員の年末調整の際に、気をつけるべきポイント
外国人社員の年末調整を行う際に、注意すべきポイントは以下3点です。
- 居住者・非永住者・非居住者の区分を正確に確認する
- 外国人社員の扶養家族の所在を事前に確認しておく
- 外国人社員に書類を早めに準備してもらう
居住者・非永住者・非居住者の区分を正確に確認する
もっとも重要なのは、外国人社員が居住者・非永住者・非居住者のどれにあたるのかを、事前に把握しておくことです。
通年での採用を踏まえて日本に訪れている場合には、居住者にあたるだろうと前もってわかりますが、元々は短期出張の予定だったけれど都合が変わって数年間日本に居ることになったなど、当初と雇用の予定が変わった場合には、その情報を早めに人事側からもらっておくとよいでしょう。
外国人社員の扶養家族の所在を事前に確認しておく
外国人社員に扶養家族がいる場合には、その家族がどこにいるのか、仕送りを行っているのかなどの情報を、早めに確認しておけると、年末調整の手続きがスムーズに進みます。入社時に確認するのはもちろん、所在を変更する可能性を見越して、年末調整手続きが始める前に確認しておくことも大切です。
外国人社員に書類を早めに準備してもらう
外国人社員は提出書類が多く、中には用意に時間がかかる書類もあります。よって日本人社員よりも早めに書類を準備するよう、働きかけるとよいでしょう。同時に、書類について不明点がある外国人社員に対して、早めに疑問を解消してあげることも必要です。
海外送金・受け取り、外貨決済をお得に：Wise
外国人社員が多く勤務している企業の中には、海外にクライアントやサプライヤーなどがいて、海外とのやり取りが多い部門があるかもしれません。
海外との金銭のやり取りに気をつけなくてはいけないのが、為替レートに含まれた手数料です。銀行やPayPalなどのプロバイダを通じた送金や着金は、基本的に為替レート自体に為替手数料や両替手数料が含まれています。また銀行によっては、1回あたり数千円程度の送金手数料がかかることも多いです。
もしこれまで以上にお得に海外送金や受け取り、外貨決済を行いたいなら、Wiseがおすすめかもしれません。Wiseを使えば、手数料の上乗せのない実際の為替レートと格安の送金手数料で海外送金ができます。日本の銀行と比べると、最大16倍安いです。
また、海外からの送金の受け取りも、一回きりの手数料3,000円を支払えば、米ドル、ユーロなど主要10通貨を外貨のまま手数料無料で受け取ることができる、各通貨の口座情報が取得できます。
海外サイトからの仕入れなども、Wiseデビットカードを使えばお得になるかもしれません。
日本の一般的なカードでは、外貨で決済する際にかかる手数料である海外事務手数料が、1.6%〜3.0%に設定されていることが多いです。しかし、Wiseのデビットカードなら格安の両替手数料（例：日本円→米ドルは、0.71%）のみで、お得に外貨決済ができます。
さらにWiseは、世界で1,300万人以上の利用者がいて1ヶ月の送金額は80億ポンド（1兆3000億円）にも上ります。また、日本ではワイズ・ペイメンツ・ジャパン株式会社は関東財務局により、資金移動業者として認可されており、安心して利用できます。資金のやりとりにかかるコストを極力下げたい方には、おすすめできる手段です。
まとめ
外国人社員を雇用している企業は、その外国人が居住者もしくは非永住者にあたる場合、年末調整手続きが必要です。その外国人が居住者・非永住者・非居住者のどれにあたるのかを早めに特定しましょう。また、外国人社員の扶養家族が国外にいる場合などは提出書類が多くなるため、なるべく早めに書類を用意するよう外国人社員に働きかけてみてください。
また、国外企業とのやり取りが多いのであれば、為替手数料を含まない実際の為替レートと格安の送金手数料で利用できるWiseを利用するのもおすすめです。ぜひご検討ください。
※情報ソース
*最新の手数料に関する情報は、お住まいの地域の利用規約およびサービスの利用条件をご確認いただくか、Wiseの手数料ページをご覧ください。これは一般的な情報提供を目的としたものであり、Wise Payments Limitedまたはその子会社、関連会社による法律、税務、その他の専門的なアドバイスを意味するものではありません。また、ファイナンシャルアドバイザーやその他の専門家によるアドバイスの代わりになるものではありません。
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