Plata unei facturi pe firmă din cont personal: ce este permis și cum gestionezi corect situația

În activitatea unei companii, pot apărea situații în care o factură emisă pe firmă să fie achitată din contul personal al administratorului sau al unui angajat. De obicei se întâmplă din motive logistice: lipsa accesului la cardul firmei, o plată urgentă sau un furnizor care acceptă o singură metodă de plată.

Indiferent de context, întrebarea rămâne aceeași: Este permis ca o factură a companiei să fie achitată dintr-un cont personal și cum se înregistrează corect această operațiune?

Răspunsul este, în principiu, da, este permis, dar trebuie să ții cont de regulile contabile și fiscale aplicabile. Am explicat în continuare cum trebuie să gestionezi plata unei facturi pe firmă din bani personali, ce documente sunt necesare și ce trebuie evitat.

Cum funcționează Wise?

De ce este o situație sensibilă din punct de vedere contabil?

Legislația românească stabilește foarte clar că patrimoniul companiei trebuie tratat separat de patrimoniul personal al administratorilor sau angajaților. În mod ideal, cheltuielile unei firme ar trebui achitate exclusiv din fondurile și instrumentele de plată ale firmei, iar banii personali nu ar trebui utilizați pentru operațiuni ale companiei decât în situații excepționale¹.

Uneori apar însă situații neprevăzute: trebuie să faci o plată urgentă sau pur și simplu folosești din greșeală cardul personal pentru o factură emisă pe firmă, în locul celui de business. Vestea bună este că legislația permite decontarea acestor sume — atâta timp cât tranzacția este justificată, documentată și înregistrată corect în contabilitate².

În practică, astfel de plăți pot fi tratate ca un simplu decont de cheltuieli. Important este să existe facturi, dovezi de plată și o evidență contabilă care să arate clar ce s-a întâmplat. Astfel, îți poți poate recupera suma achitată fără probleme, iar firma ta își poate înregistra cheltuiala în contabilitate³.

Ține însă cont că astfel de situații pot varia de la firmă la firmă. Informațiile prezentate sunt pur și te pot ajuta să înțelegi în linii mari cum funcționează lucrurile, dar nu înlocuiesc recomandările unui specialist. Sfatul nostru este să verifici cu echipa contabilă sau juridică a firmei tale care este procedura potrivită în cazul concret cu care te confrunți.

Este permisă plata unei facturi pe firmă dintr-un cont personal?

Da - însă doar dacă plata este tratată corect din punct de vedere fiscal și contabil.

Din punct de vedere contabil, plata făcută din bani personali se justifică prin documente externe (factură, extras bancar) și un document intern – de regulă, un decont de cheltuieli⁴.

În momentul în care folosești bani personali pentru o cheltuială a firmei, tranzacția trebuie documentată astfel încât să fie clar că ai plătit în numele companiei. Pentru asta, ai câteva condiții esențiale de respectat:

• Factura trebuie să fie emisă pe firmă, cu toate elementele prevăzute de legislație⁵;
• Cheltuiala să fie făcută strict în interesul desfășurării activității companiei;
• Plata trebuie să poată fi dovedită, de regulă printr-un extras bancar sau un document de plată (cum ar fi un bon fiscal sau o chitanță);
• Este necesar să completezi un decont de cheltuieli⁶, astfel încât firma să poată înregistra suma plătită de tine și să o recunoască oficial ca datorie față de persoana care a efectuat plata⁷;
• Contabilitatea trebuie să reflecte corect operațiunea, astfel încât traseul banilor să fie transparent și justificat.

Dacă aceste condiții sunt bifate, iar cheltuiala servește interesului firmei, ea rămâne deductibilă fiscal și ar putea fi recuperată.

Cum se înregistrează corect plata facturii pe firmă din cont personal

Atunci când o factură emisă pe firmă este achitată din banii tăi, primul pas este completarea decontului de cheltuieli. Acest document stă la baza recuperării sumei și le permite contabililor să înregistreze corect operațiunea. Decontul trebuie să conțină: datele persoanei care a efectuat plata, factura aferentă, dovada plății și suma exactă solicitată spre decontare.

După ce decontul este aprobat intern, contabilitatea preia operațiunea și o înregistrează astfel încât să reflecte clar că plata a fost făcută în numele firmei. În acest context, firma recunoaște o datorie temporară către persoana care a achitat factura, iar cheltuiala este înregistrată la nivelul societății.

Ce documente sunt necesare?

Pentru ca plata din cont personal să fie recunoscută fiscal și contabil, ai nevoie de trei tipuri de documente:

1. Factura emisă pe firmă, ce trebuie să includă toate toate elementele obligatorii prevăzute de Codul Fiscal⁵:

• datele furnizorului și ale cumpărătorului – adică firma ta,
• numărul și data facturii,
• descrierea serviciilor sau bunurilor,
• valoarea totală,
• TVA (dacă este cazul).

2. Dovada plății din contul personal – însemnând orice document oficial care confirmă tranzacția, de exemplu: extras bancar, chitanță sau bon fiscal⁴

3. Decontul de cheltuieli completat de persoana care a efectuat plata și aprobat de administratorul companiei. Acesta devine baza înregistrării contabile și a rambursării sumei⁶.

Situații speciale: PFA

În cazul PFA-urilor, lucrurile sunt ceva mai simple decât la o firmă, pentru că patrimoniul personal și cel profesional nu sunt complet separate⁸. Totuși, atunci când faci o plată profesională cu un card care nu este emis pe numele PFA-ului — de exemplu, cardul tău personal — este important să o tratezi corect în contabilitate.

Primul pas este întocmirea unui decont de cheltuieli. Acesta trebuie să descrie clar ce ai plătit, când, în ce valoare și pentru ce activitate profesională. Este, practic, documentul intern care explică tranzacția și care stă la baza înregistrării ei contabile⁹.

La decont atașezi documentele care dovedesc plata: bonul fiscal, recipisa POS sau orice altă confirmare oficială a tranzacției. Cu aceste documente la dosar, poți trece la ultimul pas: înregistrarea cheltuielii în Registrul de încasări și plăți, în secțiunea de plăți în numerar. Aici notezi data, furnizorul, suma și natura cheltuielii.

Ce NU este permis

Deși plata facturilor pe firmă din cont personal este permisă dacă este documentată corect, există câteva situații care pot crea probleme fiscale:

• Cheltuieli personale ale administratorului achitate din contul firmei - Acestea pot fi considerate beneficii pentru administrator și pot genera taxe suplimentare¹⁰;
• Facturi pe persoană fizică înregistrate ca și cheltuieli ale firmei care nu sunt deductibile și pot fi considerate avantaje în natură oferite angajatului și impozitate ca atare¹¹;
• Lipsa documentelor justificative – dacă nu ai factura sau fără dovada plății, operațiunea poate fi considerată nefondată⁴.

Cum corectezi o plată făcută accidental din contul personal

Este o situație frecventă și se corectează foarte simplu:

• Trimiți factura emisă pe firmă către contabilitate.
• Trimiți dovada plății.
• Completezi un decont de cheltuieli.
• Contabilitatea înregistrează operațiunea.
• Firma îți rambursează suma.

Atâta timp cât documentele sunt în regulă, riscul fiscal poate fi practic zero.

Cum previi astfel de situații în viitor

Cea mai eficientă soluție este folosirea unui cont business dedicat, cu acces și carduri separate pentru membrii echipei.

Un cont precum Wise Business cu access multi-utilizator îți aduce câteva avantaje clare, mai ales dacă gestionezi bani în mai multe valute și tu sau angajații tăi fac deplasări în străinătate:

• poți emite carduri fizice sau virtuale pentru angajați;
• separi ușor cheltuielile pe centre de cost;
• ai vizibilitate instantă asupra tuturor tranzacțiilor;
• obții cel mai bun curs valutar pentru că Wise folosește rata reală de schimb.

Deschide un cont Wise

Plata unei facturi pe firmă dintr-un cont personal este permisă și recunoscută fiscal, cu condiția să existe documente justificative și înregistrarea corecta în contabilitate a operațiunilor. Este o situație obișnuită în activitatea unei companii, iar legislația oferă mecanisme clare pentru corectarea ei.

Chiar dacă informațiile prezentate te pot ghida în situațiile obișnuite, fiecare firmă poate avea particularitățile ei. Pentru a fi sigur că totul este în regulă în cazul tău, cel mai bine este să confirmi procedura cu echipa contabilă sau juridică a companiei. Astfel, te asiguri că plățile făcute din greșeală sau din urgență sunt tratate corect și fără riscuri inutile.

Surse:

[1] Codul Civil - Art. 214 Separarea Patrimoniilor

[2] Codul fiscal - Art 25

[3] Facturi emise pe firma si platite din contul personal al unei terte persoane - portalcodulfiscal.ro

[4] Legea contabilității nr. 82 din 24 decembrie 1991 - Art. 6

[5]Codul fiscal - Art, 319 Facturarea

[6] Norme specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile

[7] Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015

[8] Ordonanţă de urgenţă 44/2008 - regimul juridic al PFA

[9] Plati efectuate de PFA cu cardul de persoana fizica - portalpfa.ro

[10] Codul Fiscal - Art. 25 Cheltuieli

[11]Codul Fiscal - Art. 76 Venituri din salarii - Norme metodologice