Cum obții factură pe firmă de la Booking – Ghid complet pentru companiile din România

Dacă angajații tăi călătoresc în interes de serviciu și rezervă spații de cazare prin Booking, ai nevoie de factură fiscală pe firmă. Deși platforma este globală, procesul de emitere a facturilor poate fi uneori neclar, deoarece fiecare unitate de cazare aplică propriile reguli fiscale.

Pentru companiile din România, factura fiscală este însă esențială pentru deducerea corectă a cheltuielilor, iar Booking pune la dispoziție mecanisme prin care aceasta poate fi obținută rapid și corect.

Mai jos găsești toate informațiile utile pentru a solicita și primi facturile fiscale pentru rezervările tale, indiferent dacă platforma Booking este folosită de tine sau de angajații companiei.

Cum funcționează Wise?

Rezervările de serviciu și călătoriile angajaților pe platforma Booking. Factura pe firmă de la Booking

Booking funcționează la fel pentru persoane fizice și persoane juridice: folosești un cont personal, faci rezervarea, achiți serviciul, iar factura este emisă întotdeauna de unitatea de cazare, nu de Booking. Nu există un cont special pentru companii și nici un flux separat dedicat persoanelor juridice.

Indiferent dacă plătești în avans prin Booking sau achiți direct la proprietate, doar unitatea de cazare poate emite factura fiscală pentru sejurul tău. De aceea, este important ca persoana responsabilă din cadrul firmei — manager, contabil, HR sau angajatul aflat în deplasare — să știe cum și când trebuie solicitată factura, astfel încât documentul final să fie complet și valid din punct de vedere fiscal[1].

Booking acceptă diverse metode de plată (card, PayPal, Apple Pay, Google Pay, Revolut Pay sau metode locale), însă modul de plată nu schimbă faptul că factura fiscală trebuie cerută direct proprietății. Pentru a evita întârzierile, este recomandat să soliciți factura înainte de check-out sau imediat după finalizarea sejurului.

Wise de Afaceri România: Caracteristici-cheie

• Transferuri de bani către clienți și furnizori folosind rata reală de schimb valutar
• Cont multivalutar online pentru a plăti facturi, cumpăra produse și gestiona salarizarea în peste 70 de țări, și în peste 40 de valute diferite
• 9+ detalii de cont locale pentru a încasa bani din SUA, Europa, UK, Australia, Singapore, Turcia, Australia și Noua Zeelanda
• Taxe mici, transparente, fără cheltuieli de administrare și sold minim în cont
• Card de debit gratuit, carduri pentru angajați
• Control și gestiunea permisiunilor pe contul de afaceri
• Transferuri gratuite către alți clienți Wise Business
• Plata facturilor din străinătate
• Conectarea contului cu Xero, Quickbooks și alte instrumente de contabilitate
• Acces API pentru automatizarea plăților, fluxurilor de lucru și a altor procese de colectare de bani

Ca să eviți taxele și comisioanele bancare, dar și pierderea de timp inevitabilă atunci când gestionezi bani din mai multe conturi – unul pentru fiecare valută, poți analiza contul internațional Wise de Afaceri.

Testează demo

Cerințele privind facturile fiscale pe Booking pentru persoane juridice

Atunci când compania ta face rezervări prin Booking, factura fiscală primită de la unitatea de cazare trebuie să respecte aceleași cerințe legale ca orice alt document contabil. Pentru ca această cheltuială să fie deductibilă și înregistrată corect în contabilitate, factura trebuie emisă conform legislației fiscale din România și să includă toate elementele obligatorii. Acest aspect este esențial mai ales în cazul rezervărilor făcute prin Booking, unde furnizorii sunt hoteluri, pensiuni sau proprietari individuali din diverse țări, fiecare cu propriile reguli de facturare.

Legislație Fiscală Românească: Ce trebuie să conțină o factură fiscală pentru a fi deductibilă?

Pentru ca o factură să fie considerată validă din punct de vedere fiscal și să poată fi înregistrată în contabilitatea firmei, aceasta trebuie să respecte cerințele minime prevăzute de Codul Fiscal.

Indiferent că rezervarea este făcută prin Booking, factura fiscală este emisă întotdeauna de unitatea de cazare, deoarece Booking este doar o platformă de intermediere și nu furnizează serviciul de cazare.

Conform legislației, o factură fiscală valabilă trebuie să includă următoarele elemente:

• numărul și data facturii;
• data prestării serviciilor (ex.: perioada de cazare);
• datele furnizorului (unitatea de cazare): denumire completă, adresă, cod de înregistrare fiscală (CUI / TVA ID);
• datele beneficiarului (firma ta): denumire, adresă, CUI / TVA ID;
• descrierea serviciilor (ex.: „servicii cazare – 2 nopți”);
• cantitatea și prețul unitar;
• valoarea totală;
• cota de TVA și valoarea TVA, dacă furnizorul aplică TVA în țara sa;
• mențiuni speciale, dacă sunt aplicabile (ex.: „TVA la încasare”, „taxare inversă”, „regimul marjei – agenții de turism”).

Aceste elemente sunt obligatorii pentru toate facturile fiscale. Pentru a fi acceptată în contabilitate, factura trebuie să fie emisă de furnizorul real al serviciului — adică hotelul, pensiunea sau apartamentul în care ai stat. Booking facilitează rezervarea și, în unele cazuri, procesarea plății, dar nu emite facturi fiscale pentru serviciile de cazare.

Ghid pas cu pas pentru obținerea unei facturi fiscale pentru persoana juridică pentru rezervările făcute prin Booking

Deși rezervările pot fi făcute în interes de serviciu, Booking rămâne o platformă de intermediere, iar factura fiscală este emisă întotdeauna de unitatea de cazare.

Pentru ca factura să fie validă contabil și să respecte cerințele Codului Fiscal, trebuie să te asiguri că datele firmei sunt corect transmise către hotel și că factura este solicitată la timp.

Iată procesul corect, pas cu pas:

1. Autentifică-te în contul tău Booking (sau creează unul). Booking nu are cont distinct de business, așa că orice rezervare se face dintr-un cont obișnuit.

2. Fă rezervarea și bifează călătoria în interes de serviciu. La pasul „Travel purpose”, selectează Business, iar în momentul rezervării, Booking îți va cere automat:

a. numele companiei

b. codul de identificare fiscală (CUI / TVA ID)

3. Completează și secțiunea „Special requests”, pentru siguranță, adaugă un mesaj scurt de genul: „Vă rog să emiteți factură fiscală pe persoana juridică: [nume firmă, CUI, adresă].” Aceasta este cea mai eficientă modalitate de a anunța din timp unitatea de cazare.

4. Verifică politica de plată a unității de cazare - Pe Booking, plata se poate face, în principiu, în două moduri: plata la proprietate (cash / card) și plata prin Booking (cu cardul). Ține însă cont de faptul că nu toți proprietarii pun la dispoziție ambele opțiuni.

5. Solicită factura direct la check-in sau check-out, majoritatea unităților o emit pe loc sau o trimit pe e-mail în 24–48h.

Cardul Wise de Afaceri

Atât în România, cât și la nivel internațional, Wise oferă oportunitatea emiterii cardurilor business. Cardul de debit Wise îl poți folosi pentru a cheltui online, în magazine sau pentru a achita cumpărături în scop de business, oriunde în lume.

Dacă te afli în punctul în care ai de făcut plăți cu cardul într-o monedă pe care nu o deții, Wise va converti în mod automat banii tăi în valută respectivă.

Suplimentar obținerii unui card personal pentru contul de afaceri, poți cere emiterea mai multor carduri de debit pentru cheltuielile tuturor angajaților tăi.

Toate conturile acestora vor fi legate la contul tău Wise și vei putea controla și observa îndeaproape cheltuielile acestora.

Consultă în avans lista țărilor și regiunilor în care este disponibil momentan cardul Wise de Afaceri.

Deschide un cont Wise

Cum se face o rezervare pe Booking pentru angajați

Dacă rezervarea este realizată de un membru al echipei – HR, contabilitate sau administrator – Booking permite să faci rezervarea în numele angajatului care va călători. Tot ce trebuie să faci este să selectezi opțiunea „This booking is for someone else” și să completezi numele angajatului, apoi să bifezi „Travel purpose: Business”.

În „Billing details” introduci datele firmei, iar în „Special requests” menționezi că ai nevoie de factură fiscală pe companie. După confirmare, trimite detaliile rezervării angajatului și asigură-te că știe să solicite factura la check-in sau check-out.

Factura pe firmă cu TVA ca gazdă pe Booking (pentru proprietarii de pensiuni/apartamente)

Dacă ai o pensiune, un apartament în regim hotelier sau orice alt tip de unitate listată pe Booking, este important să știi că tu ești responsabil pentru emiterea facturilor către oaspeți. Booking doar intermediază rezervarea și, uneori, plata, însă documentele fiscale trebuie să vină întotdeauna din partea ta.

Indiferent dacă oaspetele plătește direct la tine sau prin „Payments by Booking”, factura se emite pentru valoarea totală a rezervării, chiar dacă Booking îți virează suma minus comisionul lor. Iar dacă plata vine prin card virtual de la Booking, nu te speria de faptul că apare numele „Booking.com (Agent)” pe extras — este normal. Tu vei emite factura pe numele oaspetelui sau pe firma acestuia, exact cum ți-a solicitat.

Dacă nu ești înregistrat în scopuri de TVA, verifică legislația locală: este posibil să fii obligat să emiți doar o factură nefiscală sau o chitanță. Chiar și așa, trebuie să respecți regulile privind momentul încasării și modul de declarare a taxelor.

În practică, majoritatea proprietarilor oferă factura la check-out, fie tipărită, fie trimisă pe e-mail. Dacă plata se face prin transfer bancar după plecarea oaspetelui, nu este nicio problemă — emiți și trimiți factura imediat ce ai dovada plății.

Obținerea unei facturi fiscale pe firmă pentru rezervările de pe Booking nu este complicată, însă necesită puțină atenție la detalii și comunicare clară cu unitatea de cazare. Atâta timp cât transmiți corect datele companiei și soliciți factura la momentul potrivit, documentul emis va respecta cerințele fiscale și va putea fi folosit fără probleme în contabilitate.

Indiferent că gestionezi călătoriile angajaților sau administrezi chiar tu o unitate de cazare pe Booking, respectarea procedurilor corecte ajută la evitarea neclarităților și la o administrare eficientă a cheltuielilor. În final, un proces simplu și transparent asigură atât conformitatea fiscală, cât și o experiență mai ușoară pentru toate părțile implicate.

Contului Wise îi poți atașa carduri cu care poți face plăți sau retrage numerar în numeroase țări. Dacă nu ai moneda în care trebuie să faci plata, conversia se face automat la un curs avantajos pentru tine.

O altă soluție pentru funcționarea eficientă a afacerii administrarea eficientă a cheltuielilor poate fi Wise, care-ți poate genera economii substanțiale la plățile și conversiile valutare.

Deschide un cont Wise acum

Surse:

[1] Centrul de asistență Booking - Cum pot să primesc o factură

[2] Centrul de asistență Booking - Ce metode de plată sunt acceptate?

[3] Codul Fiscal - Articolul 319 Facturarea

[4] Simulare rezervare booking din cont

[5] Centrul de asistență Booking - Furnizarea de facturi pentru oaspeți