Cum obții factură pe firmă pentru Uber – ghid complet pentru companii

Dacă angajații tăi folosesc Uber pentru deplasări în interes de serviciu e esențial să știi cum poți obține facturi fiscale pe firmă.

Află din acest articol cum poți înregistra corect aceste cheltuieli astfel încât să fie deductibile conform legislației din România.

Procesul este destul de simplu pentru că Uber for Business, soluția creată special pentru companii, permite gestionarea centralizată a curselor angajaților, controlul cheltuielilor și descărcarea rapidă a facturilor fiscale.

O altă soluție pentru funcționarea eficientă a afacerii este Wise, care-ți poate genera economii substanțiale la plățile și conversiile valutare.

Cum funcționează Wise?

Gestionarea rezervărilor de serviciu pe aplicația Uber

Uber for Business este o platformă diferită de aplicația standard Uber și este gândită special pentru companii. Ea îți permite să creezi un cont de firmă, să adaugi angajați și să gestionezi toate cursele efectuate în scop de serviciu dintr-un panou unic de control. Iată care sunt principalele funcții:

• Poți adăuga cardul firmei și achita fiecare călătorie separat sau poți activa facturarea cumulată postpaid;
• Poți comanda curse pentru angajații tăi chiar și atunci când ei se deplasează în străinătate, aplicația Uber for Business fiind disponibilă în peste 10.000 de orașe;
• Poți seta limite de buget și reguli interne pentru utilizatori – cine poate folosi contul Uber Business, când și în ce condiții;
• Poți centraliza toate cursele efectuate de angajați într-un singur cont dedicat;
• Poți vizualiza foarte clar cheltuielile: ai acces la rapoarte detaliate privind utilizarea contului.

Cum funcţionează contul Uber for Business

Pentru a folosi Uber în scop de serviciu și a obține facturi pe firmă, primul pas este crearea unui cont dedicat în platforma Uber for Business. Înregistrarea se face simplu, direct din browser.

Tot ce ai nevoie este o adresă de e-mail de companie, un card de firmă valid și conexiune la internet. După completarea datelor juridice și a informațiilor de plată, contul intră într-un proces de verificare care durează, de obicei, între 24 și 48 de ore.

În unele cazuri, Uber poate solicita documente suplimentare – cum ar fi certificatul de înregistrare fiscală (CUI), actul de identitate al administratorului sau o dovadă că persoana care configurează contul este autorizată să o facă în numele companiei. Acest pas asigură securitatea contului și conformitatea cu reglementările locale.

După aprobarea contului, vei primi acces la panoul de administrare Uber for Business, care îți permite să gestionezi plățile, utilizatorii și funcționarea contului pentru întreaga companie. Poți monitoriza activitatea, seta reguli interne de utilizare și administra grupurile sau departamentele care folosesc serviciul.

În platforma Uber for Business poți adăuga mai multe tipuri de utilizatori:

• Administratorul – are control complet asupra contului, poate adăuga sau elimina utilizatori, seta politici interne, gestiona plățile și verifica istoricul facturilor;
• Coordonatorul – poate solicita și monitoriza curse pentru alți colegi, crea vouchere și urmări utilizarea acestora, fiind util pentru departamentele de HR sau asistență;
• Supervizorul – primește automat rapoarte săptămânale prin e-mail, poate analiza și aproba cursele efectuate, având acces doar la informațiile necesare pentru verificare;
• Managerul de sustenabilitate – are acces exclusiv la panoul de sustenabilitate Uber for Business, unde poate analiza impactul de mediu al curselor efectuate de companie;
• Angajații care pot comanda curse în interes de serviciu direct din aplicația lor Uber, folosind contul companiei și metoda de plată setată.

Wise de Afaceri România: Caracteristici-cheie

• Transferuri de bani către clienți și furnizori folosind rata reală de schimb valutar
• Cont multivalutar online pentru a plăti facturi, cumpăra produse și gestiona salarizarea în peste 70 de țări, și în peste 40 de valute diferite
• 9+ detalii de cont locale pentru a încasa bani din SUA, Europa, UK, Australia, Singapore, Turcia, Australia și Noua Zeelanda
• Taxe mici, transparente, fără cheltuieli de administrare și sold minim în cont
• Card de debit gratuit, carduri pentru angajați
• Control și gestiunea permisiunilor pe contul de afaceri
• Transferuri gratuite către alți clienți Wise Business
• Plata facturilor din străinătate
• Conectarea contului cu Xero, Quickbooks și alte instrumente de contabilitate
• Acces API pentru automatizarea plăților, fluxurilor de lucru și a altor procese de colectare de bani

Ca să eviți taxele și comisioanele bancare, dar și pierderea de timp inevitabilă atunci când gestionezi bani din mai multe conturi – unul pentru fiecare valută, poți analiza contul internațional Wise de Afaceri.

Testează demo

Cerințele privind facturile Uber

Pentru a fi valabilă din punct de vedere fiscal și pentru a putea fi înregistrată în contabilitatea firmei, o factură emisă de Uber trebuie să respecte prevederile legislației românești privind facturarea electronică și să includă toate elementele obligatorii prevăzute de Codul Fiscal.

Legislație fiscală românească: ce trebuie să conțină o factură pentru a fi deductibilă?

Pentru a putea fi acceptată fiscal în contabilitatea firmei, o factură emisă de Uber trebuie să respecte cerințele din Codul Fiscal și să includă:

• numărul și data facturii;
• denumirea completă, adresa și CUI-ul furnizorului (Uber B.V. sau alt operator înregistrat fiscal);
• denumirea, adresa și codul fiscal al firmei beneficiare;
• descrierea serviciului (de exemplu, „servicii de transport persoane – cursă Uber”);
• valoarea totală, moneda, cota de TVA și suma aferentă;
• mențiunea privind regimul de TVA aplicabil („TVA la încasare” sau „taxare inversă”, după caz).

Factura electronică emisă de Uber are valoare fiscală și poate fi introdusă direct în contabilitate ca document justificativ pentru cheltuieli de transport.

Ghid pas cu pas pentru facturare Uber Business

Iată pașii principali pentru a obține facturi fiscale corecte prin Uber for Business:

1. Creează contul companiei – Accesează business.uber.com și completează formularul de înregistrare cu datele firmei. După verificarea contului, vei putea adăuga utilizatori și configura metodele de plată.

2. Alege metoda de plată potrivită – Poți opta pentru plata cu cardul de firmă, unde fiecare cursă este achitată automat, sau pentru facturarea lunară consolidată, opțiune simplifică semnificativ procesul de decontare.

3. Invită angajații în cont – Din panoul de control, trimite invitații colegilor care vor utiliza Uber în interes de serviciu. Fiecare utilizator primește acces printr-un link personalizat și poate fi încadrat într-un grup (ex. Vânzări, Logistică, HR), în funcție de rolul sau politica internă a companiei.

4. Setează regulile interne – Administratorul contului poate stabili limite de buget, intervale orare permise, tipuri de servicii disponibile sau politici specifice fiecărui grup de angajați. Aceste setări oferă control și transparență asupra modului în care sunt utilizate cursele de serviciu.

5. Primești și descarci facturile automat – Uber trimite facturile direct pe adresa de e-mail setată în cont, iar acestea pot fi descărcate oricând din panoul de control. Pentru curse individuale, mergi la fila „Activitate”, selectează cursa dorită și alege „Descarcă factura PDF”. Pentru toate cursele dintr-o lună, accesează secțiunea „Facturare” → „Extrase și facturi” și selectează luna dorită pentru a descărca toate documentele într-un singur fișier ZIP.

Cardul Wise de Afaceri

Atât în România, cât și la nivel internațional, Wise oferă oportunitatea emiterii cardurilor business. Cardul de debit Wise îl poți folosi pentru a cheltui online, în magazine sau pentru a achita cumpărături în scop de business, oriunde în lume.

Dacă te afli în punctul în care ai de făcut plăți cu cardul într-o monedă pe care nu o deții, Wise va converti în mod automat banii tăi în valută respectivă.

Suplimentar obținerii unui card personal pentru contul de afaceri, poți cere emiterea mai multor carduri de debit pentru cheltuielile tuturor angajaților tăi.

Toate conturile acestora vor fi legate la contul tău Wise și vei putea controla și observa îndeaproape cheltuielile acestora.

Consultă în avans lista țărilor și regiunilor în care este disponibil momentan cardul Wise de Afaceri.

Deschide un cont Wise

Cum se face o rezervare Uber pentru angajați

Dacă ești administrator sau manager, poți gestiona cu ușurință cursele angajaților direct din contul web Uber Central, parte a platformei Uber for Business. Nu mai este nevoie ca fiecare angajat să comande individual o cursă și să trimită ulterior bonul pentru decont – totul se administrează centralizat, din panoul de control al companiei.

1. Activarea Uber Central - Pentru a putea rezerva curse în numele angajaților, compania trebuie să aibă un cont activ Uber for Business. Administratorul poate desemna una sau mai multe persoane ca coordonatoare, care pot solicita sau programa curse pentru colegi. După activarea acestui rol, funcția Uber Central devine disponibilă în panoul de control, accesibil la central.uber.com.

2. Solicitarea sau programarea unei curse - Din panoul Uber Central, selectează opțiunea „Cursă nouă”, apoi alege dacă dorești o cursă doar dus sau dus-întors. Completează informațiile despre pasager: numele, numărul de telefon și limba preferată - și introdu adresele de preluare și destinație. Poți adăuga până la două opriri pentru o singură cursă.

În funcție de nevoie, poți comanda o cursă imediată (la cerere), programată (cu până la 30 de zile în avans) sau flexibilă, caz în care pasagerul va primi un SMS prin care își poate selecta singur momentul plecării. Pentru cursele dus-întors, poți stabili date și ore diferite pentru fiecare segment.

3. Monitorizarea și administrarea călătoriilor - Toate cursele rezervate apar în panoul de control, în secțiunile „Cursele de astăzi”, „Curse viitoare” sau „Activitate anterioară”.

4. Coordonatorii pot modifica, reprograma sau anula curse direct din interfață. În cazul anulării unei curse după ce șoferul a fost deja alocat, se poate aplica o taxă de anulare.

5. Raportare și facturare automată - Toate cursele efectuate prin Uber Central sunt integrate automat în sistemul de facturare al contului Uber for Business. Poți descărca rapoarte detaliate în format PDF sau CSV, filtrate pe angajați, departamente sau perioade, pentru o evidență contabilă completă.

---

Uber for Business este soluția optimă pentru companiile care vor să simplifice gestionarea deplasărilor angajaților. Platforma centralizează toate cursele într-un singur cont, oferă transparență totală asupra cheltuielilor, emite automat facturi conforme cu legislația fiscală din România și permite setarea de reguli interne, limite de buget și opțiuni personalizate.

---

Contului Wise îi poți atașa carduri cu care poți face plăți sau retrage numerar în numeroase țări. Dacă nu ai moneda în care trebuie să faci plata, conversia se face automat la un curs avantajos pentru tine.

Deschide un cont Wise acum

---

Surse:

[1] Gestionarea metodelor de plată pentru contul Business

[2] Facturarea lunară

[3] Uber Business

[4] Uber Business - Ghid general

[5] Înregistrare Uber for Business

[6] Prezentare generală a procesului de examinare a contului Business

[7] Etapele procesului de examinare a contului Business

[8] Utilizarea panoului de bord

[9] Vizualizarea activității contului

[10] Managementul angajaților

[11] Notificări în panoul de bord

[12] Gestionarea grupurilor

[13] Stabilirea regulilor pentru un program

[14] Gestionarea conturilor în funcție de roluri

[15] Cum se alătură angajații contului

[16] Codul Fiscal - Articolul 319 Facturarea

[17] Descărcarea facturilor

[18] Acces la platforma Central

[19] Organizarea de curse cu Uber Central

[20] Vizualizarea detaliilor unei curse Uber Central