Ce este semnătura electronică și ce variante ai ca persoană juridică

Semnătura electronică a devenit obligatorie în relația firmelor, asociaţiilor și PFA-urilor cu Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), începând cu 1 martie 2022, dar poate fi utilizată și în alte contexte care presupun comunicarea cu alte autorități ale statului, precum și în interiorul propriei companii.

Ai în continuare toate detaliile legate despre modul în care poți obține semnătura electronică, care sunt condițiile pe care trebuie să le îndeplinești, cum o poți folosi și care sunt costurile asociate.

Ce este semnătură electronică?

Semnătura electronică, în sensul larg și așa cum este definită de Legea 455/2001, reprezintă  date în formă electronică, care sunt atașate sau logic asociate cu alte date în formă electronică (documentul care este semnat) și care servesc ca metodă de identificare.

Există însă 3 tipuri de semănături electronice, iar dintre acestea doar semnătura electronică calificată, bazată pe un certificat digital, poate fi folosită pentru semnarea documentelor cu nivel ridicat de risc, inclusiv cele obligatorii în relația cu autoritățile publice, pentru că doar acest tip are valoarea semnăturii olografe (de mână). [3]

În plus, o semnătură electronică calificată bazată pe un certificat calificat eliberat în România este recunoscută drept semnătură electronică calificată în toate celelalte state membre.

Iar acesta este un aspect important dacă ai furnizori sau clienții externi. Dar nu este singurul pe care ar trebui să-l iei în calcul, mai ales dacă asta implică să gestionezi și mai multe valute.

Economisește cu Wise Business

Dacă business-ul tău a trecut granița sau ești un freelancer care are clienți în mai multe țări, atunci știi deja că ai nevoie de un cont pentru fiecare monedă în care încasezi sau faci plății, ceea ce înseamnă costuri suplimentare. Contul multivalutar de Afaceri Wise rezolvă această problemă pentru că îți poți gestiona banii dintr-un singur loc, iar asta înseamnă, pe lângă economie de bani, și economie de timp.

• faci transferuri de bani către clienți și furnizori folosind rata reală de schimb valutar

• plătești facturi, cumperi produse și gestionezi salarizarea în peste 70 de țări

• încasezi gratuit cu detalii de cont locale în zece monede, printre care lei, euro, dolari americani și lire sterline

• ai card de debit gratuit și carduri pentru angajați

• ai transferuri gratuite către alți clienți Wise Business

• acces API pentru automatizarea plăților, fluxurilor de lucru și a altor procese de colectare de bani

Aplică acum pentru un cont Wise de afacere

Poți deschide un cont Wise Business foarte simplu online - nu este nevoie să aștepți la rând într-o agenție sau să programezi întâlniri. Durează doar câteva minute pentru a-ți configura contul. Trebuie doar să introduci câteva detalii despre tine și despre afacerea ta.

Cum poți folosi semnătura electronică?

Semnătura electronică poate fi folosită pentru a semna documentele în relația cu ANAF, Casa Națională de Asigurări de Sănătate (CNAS), Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM), Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC), Monitorul Oficial, Depozitarul Central, Comisia Națională a Valorilor Mobiliare (CNVM), autoritățile contractante din cadrul Sistemului Electronic de Achiziții Publice (SEAP) – pentru semnarea și transmiterea electronică a documentelor solicitate, Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private (CSSP).

De asemenea, o poți utiliza și în cadrul propriei companii pentru a semna contracte de credit, contracte comerciale sau de prestări de servicii, contracte de muncă și acte adiționale la acestea, mandate de reprezentare, contracte de mediere, facturi fiscale  sau documente medicale. 

 De unde obții semnătura electronică?

Pentru a obține o semnătură electronică trebuie să te adresezi unuia dintre cei 6 furnizori acreditați de Autoritatea pentru Digitalizarea României:

• AlfaTrust Certification  

• CERTSIGN

• Serviciul de Telecomunicații Speciale

• CENTRUL DE CALCUL  

• DigiSign  

• Trans Sped

Vestea bună este că poți face acest demers și online, cu identificare într-un apel video, în timpul programului furnizorului pe care ți-l alegi.

Majoritatea furnizorilor oferă atât semnătură electronică cu eToken, cât și semnătură electronică în cloud, o variantă mult mai flexibilă care nu necesită diverse speciale și pe care o poți folosi pe orice dispozitiv cu conexiune la internet, inclusiv telefonul mobil.  

Cum obții o semnătură electronică?

Pașii pe care trebuie să-i urmezi pentru a obține o semnătură digitală pot diferi de la un provider la altul, dar în principiu procedura este aceeași:

• Completezi un formular de solicitare în care selectezi tipul de semnătura electronică pe care îl dorești și perioada de valabilitate, și completezi datele personale;

• Alegi metoda de identificare: video la distanță, la sediul firmelor acreditate sau chiar la un notariat. E necesar să ai pregătit un act de identitate valabil.

• Faci plata (card sau ordin de plată)  

• Primești certificatul digital

Timpul de livrare diferă în funcție de tipul de semnătură ales (e-token sau în cloud), dar și în funcție de provider. Unii dintre ei au parteneriate cu băncile, astfel că poți ridica kitul, în care ai optat pentru semnătură electronică cu e-token, din sucursalele lor.

Perioada de valabilitate a unui certificat digital poate fi de 1, 2 sau 3 ani. După expirarea perioadei de valabilitate selectată, certificatul poate fi reînnoit.

Cât costă semnătura digitală?

Prețurile pentru semnătura electronică variază de la un furnizor la altul și încep de la 30 de euro fără TVA/an și pot ajunge până la 47 euro fără TVA. O variantă mai convenabilă e să cumperi valabilitate pe 3 ani, pentru că prețul per an este astfel mai mic.

Semnătură electronică PFA

Procesul și condițiile de obținere a unei semnături electronice nu diferă în funcție de forma legală sub care îți desfășori activitatea.

Astfel, dacă ai nevoie de semnătură electronică pentru PFA etapele pe care trebuie să le parcurgi sunt aceleași.  

Semnătura electronică este o variantă excelentă de a economisi timp indiferent că vorbim de relația cu autoritățile publice sau cu procesele din compania ta. Pentru a economisi bani la transferurile internaționale și alte operațiuni în valută ale business-ului tău, analizează contul multivalutar Business Wise.

Începe acum

---

Surse folosite în articol, consultate în decembrie 2022:

[1] Obligativitate semnătură electonică ANAF

[2] Legea 455/2001

[3] Tipuri de semnătură electronică

[4] Ce este semnătura electronică

[5] Firme semnătură electronică acreditate

[6] Cum obții o semnătură electronică

[7] Prețuri semnătură electronică