Xero 香港教學:特點、價錢及使用流程

Aubrey Yung
2021年5月24日
5 分鐘閱讀

無論是個人自雇或中小企業,都需要繳稅及管理賬目,使用會計軟件可自動記錄流程,就算沒有會計知識的老闆都可以輕鬆完成會計報表和報稅。本文將會介紹香港較為常用的中小企會計系統 Xero,內容覆蓋使用介紹、價錢、開票流程和如何連結銀行戶口等。

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Xero 介紹

Xero是香港中小企業較受歡迎的會計軟件之一。它設有雲端服務,可讓客戶線上管理帳目,無需安裝也可以使用。除了能讓用家發送發票、接收款項、查看銀行交易和管理聯繫人等基本實用功能外,更允許跟700多個第三方應用程式進行數據對接,還可添加不同延伸功能,如管理發票、薪金、庫存管理等。Xero 以月費形式購買服務,甚至提供30日免費試用,如果不適合使用或不,再需要服務均可即時取消訂閱。

Xero 的基本功能包括:

  • 全面開票和匯報功能,建立網上和PDF報價、訂單
  • 完整財政概覽,可追蹤及繳交賬單,亦可接收款項
  • 自動計算稅務和退稅報告
  • 連接銀行,目前為香港用戶提供與星展銀行、恒生銀行和滙豐銀行直接聯繫
  • 連接逾 1,000 個第三方應用程式
  • 內置人力資源功能,如計算工資、開發電子糧單和管理員工資料等
  • 記錄每日銀行交易,更新現金狀況,快速對帳
  • 支援多種貨幣戶口管理賬目:更方便處理常規費用付款,如租金、電費或供應成本等
  • 檔案分類,方便在團隊內實時共享合約、帳單等重要文件

Xero 價錢

Xero 有三個等級購買服務,基本功能都一樣,只是較昂貴的版本會有額外升級服務。最便宜為入門版本,適用於單一貿易商、剛開始的業務和自僱人士。最受歡迎的是標準版本,最適用於持續增長的中小型企業。最專業的是進階版本,對任何形式大小的發展業務都適合使用。基本功能包括連接銀行、倉庫管理、匯報功能、接收款項、購買訂單、檔案分類、通訊歷史、自動計算稅務。三個服務版本都包含所有基本功能,客戶可根據自己業務的狀況而購買升級版本。另外,不論任何版本都可以額外加購服務管理開支和追蹤專案計劃。

StarterStandardPremium
月費²US$20US$40US$40
功能
  • 報價和20張發票
  • 5個賬單限額
  • 使用Hubdoc記錄帳單和收據
  • 報價及發票無限額
  • 賬單無限額
  • 使用Hubdoc記錄帳單和收據
  • 報價及發票無限額
  • 賬單無限額
  • 使用Hubdoc記錄帳單和收據
  • 支援多種貨幣

Xero 好用嗎?

Xero HK 能與部份本地銀行連接,如星展銀行恒生銀行滙豐銀行,非常適合香港中小企業使用。基本功能在三個版本中都一樣,較便宜的入門版本,在報價及發票和賬單都有限額規定,適合剛開始業務和自僱人士,用最便宜的價錢享受大部份Xero的服務。標準版本是最受歡迎,報價發票和賬單沒有限額,非常適合增長中的中小企業。進階版本是專為任何大小形式的業務使用,最主要的額外功能是支援多種貨幣,非常適合涉及國際交易或已發展的企業。

Xero 連結銀行戶口

Xero HK 能與星展銀行、恒生銀行和匯豐銀行連接,自動在多個已連接銀行賬戶收取有關數據。連結銀行後能載入最多12個月歷史數據,而所有數據都經加密處理,用戶可安心使用。除此以外,Xero會每日自動定時更新戶口資料,你能隨時看到即時更新的財務鴻圖。

  1. 到「Accounting」的「Bank Accounts」,選擇「Add Bank Account」
  2. 輸入銀行名稱,如果使用星展銀行、恒生銀行和滙豐銀行,Xero 會自動連接三個銀行戶口下載數據。
  3. 如果銀行並沒有與 Xero 有數據對接,你仍可以選擇「Add it anyway」,但要留意你需要自行匯入銀行結單(OFX、QIF或CSV格式)。
  4. 選擇銀行後,頁面會跳轉到銀行,登入網上銀行並選擇想要連接到Xero的帳戶。
  5. 確認選擇了正確的銀行賬戶,如有需要可以加入其他銀行帳戶
  6. 選擇交易紀錄的開始日期,最多可以導入12個月的交易
  7. 完成

Xero 開票流程

Xero 擁有強大的管理發票功能,可以連接流動設備,隨時隨地發送發票或管理帳目。你可以設立個人化網上發票,讓顧客更容易快捷地付款,並加入業務標籤和附件,確保發票包含所有顧客所需資訊。此外Xero能夠即時自動接收收款,並能設定自動提示功能。如果你有定期發票,亦可以加入發票範本,簡單查核或由Xero自動幫你發出,大大減低人手操作問題和操作時間。

Step 1:加入新發票

在主頁的發票區域按「Add New Invoice」

Step 2:輸入資料

輸入發送對象,如是重複顧客,可在拖延區選擇。然後輸入日期時間,系統會自動默認當天時間。再輸入限期,可直接輸入「+7」天或「+14」天等試行。在輸入顧客需要繳費的項目,如你有固定的產品項目可預先設定,並在拖延區選擇項目。

Step 3:儲存發票

按下「Save」就能將發票成為草稿,或按下「Approve」成為正式發票。在發出發票時可按下「Print Pdf」預覽發票。

Step 4:附加資料

你可以在發票中加入不同資料。按「Swich To New Invoicing」,就能將標準版的發票轉換成新的發票模式。各種顧客的資料都不變,卻可附加不同資料。如按右下方的「Attach Files」,選擇有關的檔案加入發票。此外能夠選擇不同貨幣,並標籤為包含稅項等資料來展示價錢。也可以到「Change Invoice Field」來轉換發票類別。可是此功能只會適用於進階版本。

Step 5:寄出發票

當完成發票草稿後,可選擇「Send」電郵顧客或「Get link」複製網址給顧客。當完成後,你能重複使用發票,而且能夠選取「Sent」來分類發票。

對於供應商、自僱人士和經常使用網上買賣的用戶,進行國際交易時都會遇到跨境匯款的問題。Wise 能提供快捷方便且透明度高的跨境匯款方法,使用合理的市場匯率及手續費讓你匯出超過70種貨幣,現時已經有至少 1000 萬客戶使用。

會計電腦化逐漸普及,使用適當的會計軟件絕對能夠幫助中小企業節省寶貴的時間和大大減低人手操作的錯誤。本文介紹的Xero是較受香港中小企業歡迎的財務會計軟件,不同版本都有基本實用的功能,但進階版本的限制會較少。各位中小企業老闆可按自己的需要揀選適合自己的版本。就算未能確認那個版本適合自己,都可試用免費版。而且 Xero 是按月收費,當停止業務或轉用其他會計軟件時,都可以隨時取消訂閱。

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參考資料:

1 Xero:Features

2 Xero:Plans

3 Xero:Connect Your Bank

4 Xero: Connect your bank to Xero

5 Xero:Invoicing Software

校對日期:2021年5月24日


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