Fattura proforma: Cos'è e come si compila

La fattura proforma usata dai professionisti — detta anche notula, avviso di parcella o pre-fattura — è un documento usato per richiedere il pagamento ai clienti, che non ha valore fiscale e anticipa semplicemente la fattura definitiva. Si differenzia dalle fatture proforma usate nell’import/export e dalla fattura proforma obbligatoria per le spedizioni non commerciali extra UE. In questo articolo vedremo tutto sulle fatture proforma, indicando anche come evitare il tasso di cambio maggiorato sulle transazioni estere con un conto multivaluta Wise.

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A cosa serve una fattura proforma?

Una fattura proforma può avere diverse finalità.

La classica fattura proforma usata per richiedere il pagamento di prestazioni professionali consente di non assumere obblighi fiscali prima dell’incasso. Mette a conoscenza il cliente dei dati che saranno inseriti in fattura permettendogli di verificarne l’esattezza; e consente di apportare correzioni senza inficiare documenti fiscali già emessi, evitando storni e note di credito. Una volta ricevuto il pagamento per la fattura proforma, comunque, è necessario provvedere subito all’emissione della fattura fiscale.

La “fattura proforma export”, invece, non è finalizzata a richiedere un pagamento; serve piuttosto a formalizzare le condizioni dell’offerta di vendita (incluso il costo delle merci). Inoltre può essere utilizzata per calcolare i dazi di importazione, per ottenere una licenza di esportazione, e per richiedere un finanziamento o l’emissione di una lettera di credito.

Infine la fattura proforma in inglese da allegare alle spedizioni extra UE non commerciali — ad esempio per l’invio di campioni, prodotti omaggio o beni ad uso personale — è finalizzata a fornire alle autorità doganali le dovute informazioni sulla merce trasportata (descrizione, valore, destinatario, scopo di spedizione).

Chi può emettere una fattura proforma?

In passato, la fattura proforma veniva ampiamente utilizzata come strumento per richiedere i pagamenti posticipando l’emissione della fattura fiscale e gli obblighi connessi, tra cui i versamenti IVA, alla data dell’effettivo incasso.

Dal 2012, con l’entrata in vigore del regime di IVA per cassa, molte aziende sono abilitate a posticipare il pagamento dell’IVA alla data dell’effettivo pagamento della fattura, fino a un anno dalla vendita o prestazione del servizio. Pertanto lo strumento della fattura proforma viene utilizzato molto meno per richiedere i pagamenti.

Ad oggi utilizzano la fattura proforma principalmente le aziende di import/export per i motivi che abbiamo visto sopra, e i prestatori di servizi obbligati a emettere la fattura solo al momento della ricezione del corrispettivo (avvocati, commercialisti, consulenti ecc.).

L’emissione della fattura proforma è invece preclusa alle aziende obbligate all’emissione della fattura contestualmente alla conclusione della vendita (es. ecommerce).

Come si fa una fattura proforma?

A differenza della fattura fiscale, la fattura proforma non richiede una particolare forma per la sua compilazione. È normalmente redatta sulla falsariga della fattura vera e propria. Tuttavia non dev’essere confondibile con quest’ultima. Pertanto, ecco i suoi requisiti:

1. Deve riportare la dicitura “Fattura proforma” in modo ben visibile in alto.

2. Deve utilizzare una numerazione progressiva diversa rispetto a quella delle fatture fiscali.

3. Infine, deve riportare in calce la seguente dicitura: “Il presente documento non costituisce fattura ai sensi dell’art. 21 del D.P.R. 633/72 e successive modifiche e non genera esigibilità di imposta per il prestatore. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, D.P.R. 633/72)”.

Dove trovare un facsimile per compilare la fattura proforma?

Se utilizzi un software di fatturazione, potresti trovare tra le opzioni disponibili quella per creare una fattura proforma elettronica. Questa è sicuramente la soluzione più comoda, perché ti permette di gestire da un unico posto proforma e fatture aziendali.

Altrimenti, puoi scaricare un “modello fattura proforma pdf” tra quelli disponibili in internet. Se ti serve una fattura proforma per le spedizioni non commerciali, questa soluzione andrà benissimo. Negli altri casi invece la soluzione migliore è creare un facsimile basandoti su una tua fattura; dovrai semplicemente adattarla in base ai requisiti specifici del pro-forma sopra elencati; in questo modo potrai tenere conto più agevolmente delle particolarità del tuo regime fiscale (es. nella “fattura proforma regime forfettario” non va riportata l’IVA).

Collegato al tema della fatturazione c’è quello della gestione finanziaria.

Liberi professionisti e imprenditori sono tenuti a gestire le proprie finanze con un conto separato rispetto a quello personale. E per chi ha clienti o fornitori all’estero, i costi legati all’invio e alla ricezione di denaro in altre valute possono essere ingenti e anche difficili da quantificare.

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