Comment devenir assistant virtuel en 2024 ?

Un assistant virtuel est généralement un freelance qui propose des services qu’une entreprise est capable de sous-traiter en raison de leur relative simplicité. Répondre aux appels des clients, envoyer des mails, démarcher des prospects… Le gérant d’entreprise peut ainsi se concentrer sur le développement de ses activités. Ainsi, les missions d’un assistant virtuel dépendent de l’étendue de ses prestations de services ! Dans cet article, nous vous expliquons comment devenir assistant virtuel simplement.

En attendant de créer votre micro-entreprise, nous vous conseillons d’ouvrir un compte dédié à votre activité professionnelle (le compte pro est optionnel pour les freelances).

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Quelles qualités pour devenir assistant virtuel ?

Voici les qualités indispensables pour devenir assistant virtuel :

• Être polyvalent. En tant qu’assistant virtuel, la polyvalence est essentielle ! Pourquoi ? Parce que l’étendue de vos missions est (extrêmement) vaste. Vous pouvez être amené à faire de la gestion administrative, du démarchage commercial, du marketing, de la communication ou encore de l’organisation d'événements.
• Avoir un esprit entrepreneurial. Le futur assistant virtuel doit être capable de proposer des services administratifs et de gestion à ses clients (son cœur de métier), de démarcher de nouveaux clients et de communiquer sur ses prestations de services.
• Être flexible. En tant qu’assistant virtuel, vous avez l’obligation de vous adapter aux besoins et aux spécificités de chacun de vos clients.
• Être un professionnel organisé. Pour devenir assistant virtuel, vous devez être organisé ou apprendre à vous organiser au mieux. Cela est d’autant plus vrai que le nombre de vos clients augmente !
• Être disponible. Autre condition indispensable au métier d’assistant virtuel : être disponible, notamment pour les clients de vos clients. Car l’une des principales missions d’un assistant virtuel, c’est de répondre aux besoins des clients finaux.
• Savoir gérer et suivre les dossiers des clients. En dehors de la disponibilité, un assistant virtuel doit être capable de suivre les dossiers de chacun des clients. Un tel suivi requiert d’excellentes capacités de gestion !
• Être discret. En tant qu’assistant virtuel, vous avez accès à des informations potentiellement confidentielles et dans tous les cas relativement sensibles (données personnelles). Vous devez donc rester discret sur vos missions !

Quel est l'intérêt d’un assistant virtuel ?

Un assistant virtuel permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier.

En outre et surtout pour les entrepreneurs faisant appel à ses services, cela permet de dégager du temps pour l’essentiel. Ils peuvent ainsi se concentrer davantage sur le développement de l’entreprise. Les gérants d’entreprises ont ainsi la possibilité de sous-traiter les aspects administratifs et les tâches redondantes. Quelques exemples :

• Entretien du fichier client
• Envoi d’emails de prospection
• Suivi des dossiers clients
• Suivi des réclamations clients

Comment exercer un assistant virtuel ?

Un assistant virtuel peut exercer :

• Soit en interne sur place ou en télétravail en tant que salarié
• Soit en tant qu’indépendant en freelance

Mission d’un assistant virtuel

Un assistant virtuel n’a pas de mission à proprement parler.

Ses missions dépendent de ses clients.

Voici des exemples :

• Répondre aux appels et aux emails des clients (service client)
• Gérer l’emploi du temps du dirigeant et/ou des salariés (secrétaire)
• Rédiger des articles de blog pour le site internet du client (rédacteur)
• Rechercher des informations (veille)
• Superviser et renforcer la présence de l’entreprise sur les réseaux (communication)
• Planifier des événements pour l’entreprise (événementiel)

Les tâches d’un assistant virtuel concernent potentiellement toutes les missions de l'entreprise qui peuvent être externalisées !

Étapes pour devenir assistant virtuel

Voici les principales étapes pour devenir assistant virtuel :

1/ Faire une formation ou prendre des cours en ligne (optionnel)

Vous souhaitez devenir assistant virtuel ?

Vous pouvez suivre une formation ou prendre des cours en ligne.

Objectifs : connaître et maîtriser des outils de gestion et d’organisation.

2/ Définir le profil de vos clients

Avant de vous lancer à la recherche de clients, vous pouvez définir le profil de vos clients. Exemples : coach et formateurs, TPE, solopreneurs, entrepreneurs, professions libérales.

Vous avez également la possibilité de les segmenter par secteur d’activité : avocats, développeurs web, secteur agro-alimentaire…

Tout dépend de vos appétences et de votre expérience professionnelle.

3/ Créer le statut d’auto-entrepreneur

Pour devenir assistant virtuel, vous devez commencer par créer le statut d’auto-entrepreneur.

Pourquoi ? Parce que trouver des clients et proposer des services d’assistance virtuelle suppose d’envoyer des factures avec votre numéro d’immatriculation (Siren).

Vous souhaitez connaître la procédure à suivre pour devenir officiellement auto-indépendant en assistance virtuelle ? Voici comment créer une micro-entreprise.

4/ Prendre contact avec des prospects

Pour trouver des clients en tant qu’assistant virtuel, plusieurs options :

• Améliorer et renforcer la visibilité de vos réseaux sociaux professionnels (LinkedIn)
• Prendre contact avec des clients potentiels
• Demander des recommandations aux clients existants
• Trouvez des clients sur des plateformes BtoB telles que Upwork, Malt, etc.

5/ Activer votre réseau professionnel

Autre solution pour trouver des clients en tant qu’assistant virtuel ? Faire appel à votre réseau professionnel et personnel ! Vous pouvez faire partager des messages sur LinkedIn : vous démarrez votre activité professionnelle et cherchez de nouveaux clients.

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FAQ : Comment devenir assistant virtuel ?

Quel est le salaire d’un assistant virtuel ?

Un assistant virtuel est généralement payé au taux horaire. Le tarif moyen est situé entre 25 et 55 € de l’heure. Ce tarif varie selon les compétences spéciales de l’assistant virtuel.

Exemple : un assistant virtuel spécialisé dans le droit ou l'immobilier capable de répondre aux questions techniques des clients perçoit une rémunération supérieure à celle d’un assistant virtuel standard.

Comment trouver des clients en tant qu’assistant virtuel ?

En tant qu’assistant virtuel, vous pouvez trouver des clients grâce au bouche à oreille (grâce à vos clients existants), en publiant sur des réseaux sociaux comme LinkedIn et/ou en démarchant des entreprises en direct.

Quelles sont les tâches d’un assistant virtuel ?

Les tâches d’un assistant virtuel sont très étendues mais ne sont certainement pas techniques ! Rédiger des articles de blog, envoyer des emails à des prospects, répondre aux messages des clients… Les services des assistants virtuels dépendent des prestations proposées par l’assistant virtuel.

Comment se faire connaître quand on est assistant virtuel ?

Le meilleur moyen de se faire connaître est de proposer des prestations de service de qualité ! Rien de tel qu’un client satisfait pour profiter d’une publicité gratuite.

Faut-il suivre une formation pour devenir assistant virtuel ?

La réponse est non. Pour devenir assistant virtuel, le suivi d’une formation est optionnel. Vous pouvez en effet apprendre “sur le terrain”. Comment ? Grâce à la pratique, vous maîtrisez les outils de vos clients. Voici par exemple une liste d’outils d'organisation :

• Trello
• Airtbale
• Notion
• Zapier
• Basecamp
• Asana
• ClickUp
• Wrike
• Jira
• Monday
• Evernote
• Confluence
• Calendly
• Zendesk

En tant qu’assistant virtuel, l’idéal est de maîtriser 1-2 outils par catégorie.

Voici des exemples de catégorie avec un ou plusieurs outils associés :

• Prise de notes et rappels (Notion)
• Agenda (Monday)
• Organisation d’événement (Doodle)
• Call clients (Calendly)
• Communication (Slack et Discord)
• Gestion client (CRM)
• Gestion de projet (Trello et Airtable)
• Partage de fichier (Dropbox)

En attendant le démarrage de votre activité, nous vous conseillons l’ouverture gratuite d'un compte multi-devises Wise dédié à votre activité pro d’assistant virtuel. Un tel compte vous permet de détenir de l’argent dans plusieurs devises et de faire des transferts au taux réel du marché dans 50 devises partout dans le monde.