QuickBooks Online 教學:特點、價錢及使用流程

Aubrey Yung

無論你是經營網店、Freelancer 抑或是中小企業,都需要一個有效的會計軟件來管理自己收入和開支。市面上有不少的會計軟件可供選擇,本文會介紹 QuickBooks 的使用流程、財務報告、價錢,讓你以最快的速度了解其背景及運作。

QuickBooks 是什麼

QuickBooks 是一款美國的會計財務軟件,當中包含所有企業的財務工作,且界面簡單,新手也十分容易上手操作。QuickBooks Online 的特點其是線上軟件(雲端)操作模式,用戶可以隨時於任何裝置登入自己帳戶,如閱讀、新增、更改收據、貨單等,不需要擔心資料遺失、硬件配件升級等問題。同時QuickBooks也較注中其使用安全性,QuickBooks需用用戶每次使用時都重新輸入自己的帳戶以及密碼。QuickBooks亦為用戶提供銀行結單數據的自動傳送功能,可以將交易從銀行或者金融機構直接輸入或記錄至軟件當中,截至目前為止,QuickBooks只與滙豐銀行提供銀行結單數據的自動傳送功能。

以下為QuickBooks 幾個主要的特點:

  • 線上操作
  • 建立單據、支出以及報告
  • 管理客戶及供應商
  • 監察稅務事項
  • 監察企業之財務狀況
  • 連結至銀行
  • 網上免費支援

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QuickBooks 有無中文?

QuickBooks 預設的語言是英文,假如想轉換至中文,需跟隨以下步驟﹕

  1. 點擊右上角的設定按鈕
  2. 按左邊第一排「Your Company」 ,當中第一個選項「Account and settings」
  3. 於左邊按「 Advanced」
  4. 按下「Language」 右邊的鉛筆按鈕
  5. 將語言改作中文(繁體)
  6. 按「Save」

界面便會馬上顯示為中文版本,完成後可回到主畫面繼續操作。

QuickBooks 價錢

QuickBooks 這款軟件主要有三種計劃給使用者選擇,分別是Simple Starts、Essentials 以及 Plus 版本。以上計劃在軟件功能上有不同的限制,簡單而言,越貴的計劃就能享有越完善的軟件功能。使用者可審視一下自己的企業情況,以選擇適當的計劃服務。

Simple StartsEssentialsPlus
價錢²HK$130 / 每月HK$190 / 每月HK$260 / 每月
用戶1 個用戶 + 會計師3 個用戶 + 會計師5 個用戶 + 會計師
功能
  • 記錄收入、支出以及盈利
  • 新增及發送不受限制的賬單
  • 於不同裝置上工作
  • 管理增值稅
  • 連接到銀行
  • 所有Simple Starts 的功能
  • 管理及支付賬單
  • 轉換不同貨幣
  • 定立銷售目標
  • 管理員工薪資
  • 全面財務報告
  • 所有Simple Starts 以及Essentials 的功能
  • 記錄存貨情況
  • 新增購貨單
  • 記錄工作項目的盈利能力
  • 管理預算

如用戶只需要記錄收入及開支等事項,簡單管理及查閱公司財務狀況,Simple Starts 便已經足夠滿足基本用戶需求﹔如用戶需QuickBooks管理或協助支付賬單,或者是記錄購貨或存貨情況,則需要用到另外兩種更高級的計劃。另外用戶最主要的考慮是用戶數量,Simple Starts版本目前只提供一個用戶以及一個會計師帳戶;假設企業慢慢成功發展,財務狀況變得繁雜,需要多人處理,則需要升級為Essentials或者Plus版本。當中也有一些特別的功能於某些計劃才有,如轉換貨幣、存貨量等,使用者亦可按自己需要作出選擇。QuickBooks 所有版本均有30日免費試用,可供使用者或企業進行參考及體驗。

QuickBooks 開票流程

使用者可於不同裝置登入QuickBooks,直接使用預先搭載的發票樣本,選擇喜歡的樣本,填下所需資料就已經完成開票。開票過後,更可設立自動提醒功能、以及通過不同通訊軟件傳送發票,例如WhatsApp。

以下為簡單的開票教學﹕

  1. 按左方儀表板中的「銷售」,再按「所有銷售」。
  2. 在顯示的介面中按下「開立發票」。
  3. 首先輸入客戶名稱以及客戶電郵,當發票完成後,系統會自動把發票透過電郵寄給客戶。
  4. 賬單地址可自由輸入,視乎客戶需要或記錄需要。
  5. 條款可選擇到期繳付、15日、30日或60日,意思指款項須於何時繳付,到期日會按你所選擇的條款而更改。
  6. 填寫服務或產品的詳細資料,軟件會自動計算總數以及應付餘額。

填寫以上資料後可選擇列印或預覽,便可預覽發票,隨後進行儲存及傳送,軟件便會以電郵方式將發票寄給客戶。寄出過後系統會自動幫用戶記錄交易,用戶亦可隨時於軟件中查看這筆交易以及交易細項,如客戶資料、款項等。

現在也可以免費下載Wise的發票範本,即時開立發票。

財務報告

QuickBooks 將產生一系列不同的公司和財務報告,讓使用者了解自己公司的財務狀況以及公司狀況,使用者可以以這些報告對公司作出調整,以下表格將涵蓋部份報告資料:

報告內容
利潤和損失報告
  • 利潤和損失標準
  • 利潤和損失明細
  • 利潤和損失年初至今比較
  • 工作盈利與虧損
  • 按類別劃分的損益
  • 利潤和損失未分類
收入和支出報表
  • 客戶匯總收入
  • 客戶詳細收入
  • 供應商費用摘要
  • 供應商費用明細
  • 收入和費用圖

以上兩個報告可幫助公司用戶協調公司營運,其餘 QuickBooks 所包括的報告包括﹕客戶和應收賬款報告、銷售報告、工作,時間和里程報告、供應商和應付賬款報告、採購報告等等不同報告。報告種類足以包含企業上至利潤,下至客戶聯繫方法等細節。如企業經常需要轉賬給不同的持份者,如供應商、顧客、僱員等等,Wise Business 可以為企業提供更划算的轉賬手續費及更實惠的匯率,從而節省更多交易成本及營運開支。

如想深入了解公司的財務狀況,亦可以免費下載我們提供的損益表範本資產負債表範本來監測業務發展。

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參考資料:

  1. QuickBooks: Features
  2. QuickBooks: Online compare

校對日期:2021年5月21日


請參閱使用條款及你所在地區的產品可用情況,或瀏覽Wise的費用與定價,以了解最新的定價和費用資料。

此出版物僅提供一般資料,並不構成法律、稅務或來自Wise Payments Limited或其子公司及其關聯公司的任何專業建議,並且不能取代財務顧問或任何其他專業人士提供的建議。

我們概不以任何明示或暗示的形式陳述、保證或擔保該出版物中的內容準確、完整或及時更新。

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