Diurna externă 2025: Ce este, cum se calculează și ce valoare are 

acă ești angajat și jobul tău presupune deplasări în țară, dar mai ales în străinătate, sau dacă angajații tăi trebuie să plece în deplasări, în mod sigur te-ai întrebat ce este diurna, cum se calculează și ce trebuie să faci pentru a beneficia de aceasta.

În articolul de mai jos vei găsi toate detaliile legate de acest subiect, de la cum se calculează, care sunt condițiile de acordare a diurnei, până la ce valori sunt aplicabile pentru diferite destinații.

Dacă ai frecvent delegații în străinătate, cardul Wise poate fi un instrument ideal pentru gestionarea diurnei, atât pentru angajați, dar și pentru angajatori. Prin intermediul acestuia poți face plăți în peste 40 de monede, la rata reală de schimb, aproape oriunde în lume.

Ce este diurna externă?

Diurna externă este o sumă de bani oferită zilnic angajaților care trebuie să călătorească în afara țării pentru a-și îndeplini sarcinile de serviciu. Practic, este un sprijin financiar menit să acopere cheltuielile de bază pe durata șederii în străinătate, cum ar fi mesele, mici cumpărături sau transportul local în orașul unde își desfășoară activitatea.

Conform legislației, diurna externă face parte din indemnizația de deplasare, iar valoarea sa poate varia în funcție de țară și durata delegației. Este important de menționat că există o limită de deductibilitate prevăzută de Codul Fiscal: suma este neimpozabilă până la 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurnă. Dacă această limită este depășită, diferența devine impozabilă și se supune contribuțiilor sociale.

În concluzie, diurna externă nu este doar un beneficiu, ci și un instrument care asigură angajaților un confort minim în timpul deplasărilor profesionale internaționale. Diurna externă nu include cheltuielile pentru transport și cazare, acestea fiind de regulă suportate separat de angajator.

Care sunt condițiile de acordare ale diurnei externe?

Pentru ca un angajat să beneficieze de diurnă externă, trebuie respectate anumite condiții stabilite prin legislație:

1. Caracterul temporar al deplasării – Deplasarea trebuie să fie efectuată pentru misiuni temporare, cum ar fi participarea la conferințe, cursuri de perfecționare, misiuni diplomatice sau alte activități similare.
2. Aprobarea unității trimițătoare – Deplasarea trebuie să fie aprobată de conducerea instituției sau companiei care organizează delegația.
3. Justificarea cheltuielilor – Cheltuielile realizate în baza diurnei trebuie să fie dovedite prin documente justificative, acolo unde este posibil.
4. Durata minimă – Pentru a beneficia de diurnă, deplasarea trebuie să dureze cel puțin 12 ore. Pentru perioade mai scurte, se acordă 50% din valoarea diurnei.

Care este valoarea diurnei externe?

Valoarea diurnei externe este stabilită diferit în funcție de țara în care mergi și poate fi ajustată anual. Conform anexei la HG 518/1995 diurna este stabilită în valută și se acordă pentru fiecare zi de deplasare, în funcție de categoria în care se încadrează angajatul.

De exemplu, pentru Germania, valoarea diurnei este de minim 35 euro/zi, în timp ce pentru Turcia, aceasta este minim 38 dolari/zi. Aceste valori sunt aplicabile pentru anul 2024 și urmează a fi confirmate și pentru 2025.

Poți consulta aici lista cu valoarea diurnei externe stabilită pentru fiecare țară în parte.

Diurna externă poate fi plătită integral în valută sau echivalentă în lei, în funcție de preferința companiei. Utilizarea unui cont multi-valutar, precum cel oferit de Wise, poate simplifica procesul de plată a diurnei atât pentru angajat, cât și pentru angajator, mai ales dacă deplasările sunt frecvente și implică conversii valutare. Wise poate fi utilizat pentru a oferi carduri angajaților sau pentru a converti echivalentul diurnei în valuta locală.

Cum se calculează diurna externă?

Calculul diurnei externe implică următorii pași:

1. Determinarea perioadei de deplasare – Se ia în considerare ora plecării din țară și ora sosirii, conform mijlocului de transport utilizat.

• Pentru fracțiuni mai mici de 12 ore, se acordă 50% din valoarea diurnei zilnice.
• Pentru deplasări care depășesc 12 ore, se acordă 100% din valoarea diurnei pentru ziua respectivă.

1. Stabilirea plafonului neimpozabil – Diurna externă este scutită de impozit până la nivelul de 2,5 ori valoarea legală stabilită pentru angajații din sectorul public. Valoarea care depășește acest plafon devine impozabilă.

2. Corelarea cu alte cheltuieli acoperite – Dacă cheltuielile pentru cazare sau masă sunt suportate de partenerii externi, diurna se reduce corespunzător cu 50%.

Exemplu calcul diurna externă

Pentru a înțelege mai bine felul în care se calculează diurna externă și taxele asociate, mai jos ai un exemplu de calcul pentru un angajat ce merge în Germania într-o delegație de  7 zile și primește o diurnă de 100 euro/zi:

Plafonul neimpozabil este de 2,5 × 35 euro = 87,5 euro/zi.

Diurna totală: 7 × 100 euro = 700 euro.

Suma neimpozabilă: 7 × 87,5 euro = 612,5 euro.

Diferența de 87,5 euro devine impozabilă și se datorează contribuții la asigurările sociale pentru această diferență.

Alte detalii despre diurna externă, indemnizații de deplasare și cazare

Pe lângă diurna externă, angajatorii pot acoperi cheltuieli suplimentare precum:

• Indemnizația de cazare – Aceasta acoperă costurile de cazare, inclusiv taxe locale obligatorii și costul micului dejun dacă este inclus în tarif.
• Cheltuieli de transport – Acestea includ costurile pentru transportul internațional și local, precum și eventualele taxe de aeroport sau comisioane bancare.
• Indemnizații specifice – Dacă angajatul este implicat în misiuni diplomatice sau operațiuni transfrontaliere, pot fi acordate indemnizații suplimentare în funcție de natura activității.

Diurna externă este un beneficiu esențial pentru angajații care desfășoară activități în străinătate, asigurând suport financiar pentru cheltuieli zilnice. Utilizarea unor soluții moderne precum Wise poate reduce costurile de conversie valutară și poate oferi un control mai bun asupra cheltuielilor atât pentru angajator, cât și pentru angajat.

Surse verificate in decembrie 2024: