Vorkasse Zahlung: Alle Vor- und Nachteile für Schweizer Unternehmen

Vorkasse – klingt altmodisch, oder? Aber diese Zahlungsmethode hat durchaus ihre Berechtigung, vor allem für Unternehmen, Selbstständige und FreelancerInnen in der Schweiz. 

Wenn du wissen willst, was eine Vorkasse Zahlung genau ist, wie sie funktioniert und wann sie Sinn ergibt, bist du hier genau richtig. Wir werfen einen Blick auf die Vor- und Nachteile dieser Methode – und erklären dir, wie du mit smarten Tools wie Wise das Beste aus deinem Business herausholen kannst.

Was ist eine Vorkasse Zahlung?

Die Vorkasse Zahlung ist –wie der Name schon sagt– eine Zahlungsmethode, bei der deind KundInnen den gesamten Betrag im Voraus bezahlen – also bevor du die Ware lieferst oder die Dienstleistung erbringst. 

Wenn du Vorkasse in deinem Online Shop oder für dein Unternehmen anbietest, bekommst du die Zahlung also bereits, bevor du mit der Arbeit beginnst oder Produkte verschickst – das sorgt für zusätzliche Sicherheit, da du auf keinen Fall auf deinen Kosten sitzen bleibst. 

Gerade für kleine Unternehmen oder DienstleisterInnen, die ansonsten in Vorleistung gehen müssten, ist diese Zahlungsmethode eine ideale Lösung. Auch bei größeren Projekten, Sonderanfertigungen oder internationalen Transaktionen ist die Vorkasse bei Schweizer Unternehmen beliebt.

Wie funktioniert eine Vorauszahlung?

Wenn du als Schweizer UnternehmerIn Vorkasse Zahlungen anbieten möchtest, ist das ziemlich unkompliziert. Dabei solltest du dich jedoch mit der rechtmäßigen Ausstellung einer Vorkasse Rechnung beschäftigen.

Diese Rechnung enthält alle Details zur Zahlung –vom Betrag bis zu den Kontodaten– und dient außerdem als verbindlicher Beleg für deine KundInnen. Achte darauf, dass die Vorkasse Rechnung alle gesetzlichen Richtlinien erfüllt und folgende Informationen aufweist:¹

• Name, Adresse und Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) deines Unternehmens
• Name und Adresse des Empfängers
• Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung
• Genaue Bezeichnung der Lieferung oder Dienstleistung
• Preis der Leistung oder Waren und Gesamtbetrag
• Angewandter Mehrwertsteuersatz
• Bei Auslandsgeschäften Hinweis auf Reverse Charge Verfahren
• Zahlungsziel
• Signatur

Der Ablauf einer Vorkasse Zahlung ist recht simpel und standardisiert. So geht das Ganze vor sich:

1. Sobald sich dein Kunde oder deine Kundin für dein Produkt oder deine Dienstleistung entschieden hat und die Vorkasse als Zahlungsmittel ausgewählt hat, erstellst du eine detaillierte Rechnung und schickst sie an die Kundin oder den Kunden.

2. Der Kunde oder die Kundin überweist den Betrag auf dein Konto. 

3. Sobald das Geld bei dir eingegangen ist, informierst du den Kunden und beginnst mit der Lieferung oder Leistungserbringung.

Was sind die Vorteile einer Vorkasse Zahlung für Unternehmen?

Die Zahlung per Vorkasse bringt für Unternehmen, Selbstständige und FreelancerInnen aus der Schweiz viele Vorteile mit sich. Hier die wichtigsten Aspekte im Detail:

1. Sicherheit vor Zahlungsausfällen

Gerade in der Schweiz, wo hohe Lebenshaltungskosten herrschen, kann ein Zahlungsausfall gravierende Auswirkungen für neue UnternehmerInnen haben. Mit der Vorkasse bist du als Anbieter auf der sicheren Seite: Du erhältst dein Geld, bevor du die Ware oder Dienstleistung lieferst. Das reduziert dein finanzielles Risiko erheblich, vor allem bei neuen KundInnen oder größeren Aufträgen.

2. Stabilisierung des Cashflows

Ein regelmäßiger Cashflow ist für Unternehmen essenziell. Vorkasse Zahlungen stellen sicher, dass du liquide bleibst, ohne auf späte oder ausbleibende Zahlungen warten zu müssen. Besonders für kleinere Unternehmen und FreiberuflerInnen, die keine großen Rücklagen haben, ist das ein entscheidender Vorteil.

3. Geeignet für internationale Geschäfte

Wenn du Kunden im Ausland hast, minimierst du mit Vorkasse dein Risiko noch weiter – denn internationale Zahlungsausfälle sind deutlich schwerer einzutreiben. Mit der Vorkasse hast du die Zahlung vorab gesichert, ohne dass du auf teure Mahnverfahren angewiesen bist.

4. Planbarkeit und Effizienz

Mit einer klaren Vorkasse Rechnung und einem definierten Zahlungseingang kannst du besser planen. Du weißt genau, wann du mit der Produktion oder Lieferung starten kannst, ohne auf offene Rechnungen achten zu müssen. Diese Effizienz zahlt sich vor allem bei komplexen Projekten oder Sonderanfertigungen aus.

Was sind die Nachteile einer Vorkasse Zahlung für Unternehmen?

So vorteilhaft die Vorkasse für dich als UnternehmerIn auch ist, es gibt einige Herausforderungen, die du als Anbieter beachten solltest. Aufgrund folgender Aspekte solltest du zweimal nachdenken, ob du die Vorkasse als einziges Zahlungsmittel anbieten solltest:

1. Abschreckung potenzieller NeukundInnen

Besonders NeukundInnen, die noch keine Erfahrung mit dir gemacht haben, könnten sich unsicher fühlen. Die Vorstellung, Geld im Voraus zu überweisen, schreckt manche ab – vor allem, wenn es um kleinere Online Shops geht. Hier ist es wichtig, Vertrauen aufzubauen – etwa durch positive Bewertungen, persönlichen Kontakt oder klare Verträge. 

2. Höherer administrativer Aufwand

Was viele SchweizerInnen unterschätzen, ist, wie viel Zeit und Organisation die Erstellung von Vorkasse Rechnungen und die Überwachung der Zahlungseingänge erfordert. Wenn es Verzögerungen oder Missverständnisse gibt, musst du diese aktiv klären. Auch Fehler in der Rechnung oder unklare Zahlungsbedingungen können zu Rückfragen und unnötigem Mehraufwand führen – und all das ist Arbeitszeit, die dir niemand bezahlt.

3. Verlust potenzieller Aufträge

Nicht alle KundInnen sind bereit oder in der Lage, den gesamten Betrag im Voraus zu zahlen. Vor allem bei größeren Summen hat sich das schon oft als Hindernis erwiesen, das potenzielle Geschäfte verhindert – ein Aspekt, der bei anderen Zahlungsmitteln seltener ist. 

Dass die Quote an Bestellabbrüchen deutlich höher ist, wenn du nur Vorkasse anbietest, ist unbestritten – und dann hast du dir den ganzen Aufwand gemacht, ohne einen einzigen Franken zu sehen. Deshalb lohnt es sich, über Teilzahlungen oder andere Zahlungsoptionen als Ergänzung zur Vorkasse Zahlung nachzudenken.

4. Zeitverzögerungen durch spätere Zahlungen

Obwohl Vorkasse dir als UnternehmerIn mehr Sicherheit bietet, verzögert es den Prozess, denn oftmals lassen die Zahlungen auf sich warten. Das gefährdet den geplanten Projektstart und bringt womöglich deinen Zeitplan durcheinander. Umso wichtiger ist es, das Zahlungsziel klar und deutlich zu kommunizieren.

Zahlung per Vorkasse: Vor und Nachteile im Überblick

Mit Wise Business Transaktionen optimieren

Wenn es um internationale Zahlungen geht, stehen viele Schweizer Unternehmen vor Herausforderungen: Hohe Bankgebühren für Zahlungseingänge in Fremdwährungen, schlechte Wechselkurse und die Verwaltung mehrerer Währungen machen den Rechnungsempfang aus dem Ausland kompliziert und teuer. 

Doch das muss nicht sein – denn Wise macht die Zahlungsabwicklung internationaler Geschäfte günstiger, sicherer und schneller.

Mit dem Wise Geschäftskonto profitierst du von folgenden Vorteilen:

• Lokale Bankdaten in mehreren Währungen: Mit Wise erhältst du lokale Kontoverbindungen in wichtigen Währungen wie EUR, USD, GBP oder AUD. So können deine KundInnen Zahlungen in ihrer eigenen Währung vornehmen, ohne dass internationale Gebühren anfallen – weder für deine Kundschaft, noch für dich.

• Offizielle Wechselkurse: Wise verwendet immer den echten Devisenmittelkurs, ohne versteckte Aufschläge. Das bedeutet, dass du mehr von deinen Umsätzen behältst.

• Schnelle Abwicklung: Zahlungen werden meist innerhalb weniger Stunden abgewickelt, was dir eine bessere Liquidität verschafft.

• Multi-Währungs-Konto: In deinem Business Konto kannst du über 40 Währungen halten und verwalten – und das ohne monatliche Kontoführungsgebühren.

• Massenzahlungen: Sende mehrere Zahlungen gleichzeitig, ideal für Gehaltsabrechnungen oder Rechnungen an Lieferanten.

• Integration mit Buchhaltung: Verknüpfe Wise nahtlos mit Tools wie Xero oder QuickBooks, um deine Finanzen effizient zu verwalten.

Dank Wise kannst du dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: dein Business. Probiere es jetzt aus!

Fazit

Die Zahlung per Vorkasse ist ein effektives Mittel, um Zahlungsausfälle zu vermeiden und deinen Cashflow zu optimieren. Gerade für neue Unternehmen, Selbstständige und FreelancerInnen aus der Schweiz bietet sie Sicherheit und Planbarkeit. Doch wie bei jeder Zahlungsmethode gibt es auch Nachteile.

Mit Tools wie Wise kannst du viele dieser Hürden überwinden und sowohl national als auch international von den Vorteilen der Vorkasse profitieren. Wenn du die Erwartungen deiner Kunden klar kommunizierst und ihnen eine reibungslose Zahlung ermöglichst, steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit nichts im Weg!

Quellen:
¹ Rechnungsstellung, KMU-Portal der Schweizerischen Eidgenossenschaft, Dezember 2024