E-Factura și facturarea electronică. Tot ce trebuie să știi pentru afacerea ta

Autoritatea fiscală din România a intrat într-o nouă etapă a digitalizării de 1 iulie 2022, astfel că folosirea facturării electronice (”RO e-Factura”) a devenit obligatorie pentru anumite companii și categorii de produse. 

Mai exact, toate facturile emise, într-o primă etapă doar pentru bunuri considerate cu risc fiscal ridicat, vor trebui încărcate în acest sistem RO e-Factura și validate de ANAF. Astfel, statul va avea o mai bună monitorizare a vânzărilor de astfel de produse, nu doar în sectorul B2B, dar și B2G. 

Află în continuare ce este și cum funcționează sistemul RO e-Factura, care sunt companiile vizate în primă fază și care este eventualitatea extinderii acestui sistem pentru toate bunurile și serviciile. 

Și pentru că tot ești la capitolul plăți și facturi, un pont pentru situația în care business-ul tău face încasări sau plăți în mai multe valute. Contul multi-valutar Business Wise este un instrument eficient și inteligent de gestiona astfel de operațiuni, cu taxe mici și transparente și întotdeauna la cursul real de schimb. Află mai multe detalii în continuare

Ce este sistemul RO e-Factura?

În 2020, Ministerul Finanțelor și Agenția Națională de Administrare Fiscală au demarat proiectul ”e-Factura - sistem obligatoriu de facturare electronică” pentru a crea un nivel mai mare de transparență în relația dintre contribuabili și autoritățile fiscale.

Acest demers, legiferat prin OUG 120/2021, are ca scop recepționarea facturilor de la emitenți conform standardelor europene privind forma și structura facturilor electronice în domeniul public. 

Cum funcționează sistemul RO e-Factura?

Pentru a utiliza sistemul informatic RO e-Factura, companiile trebuie să fie înscrise atât în spațiul privat virtual (SPV), cât și în Registrul Ro e-Factura, în nume propriu sau prin reprezentant legal, reprezentant desemnat sau împuternicit. 

Înregistrarea în SPV se poate face online, prin intermediul portalului ANAF. 

Cum accesezi e-Factura în funcție de activitatea companiei tale? 

• Pentru relațiile B2B, e-Factura se folosește direct din contul SPV, după completarea și transmiterea formularului 084 online.

• Pentru relațiile B2G - achiziții publice - sistemul se folosește similar din contul SPV, cu ajutorul aplicației Forexebug.

Mai departe, cei care aleg să folosească facturarea electronică o vor putea folosi efectiv din luna următoare depunerii cererii, începând cu data de 1 a acestei luni.

După înscrierea în sistem, facturarea electronică este disponibilă dacă atât emitentul facturii electronice, cât și destinatarul acesteia figurează în Registrul e-Factura. 

Registrul RO e-Factura

Pentru a gestiona acest sistem, Agenția Națională de Administrare Fiscală a organizat înființarea Registrului RO e-Factura, afișat public pe pagina agenției. 

Ce informații poți găsi în Registrul RO e-Factura?

• Codul de identificare fiscală al operatorului economic sau cel de înregistrare în scopuri de TVA

• Denumirea/numele și prenumele operatorului economic

• Adresa domiciliului fiscal al acestuia

• Data la care acesta a solicitat înregistrarea în Registrul e-Factura

• Data la care a fost înscris în Registrul e-Factura

Înregistrarea în Registrul RO e-Factura

Iată care sunt pașii necesari în cazul în care compania ta trebuie să se înregistreze în Registrul e-Factura. 

1. Se completează formularul online 084 - ”Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura”, având bifată secțiunea III.
2. Se transmite online formularul.
3. Înscrierea intră în vigoare începând cu data de 1 a lunii următoare transmiterii formularului.
4. Operatorul economic dobândește calitatea de destinatar de la momentul înscrierii în Registrul RO e-Factura.

În cazul care dorești să renunți la înscrierea în registru, trebuie să transmiți un nou formular 084, cu bifarea secțiunii IV care vizează renunțarea și cu menționarea numărului și datei înregistrării formularului inițial. 

Factura electronică RO e-Factura 

Legal, de la 1 iulie 2022, utilizarea sistemului RO e-Factura pentru facturarea electronică este obligatorie pentru companiile care emit facturi către entitățile publice ale statului român și pentru cele care livrează bunuri cu risc fiscal ridicat.

Cum se înscriu facturile în sistemul RO e-Factura?

• După înscrierea în sistem, companiile au obligația de a utiliza exclusiv acest sistem de facturare, în timp ce autoritățile contractante sunt și ele obligate să accepte acest tip de facturi. 

• Ca un prim pas, facturile se încarcă în format electronic tip XML în sistemul RO e-Factura și se transmit fie prin funcții API (Application Programming Interface) sau prin utilizarea aplicației gratuite pusă la dispoziție de către Ministerul Finanțelor.

• Automat, sistemul va verifica fișierul, iar dacă factura este întocmită corect, primește sigiliul Ministerului de Finanțe.

• Dacă sunt identificate erori, factura nu va fi transmisă în sistem și, ca atare, nu va ajunge la destinatar. Aceasta este returnată emitentului cu erorile identificate și care trebuie corectate înainte de a reîncărca transmiterea prin sistem.

• Destinatarul este notificat de disponibilitatea facturii, iar data facturii va coincide cu data la care aceasta este disponibilă pentru a fi descărcată. 

• În cazul în care există obiecții sau modificări necesare, destinatarul poate contacta emitentul în acest sens prin sistemul RO e-Factură.

• Pentru contractele B2G, comunicările între cele două pări se vor face exclusiv prin sistemul național de raportare Forexebug. 
  

Obligativitatea trecerii la facturarea electronică și RO e-Factura

Pentru moment, RO e-factura se referă doar la relația B2G (Business to Government), bunuri și servicii facturate către instituții publice, autorități și companii de stat. Astfel, în cazul în care compania ta are relații cu vreuna dintre aceste instituții, trebuie înscrisă în sistemul RO e-Factura și să emită RO e-factura. 

 O altă categorie de operatori economici vizați o reprezintă și companiile private care comercializează B2B așa-numitele produse cu risc fiscal ridicat, precum: 

• Legume, fructe, rădăcinoase, tuberculi alimentari și alte plante comestibile
• Produse minerale (inclusiv apa minerală naturală, nisip, pietriș)
• Băuturi alcoolice
• Îmbrăcăminte și încălțăminte
• Construcții noi

Lista detaliată a categoriilor de produse și bunuri se poate consulta în OPANAF 12/2022 și este revizuită periodic.

Un caz special fac agențiile de turism, lanțurile hoteliere și unitățile de cazare pentru situațiile în care întrețin relații B2B, nu B2C, iar serviciile sunt plătite cu vouchere de vacanță.

Pe termen mediu și lung, sistemul RO e-Factura va fi implementat pentru toate categoriile de bunuri și servicii.

Gestionează-ți afacerea cu Wise

 Sistemul e-factură și facturarea electronică promit mai multă eficiență și economisire pentru companii. Un instrument cu aceleași atribute este și contul multi-valutar Business Wise pentru afaceri.

Contul se deschide online și odată ce l-ai activat ai acces la plăți în peste 50 de monede la rata reală de schimb, adică la cel mai avantajos curs. Iar asta înseamnă economii. Poți plăti facturi, furnizori și angajați cu un simplu click prin configurarea de plăți multiple.   

În plus, poți încasa gratuit cu detalii bancare locale în zece monede printre care lei, euro, lire sterline sau dolari americani. Vei plăti o singură dată pentru obținerea lor. Așadar, fără abonament lunar sau tranzacții limitate în funcție de acesta.

Poți obține un card de debit pentru tine și angajații tăi pentru cumpărturi online sau la comercianți, ori pentru a retrage bani de la bancomat. Astfel, vei putea urmări în timp real fluxul cheltuielilor.

Contul special configurat pentru afaceri Business Wise permite integrarea cu Xero, QuickBooks și alte instrumente de contabilitate.

Aplică acum pentru cont Wise de afacere🚀

Peste jumătate de million de companii din întreaga lume economisesc deja cu Wise. Încearcă și tu, chiar azi!

Beneficii RO e-Factura pentru firme și companii 

Acest sistem IT pentru raportarea, stocarea și descărcarea facturilor poate avea multiple beneficii atât pentru administrația publică, cât și pentru mediul privat. Utilizarea facturii electronice este un pas înainte în digitalizarea activității sectorului public și promovează în fapt transparența financiară. În același timp, utilizarea sistemului RO e-Factura va duce, pe termen lung, la reducerea costurilor și eficientizarea sectorului public. 

Care sunt alte beneficii ale implementării sistemului de facturare electronică? 

• Optimizarea procesului de generare a facturilor pentru sectorul privat și public

• Reducerea timpului de transmitere a facturilor prin validarea pe loc a acestora și notificarea destinatarului vizavi de recepționarea acestora

• Economie de spațiu fizic pentru arhivarea facturilor de ambele părți implicate

• Eliminarea vulnerabilităților unui sistem de facturare pe suport de hârtie

• Contribuie la reducerea fraudei TVA la nivel național, dar și în cadru mai larg, la nivelul Uniunii Europene

• Colectarea de date în timp real pentru a susține identificarea oportunităților de investiții, analize predictive pentru economia națională și implementarea unor politici fiscale care să susțină dezvoltarea mediului de afaceri 

• Conturarea unei imagini de ansamblu cu privire la tranzacțiile B2B și B2G

• Crearea unui sistem interconectat și aliniat altor state membre ale U.E.

• Oportunități de participare pentru entități din oricare stat membru al U.E. la procesul de achiziții publice

Surse folosite, verificate noiembrie 2022: