Programul de facturare și gestiune SmartBill: Cum poate fi util antreprenorilor

Ramona Sabau

SmartBill este unul dintre cele mai utilizate programe de facturare și gestiune din România, utilizat de mii de antreprenori pentru a-și simplifica activitățile administrative, mai ales după introducerea e-Factura și e-Transport. 

Dacă ești antreprenor și cauți un instrument care să-ți ușureze munca, acest articol te va ajuta să descoperi funcționalitățile SmartBill, avantajele, dar și limitările sale, astfel încât să poți decide dacă este alegerea potrivită pentru afacerea ta.

Funcționalități cheie ale SmartBill

SmartBill este un program de facturare și gestiune destinat companiilor de orice dimensiune. Este o soluție care îți permite să emiti facturi rapid, să urmărești stocurile și să gestionezi plățile clienților, dintr-un singur loc. Este accesibil atât online, cât și printr-o aplicație mobilă, ceea ce înseamnă că poți avea acces la datele afacerii tale oricând și oriunde.

Iată o privire detaliată asupra modulelor disponibile și a caracteristicilor cheie pe care le aduc:

Modulul de facturare SmartBill

Modulul de facturare este unul dintre cele mai populare produse SmartBill, fiind dedicat emiterii rapide și eficiente a documentelor fiscale:

  • Crearea și personalizarea facturilor în mai multe limbi și valute.
  • Automatizarea trimiterii facturilor: Facturile emise pot fi programate să fie trimise automat în sistemul e-Factura, asigurând conformitatea cu reglementările fiscale.
  • Rapoarte detaliate: Poți să vezi foarte clar ce facturi ai întârziate la plata și poți seta trimiterea de notificari automate către clienti în funcție de data scadentă a facturii.
  • Integrare cu alte aplicații: cu ajutorul API-ului și a plugin-urilor disponibile.

Modulul de gestiune SmartBill

SmartBill îți oferă toate instrumentele necesare pentru a administra stocurile, fie că gestionezi un magazin online sau fizic:

  • Documente esențiale: Poți să emiți rapid NIR-uri, avize, bonuri de consum, chitante și proforme. Sistemul include și documente speciale, cum ar fi rapoartele de gestiune zilnice, balanța analitică a stocurilor sau procesul-verbal de ajustare. În plus atunci când primești o e-Factură, SmartBill poate genera automat NIR-ul aferent, eliminând complet munca manuală.
  • Conexiunea cu e-Factura și e-Transport
  • Sincronizare automată: Prin modulul eCommerce, SmartBill se conectează cu platformele de vânzare  cum ar fi Shopify, WooCommerce sau PrestaShop. Stocurile sunt actualizate automat, iar facturile sunt generate și livrate direct către clienți.
  • Rapoarte personalizate: Analizează profitabilitatea fiecărui produs din stoc și ia decizii bazate pe date concrete.
  • Monitorizarea cheltuielilor: Poți urmări în timp real toate tranzacțiile, ceea ce te ajută să identifici tendințe și să optimizezi costurile.
  • Gestiune în timp real: Vezi în orice moment ce produse ai pe stoc și primește alerte pentru refacerea stocurilor.

Modulul pentru casa de marcat (POS) SmartBill

SmartBill POS este soluția ideală pentru afacerile care operează fizic și folosesc case de marcat:

  • Emiterea bonurilor fiscale: modificarea bonurilor înainte de tipărire, interogarea prețurilor și gestionarea până la 15 bonuri simultan în așteptare.
  • Rapoarte personalizate
  • Interfață optimizată pentru vitezăSmartBill POS facilitează vânzările rapide și reduce timpii de așteptare pentru clienți. Poți utiliza cititoare de coduri de bare pentru o experiență și mai eficientă.
  • Continuitate în vânzări: Programul funcționează atât online, cât și offline. Dacă conexiunea la internet este întreruptă, poți emite bonuri fiscale, iar acestea se sincronizează automat în cloud odată ce conexiunea este restabilită.
  • Control complet asupra produselor: Adaugă sau modifică rapid produse direct în nomenclator, fără a depinde de configurări complexe ale casei de marcat.
  • Gestiunea stocurilor și e-Factura: Poți conecta cu ușurință POS-ul la SmartBill Gestiune pentru a centraliza informațiile despre stocuri și documentele fiscale. Vânzările efectuate prin POS actualizează automat stocurile și generează documentele necesare.
  • eCommerce: Poți gestiona toate punctele de vânzare (offline și online) într-un singur loc. Indiferent câte stații POS ai, toate sunt sincronizate în timp real.
  • Contabilitate: Poți conecta SmartBill POS la SmartBill Conta, astfel încât informațiile despre vânzări să ajungă direct în contabilitate. Acest proces reduce erorile și economisește timp.

Modulul de contabilitate SmartBill

Modulul de contabilitate aduce o soluție completă pentru gestionarea documentelor contabile și relația cu autoritățile fiscale[4]:

  • Centralizarea documentelor:
  • Automatizarea proceselor: Programul generează și completează automat declarații și alte documente fiscale, precum D112, D300, D390 sau bilanturi.
  • Conexiune cu modulele de facturare și gestiune
  • Acces securizat în timp real: Contabilul tău poate verifica și actualiza datele clienților oricând și de oriunde.
  • Generare automată de note contabile: Programul preia datele din SmartBill Gestiune și Facturare pentru a crea automat note contabile pentru vânzări, achiziții și alte operațiuni.
  • Administrarea activelor și calculul salariilor: Gestionează mijloacele fixe, amortizarea, calculul salariilor, concediilor și a altor beneficii.
  • Integrarea cu SAF-T: generează și depune declarația SAF-T conform reglementărilor actuale.
  • Import ușor de date: Acceptă importul din Excel sau alte programe populare de facturare și gestiune.
  • Rapoarte contabile detaliate: Analizează veniturile și cheltuielile pe centre de cost pentru o imagine clară asupra situației financiare.

Integrarea cu e-Factura și e-Transport

SmartBill te ajută să respecți cu ușurință reglementările fiscale actuale prin integrarea directă cu sistemele e-Factura și e-Transport.

Programul permite transmiterea automată a facturilor fiscale în Spațiul Privat Virtual (SPV), eliminând riscul erorilor și reducând efortul manual. În plus, poți seta un interval specific pentru transmiterea facturilor (de exemplu, la două zile după emitere), oferindu-ți timp să corectezi eventualele greșeli înainte de trimiterea acestora[5].

Modulul e-Transport completează această integrare, simplificând gestionarea transporturilor de bunuri cu risc fiscal ridicat. Documentele necesare sunt generate și transmise rapid în SPV, iar codul UTI este preluat și vizibil direct în aplicație.

API dedicat și integrarea cu platforme online

Pentru afacerile de e-commerce, SmartBill oferă un API dedicat, care permite integrarea directă cu magazinul tău online[6]. Acesta este compatibil cu platforme precum Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Magento și multe altele.

În plus, o dată cu integrarea în platforma online sistemul se sincronizează în timp real cu comenzile din magazinul online. Poți automatiza cu ușurință procesele, cum ar fi emiterea facturilor și trimiterea lor către clienți și în SPV sau actualizarea stocurilor, economisind timp și efort.

Serviciul de relații cu clienții SmartBill

SmartBill îți pune la dispoziție mai multe opțiuni de suport tehnic, astfel încât să găsești rapid soluțiile de care ai nevoie:

  • Suport prin chat
  • Asistență telefonică
  • Centrul de resurse online

Tarife SmartBill

SmartBill îți oferă planuri tarifare flexibile, adaptate nevoilor afacerii tale, astfel încât să plătești doar pentru funcționalitățile de care ai nevoie:

  • Abonamente lunare: Tarifele încep de la 5,44 euro/lună pentru pachetul de bază, iar planurile includ funcționalități diverse, cum ar fi facturare, gestiune, și opțiuni avansate pentru managementul afacerii tale.
  • Costuri suplimentare: Unele funcționalități avansate sau integrările cu alte aplicații pot implica taxe adiționale, în funcție de specificul soluțiilor alese. De exemplu, integrarea funcției e-transport are un cost suplimentar de 1,99 eur/lună + TVA.

În plus, poți testa gratuit programul timp de 30 de zile, fără niciun cost, ca să te convingi dacă SmartBill este soluția potrivită pentru tine.

Avantaje și dezavantaje SmartBill

SmartBill este o soluție completă pentru facturare și gestiune, apreciată pentru funcționalitățile sale intuitive și integrarea cu alte platforme. Totuși, ca orice alt program, are atât puncte forte, cât și limitări. 

Avantaje SmartBill

  • Interfață ușor de utilizat: Ideală pentru utilizatorii fără experiență tehnică, cu un design intuitiv.
  • Funcționalități extinse: Include facturare personalizată, gestiune automată a stocurilor și integrare cu e-Factura și e-Transport.
  • Automatizare și economie de timp: Facturile și stocurile se actualizează automat, reducând munca manuală.
  • Integrare cu e-commerce: Compatibil cu Shopify, WooCommerce și alte platforme populare.
  • Aplicație mobilă: Acces rapid la datele afacerii oriunde te-ai afla.
  • Suport pentru contabilitate: Transfer automat al datelor către modulul de contabilitate și generare automată de note contabile.

Dezavantaje SmartBill

  • Costuri suplimentare: Funcționalitățile avansate, precum integrarea cu e-Transport sau adăugarea de utilizatori suplimentari, implică taxe suplimentare.
  • Timp de răspuns variabil: Unele recenzii menționează că suportul tehnic poate răspunde mai lent la cerințele complexe.

Wise – un alt instrument pentru afacerea ta

Pe lângă SmartBill, care se ocupă de facturare și gestiune, Wise Business este o soluție excelentă pentru gestionarea tranzacțiilor internaționale și a conturilor în mai multe valute. Cele două platforme pot fi complementare, ajutându-te să eficientizezi atât administrarea documentelor, cât și managementul financiar internațional.

Avantajele Wise Business

  • Fără taxe lunare. Plătești doar pentru serviciile utilizate.
  • Plăți internaționale la rata medie de schimb.
  • Gestionare a peste 40 de valute: Poți trimite, primi și păstra bani în mai multe monede, dintr-un singur cont.
  • Conturi locale în valute principale: EUR, USD, GBP și alte monede.

Wise Business completează perfect funcționalitățile oferite de SmartBill, ajutându-te să gestionezi cu ușurință atât partea operațională a afacerii, cât și plățile internaționale, fără costuri mari. Indiferent dacă lucrezi cu clienți sau furnizori din alte țări sau doar cauți o soluție eficientă pentru conversia valutară, Wise îți oferă flexibilitatea și transparența de care ai nevoie.

Descarcă aplicația Wise acum

De ce să alegi SmartBill?

Dacă îți dorești un program care să-ți simplifice procesele administrative, să automatizeze fluxurile de lucru și să fie mereu aliniat cu reglementările fiscale, SmartBill este o alegere  bună. Este o soluție potrivită atât pentru afacerile mici, cât și pentru cele mari, și îți oferă toate instrumentele necesare pentru o gestiune eficientă.

Ce limitări are SmartBill?

Pentru afacerile cu bugete restrânse, costurile suplimentare pentru funcționalitățile avansate pot fi o provocare. În plus, utilizatorii care au nevoie de suport tehnic rapid ar putea întâmpina dificultăți ocazionale în cazurile mai complexe. Totuși, pentru antreprenorii care înțeleg avantajele automatizării și sunt dispuși să investească în eficiență, aceste aspecte sunt minore în comparație cu beneficiile oferite.

Dacă îți dorești o soluție completă pentru facturare și gestiune, SmartBill este un instrument extrem de util. Totuși, dacă afacerea ta implică numeroase tranzacții internaționale, Wise Business poate fi o opțiune complementară.

Surse folosite, verificate in ianuarie 2025

[1] www.smartbill.ro - Facturare

[2] www.smartbill.ro - Gestiune

[3] www.smartbill.ro - POS

[4] www.smartbill.ro - Contabilitate

[5] www.smartbill.ro - E-factura

[6] www.smartbill.ro - API

[7] www.smartbill.ro - Contact

[8] www.smartbill.ro - Resurse

[9] www.smartbill.ro - Prețuri


*Te rugăm să consulți termenii de utilizare și disponibilitatea produsului pentru regiunea ta sau să vizitezi Taxele și prețurile Wise pentru cele mai recente informații despre prețuri și taxe.

Această publicație este furnizată în scopuri de informare generală și nu constituie consultanță juridică, fiscală sau de altă natură profesională din partea Wise Payments Limited sau a filialelor și afiliaților săi. De asemenea, nu este concepută ca un substitut pentru obținerea de consultanță din partea unui consilier financiar sau a oricărui alt profesionist.

Nu oferim nicio declarație sau garanție, expresă sau implicită, că acest conținut al publicației este corect, complet sau actualizat.

Bani fără frontiere

Află mai multe

Sfaturi, știri, și actualizări pentru locația ta