Comment obtenir un exemple de feuille de route déplacement ?

Vous partez en voyage à l’étranger ? Vous organisez un déplacement professionnel avec vos équipes ? La feuille de route est un document important permettant d’anticiper les déplacements et de justifier les notes de frais. Conséquence : nous conseillons aux personnes en voyage d’affaires de remplir et d’actualiser une feuille jour après jour.

Dans cet article, ci-dessous un exemple de feuille de route à copier / coller.

Et pour permettre à vos collaborateurs d’intégrer les justificatifs de leurs frais professionnels en quelques clics, nous vous conseillons d’ouvrir un compte Wise Business. C’est facile, rapide, pratique et jusqu’à 7 fois moins cher qu’une banque.

Et pour cause, vous réglez des frais uniques de 50 € à l’ouverture : pas de cotisation mensuelle ni frais de tenue de compte !

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Feuille de route déplacement professionnel : Pour quoi faire ?

Tenir une feuille de route lors d’un déplacement professionnel est optionnel. Que ce document soit imposé ou non par votre manager ou le gérant de la société, la tenue d’une feuille de route est toutefois recommandée.

• Avant le déplacement, la feuille de route permet d’organiser des rendez-vous avec des clients. Vous justifiez ainsi la raison de votre déplacement professionnel en France ou à l’étranger. Cela vous permet également de prévoir un budget et ce, avec l’accord de votre hiérarchie.

Remarque : vous pouvez joindre à la feuille de route une fiche d’information concernant le pays où vous prévoyez de voyager (rendez-vous sur France Diplomatie).

• Après le déplacement professionnel, la feuille de route permet de justifier les déplacements / les rendez-vous et le temps consacré à des clients ou à des fournisseurs / les frais d’hébergement et de restauration / les frais de transport, le tout auprès de votre employeur.

Modèle de feuille de route déplacement professionnel

Ci-dessous un modèle de feuille de route lors d’un déplacement professionnel. Nous vous recommandons de faire un copier / coller du contenu, en fonction du nombre de jours prévus.

Et pour permettre aux équipes d’ajouter les justificatifs professionnels et notes de frais en quelques clics, nous vous conseillons d’ouvrir un compte Business Wise.

Une telle solution de paiement permet aussi aux collaborateurs de régler avec une carte de débit internationale. Pour ouvrir un compte Business Wise, c’est 50 € en une seule et unique fois (pas de cotisation mensuelle ni de frais de tenue de compte).

Que faut-il savoir lors des déplacements professionnels ?

Conserver et intégrer les notes de frais

Pour chacun des déplacements professionnels, vous devez conserver les reçus.

Dans certains cas, vous avez même la possibilité d’ajouter vous-même les justificatifs dans l’application bancaire ou la solution de paiement Business de votre employeur.

Voici des exemples de reçus à conserver :

• Notes de restaurant
• Justificatifs de titres de transport (avion, train, bus, taxi…)
• Notes d’hôtel ou d’hébergement professionnel
• Frais relatifs à la bonne conduite de votre mission professionnelle (achat d’une connexion internet temporaire par exemple)

Avec le compte Wise Business, les collaborateurs peuvent honorer leurs frais professionnels grâce à une carte de débit internationale et ajouter les justificatifs eux-mêmes. Cette solution alternative aux banques classiques est idéale pour gagner du temps et faire des transferts au taux réel du marché dans plus de 40 devises !

Justifier les déplacements professionnels

Lors des déplacements professionnels, la feuille de route permet à l’employeur de connaître l’itinéraire de ses salariés. Ceux-ci justifient ainsi les paiements réalisés avec la carte d'entreprise. Ce document permet aussi aux employés de motiver les rendez-vous.

Grâce à la feuille de route, les collaborateurs ont par exemple l’opportunité de :

• Préciser l’identité du fournisseur ou du client
• Préciser la marchandise ou la prestation de service à proposer
• Préciser le montant des ventes attendues / réalisées
• Faire des retours concernant chacun des rendez-vous

Nous conseillons de transmettre toutes les informations pertinentes.

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FAQ : Comment obtenir un exemple de feuille de route déplacement

Comment faire une feuille de route pour un déplacement ?

Vous souhaitez faire une feuille de route pour un déplacement ?

Nous vous conseillons de faire un copier / coller du modèle ci-dessus, à imprimer selon le nombre de jours de déplacement.

Vous pouvez également ouvrir un document Word et décrire les étapes de votre journée.

Voici les informations à faire figurer :

• Vos noms et prénoms
• Le poste que vous occupez
• Les motifs du déplacement professionnel
• La date d’arrivée et la date de départ
• Les modes de transport utilisés
• Le ou les lieu(x) d’hébergement(s)
• Le motif, l’ordre du jour et les transport(s) utilisé(s) pour chacun des rendez-vous
• Le ou les lieu(x) de restauration

Chaque fois que c’est pertinent, vous avez la possibilité d’ajouter les numéros de facture ou d’intégrer les notes de frais.

Qu’est ce qu’une feuille de route pour un déplacement ?

Lors d’un déplacement professionnel, la feuille de route permet de synthétiser les trajets effectués par le salarié. Il s’agit de préciser les étapes d’un itinéraire. Une feuille de route est également pertinente pour justifier tous les frais professionnels. `

Il doit y avoir une logique entre l’itinéraire d’un côté et les notes de frais de l’autre.

Comment organiser un voyage professionnel à l’étranger ?

Pour organiser un voyage professionnel à l’étranger, les collaborateurs doivent commencer par le justifier auprès de leur hiérarchie.

Ils peuvent par exemple contacter des prospects et préciser les informations suivantes :

• Type de clients
• Motif de la rencontre et ordre du jour envisagé
• Nom de l'entreprise
• Enjeux financier
• Autre (préciser)

Pourquoi faire une feuille de route ?

Lors d’un déplacement professionnel, la feuille de route permet d’anticiper les rendez-vous ainsi que les moyens de transport, d’hébergement voire de restauration Ce document est utile car il justifie les notes de frais générées au cours du voyage d’affaires.

Votre équipe part régulièrement en voyage d’affaires ? Vous avez besoin d’une solution de paiement sûre, fiable et pratique ? Nous vous recommandons le compte Business Wise.

Il permet entre autres l’intégration en quelques clics des notes de frais par vos employeurs. Ces derniers ont également la possibilité de dépenser partout dans le monde et sous votre contrôle grâce à une carte de débit Business internationale.