Die besten Buchhaltungssoftwares für Selbstständige in Österreich: Test & Vergleich

Seien wir ehrlich: Die Buchhaltung ist für die meisten Selbstständigen und Kleinunternehmer nicht mehr als ein notwendiges Übel. Zwischen Rechnungen schreiben, Belege sortieren und der Vorbereitung für die Steuererklärung verliert man schnell den Überblick – und noch schlimmer, wertvolle Zeit, die man eigentlich ins Business stecken könnte.

Dieser Artikel gibt dir einen umfassenden Überblick über die beste Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer, Freiberufler und Unternehmen in Österreich und zeigt dir, wie du deine Buchhaltung mit cleveren Integrationen wie Wise Business deutlich vereinfachen kannst.

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Warum die richtige Buchhaltungssoftware entscheidend ist

Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware für Freiberufler und Unternehmen kann den Unterschied zwischen stundenlanger Büroarbeit und effizienter Geschäftsführung ausmachen – denn warum alles selbst erledigen, wenn man sich auch digitale Hilfe holen kann? So kannst du deine monatliche Buchhaltung in einer Stunde erledigen statt in einem ganzen Tag – genau das macht moderne Software möglich.

Eine gute Online Buchhaltungssoftware spart dir aber nicht nur Zeit und Nerven, sondern hilft dir auch dabei, kostspielige Fehler bei der Steuererklärung zu vermeiden. Und als neue UnternehmerIn kennst du sicher das Gefühl, dir nicht ganz sicher zu sein, ob du alles richtig gemacht hast oder an alle Einzelheiten gedacht hast. Diese Unsicherheiten beseitigt die richtige Buchhaltungssoftware ebenfalls.

Die einfache Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater ist ein weiterer Vorteil: Anstatt mit Ordnern voller Belege zu kommen, gewährst du deinem Steuerberater einfach Online-Zugriff auf deine Daten. Das bedeutet: schnellere Bearbeitung, weniger Rückfragen und dadurch auch niedrigere Steuerberatungskosten, weil der Aufwand deutlich geringer ist.

Ist es wirklich notwendig, als Kleinunternehmer Buchhaltungssoftware zu nutzen?

Eine häufige Frage, die sich viele Österreicher stellen: Ist es als Kleinunternehmen oder Freiberufler überhaupt notwendig, eine Buchhaltungssoftware zu nutzen? Nein. Gesetzlich verpflichtet bist du nicht, denn es gibt keine Vorschrift, die dir die Verwendung einer Software vorschreibt.

Wichtig ist nur, dass du die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung einhältst. Das kannst du theoretisch auch mit Excel machen. In der Praxis ist das im Jahr 2025 weder zeitgemäß noch effizient.

Welche Funktionen haben Buchhaltungssoftware?

Ein Buchhaltungsprogramm ist mehr als nur ein digitales Kassenbuch, denn hier bekommst du viele verschiedene Funktionen, die deinen Geschäftsalltag erleichtern. Die meisten guten Lösungen bieten dir ein umfassendes Paket an Werkzeugen, wie zum Beispiel:

• Rechnungsstellung: Erstelle professionelle Rechnungen und Angebote.
• Kundenverwaltung: Behalte die Übersicht über alle Kontakte und Kundendaten.
• Mahnungen: Lass säumige Zahler automatisch erinnern – ohne selbst nachhaken zu müssen.
• Steuer-Rechner: Erfahre, wie viel du für deine nächste Vorauszahlung zurücklegen solltest.
• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Nutze die passende Gewinnermittlungsart für österreichische Unternehmer.
• Reverse-Charge-Rechnungen: Stelle problemlos Rechnungen für internationale Geschäfte aus.
• Kleinunternehmer-Funktion: Erstelle Rechnungen ohne Umsatzsteuer, wenn du von der Befreiung profitierst.

Das Problem dabei: Viele internationale oder auf Deutschland ausgerichtete Softwarelösungen verstehen die österreichischen Besonderheiten nicht. Sie mögen zwar praktisch sein, aber wichtige Funktionen wie die korrekte Umsatzsteuervoranmeldung nach österreichischem Recht oder die Steuervorbereitung fehlen oder funktionieren nicht richtig. Bei der Auswahl ist also durchaus Vorsicht geboten.

Die besten Buchhaltungssoftwares für Selbstständige in Österreich: Top 5

Im Gegensatz zu Kassensystemen, wo der österreichische Markt gut bedient wird, sieht es bei Buchhaltungssoftware leider etwas mager aus. Es gibt nur eine Handvoll Anbieter, die wirklich auf die Bedürfnisse österreichischer Unternehmer zugeschnitten sind. Trotzdem – oder gerade deshalb – lohnt sich ein genauer Blick auf die verfügbaren Optionen:

sevDesk

sevDesk hat sich als eine der führenden Buchhaltungslösungen im deutschsprachigen Raum etabliert und bietet mittlerweile auch spezielle Funktionen für österreichische Nutzer. Das Rechnungsprogramm überzeugt durch seine intuitive Benutzeroberfläche und die umfangreichen Funktionen.

Die Software unterstützt sowohl die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als auch die doppelte Buchführung, was sie für verschiedene Unternehmensformen praktisch macht. Außerdem gibt es spezielle Vorlagen für die Umsatzsteuervoranmeldung und andere steuerliche Dokumente – ganz auf Österreich zugeschnitten und 100% rechtskonform.

Preislich startet sevDesk bei 13,90 EUR monatlich für die Rechnungsfunktion, während das komplette Buchhaltungspaket ab 24,90 EUR zu haben ist.¹ Es gibt aber immer wieder Aktionen, bei denen du 50% sparen kannst.

FreeFinance

FreeFinance ist einer der wenigen Anbieter, der sich komplett auf den österreichischen Markt spezialisiert hat. Das merkt man sofort: Alle Funktionen sind perfekt auf die lokalen Anforderungen abgestimmt. Von der korrekten Umsatzsteuervoranmeldung über die Registrierkassenanbindung bis hin zur Reisekostenabrechnung – hier bekommst du wirklich das Gesamtpaket.

Die Software richtet sich besonders an Freiberufler und kleine Unternehmen, die Wert auf eine einfache, aber vollständige Lösung legen. Die Benutzeroberfläche ist aufgeräumt und selbsterklärend, sodass auch Buchhaltungs-Neulinge schnell zurechtkommen.

Lass dich aber vom Namen nicht täuschen – FreeFinance ist leider nicht kostenlos. Mit Preisen zwischen 12 und 35 EUR monatlich (im Jahresabo) ist FreeFinance auch für Einzelunternehmer erschwinglich.² Der österreichische Support und die lokale Expertise sind definitiv die Mehrkosten wert, wenn du eine rundum sorglose Lösung suchst.

ProSaldo

ProSaldo kann ebenfalls mit der Konkurrenz mithalten und punktet vor allem mit seiner Verknüpfung zu österreichischen Geschäftskonten bei den Großbanken. Wenn du dein Geschäftskonto bei der Erste Bank, Raiffeisen oder einer anderen großen österreichischen Bank hast, ist die Integration nahtlos. Transaktionen werden automatisch importiert und können mit wenigen Klicks den richtigen Buchungskategorien zugeordnet werden. Dazu kommen weitere Funktionen wie Anlagenverwaltung und Co.

ProSaldo startet bei nur 9 EUR monatlich für Kleinunternehmer und bietet verschiedene Pakete bis hin zur Pro-Lösung für 50 EUR.³

QuickBooks

QuickBooks ist weltweit eine der meistgenutzten Buchhaltungslösungen und bietet auch in Österreich seine Dienste an. Die Software überzeugt durch ihre Professionalität und den enormen Funktionsumfang. Von der einfachen Rechnungsstellung bis zur komplexen Projektverwaltung ist alles möglich und auch die QuickBooks Integration mit Wise funktioniert hervorragend.

Der Haken: QuickBooks ist nicht speziell auf Österreich ausgelegt. Das bedeutet, dass viele Funktionen wie die Umsatzsteuervoranmeldung nicht an die lokalen Anforderungen angepasst sind. Du kannst die Software zwar nutzen, musst aber bei steuerlichen Themen manuell nacharbeiten oder deinen Steuerberater stärker einbinden. Für international tätige Unternehmen, die ohnehin mit verschiedenen Steuersystemen jonglieren müssen, ist das möglicherweise verschmerzbar. Für rein lokal tätige Kleinunternehmer gibt es bessere Alternativen.

Die Preise starten bei 19 EUR monatlich für die Simple Start Version, wobei die meisten Nutzer eher zur Essentials Version für 27 EUR tendieren, da hier wichtige Funktionen wie die Verwaltung von Lieferantenrechnungen enthalten sind. Auch hier gibt es aber so gut wie immer Aktionen, bei denen du viel Geld sparen kannst.⁴

Billomat

Billomat ist eine deutsche Lösung, die auch von österreichischen Unternehmern genutzt werden kann. Wie QuickBooks ist auch Billomat nicht speziell auf Österreich ausgelegt. Die Grundfunktionen wie Rechnungsstellung und Belegverwaltung funktionieren trotzdem problemlos, aber bei spezifisch österreichischen Anforderungen wie der korrekten Umsatzsteuervoranmeldung musst du auf andere Anbieter ausweichen. Für Freelancer und Kleinunternehmer, die hauptsächlich Rechnungen schreiben und ihre Belege ordnen wollen, kann Billomat trotzdem eine gute Wahl sein.

Mit Preisen zwischen 19 und 99 EUR monatlich spielt Billomat im Mittelfeld.⁵

Buchhaltungssoftware Vergleich: Die Preise im Überblick

So integrierst du Wise in deine Buchhaltung

Das Wise Business Konto ist die ideale Ergänzung zu deiner Buchhaltungssoftware – dank Wise Integration. Während deine Buchhaltungssoftware sich um die Verwaltung und Dokumentation kümmert, übernimmt Wise die eigentlichen Zahlungsströme – besonders bei internationalen Transaktionen ist Wise im Vergleich zu österreichischen Banken unschlagbar günstig und transparent.

Doch das ist nicht alles:

• Verwalte mehr als 40 Währungen in einem einzigen Konto
• Erhalte lokale Kontodaten für EUR, USD, GBP und weitere Währungen
• Tausche Geld zum echten Devisenmittelkurs ohne versteckte Aufschläge
• Sende und empfange internationale Zahlungen – mit eigenen Kontodaten sogar kostenlos
• Verwalte Zugriffsrechte und erhalte Debitkarten für Mitarbeitende
• Integriere Wise nahtlos in deine Buchhaltungssoftware
• Behalte alle Transaktionen in Echtzeit im Blick über die intuitive App

Die direkte Anbindung an QuickBooks, Xero und FreshBooks automatisiert deine Buchhaltung erheblich. Sobald eine Zahlung auf deinem Wise Geschäftskontoeingeht oder du eine Überweisung tätigst, erscheint sie automatisch in deiner Buchhaltungssoftware – inklusive aller relevanten Details wie Verwendungszweck, Währung und Wechselkurs.

Das manuelle Eintippen von Belegen und Transaktionen entfällt komplett, was dir Stunden an Arbeit spart. Die automatische Synchronisation minimiert außerdem menschliche Fehler – keine vergessenen Buchungen mehr, keine Zahlendreher. Und das Beste: Für die Steuererklärung sind alle Daten jederzeit aktuell und übersichtlich aufbereitet.

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Worauf du bei der Wahl der Software achten solltest

Welche die beste Software für dich ist, kommt natürlich ganz auf dein Unternehmen an. Folgende Fragen solltest du dir bei deiner Recherche stellen:

• **Wie viel kostet das Buchhaltungsprogramm?**Das Preismodell ist oft der erste Punkt, den Gründer betrachten. Gibt es eine kostenlose Version oder zumindest eine ausführliche Testphase? Wie skalieren die Preise, wenn dein Unternehmen wächst? Bedenke, dass die günstigste Lösung nicht immer die beste ist – die Zeitersparnis durch eine gute Software rechtfertigt oft höhere Kosten.
• **Welche Funktionen benötige ich?**Die Funktionen hängen stark von deiner Unternehmensform ab. Als Kleinunternehmer mit Umsatzsteuerbefreiung brauchst du andere Features als ein umsatzsteuerpflichtiger Einzelunternehmer oder ein KMU. Überlege dir: Reicht dir eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder musst du eine vollständige Bilanzierung durchführen? Brauchst du Funktionen für die Lohnverrechnung oder arbeitest du alleine?
• **Wie intuitiv ist die Buchhaltungssoftware?**Die Benutzerfreundlichkeit ist ein oft unterschätzter Faktor. Die beste Software nützt nichts, wenn du dich nicht zurecht findest. Kostenlose Testversionen helfen dir, ein Gefühl für die Bedienung zu bekommen. Achte darauf, ob die wichtigsten Funktionen schnell erreichbar sind und ob die Navigation intuitiv ist.
• **Mit welchen anderen Programmen ist die Software kompatibel?**Integrationen werden immer wichtiger. Neben der bereits besprochenen Wise Anbindung solltest du prüfen, ob die Software mit deinen anderen Tools harmoniert. Nutzt du ein CRM-System? Hast du einen Online-Shop? Je besser die verschiedenen Systeme zusammenarbeiten, desto effizienter wird dein Arbeitsablauf.

Fazit

Die perfekte Buchhaltungssoftware Kleinstunternehmen gibt es nicht – aber es gibt die bestmögliche Lösung für deine individuellen Bedürfnisse. Für österreichische Unternehmer, die alles über ihr Buchhaltungsprogramm abwickeln wollen, sind FreeFinance oder ProSaldo die beste Wahl. Beide sind perfekt auf die lokalen Anforderungen abgestimmt und ersparen dir viel Ärger bei steuerlichen Themen.

Wenn du international tätig bist und Wert auf die Integration mit Wise legst, könnte QuickBooks trotz der fehlenden Österreich Optimierung die richtige Wahl sein. Kombiniert mit einem Wise Business Konto hast du dann ein unschlagbares Setup für globale Geschäfte.

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FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Buchhaltungssoftware in Österreich

Welche Buchhaltungssoftware ist die beste?

Das kommt ganz auf deine individuellen Anforderungen an. Für rein österreichische Geschäfte sind sevdesk, FreeFinance und ProSaldo optimal, während international tätige Unternehmer mit der QuickBooks Wise Integration besser fahren.

Welche kostenlose Buchhaltungssoftware kann ich in Österreich nutzen?

Leider gibt es keine wirklich kostenlosen Buchhaltungsprogramme für österreichische Unternehmen, die auch alle lokalen Funktionen unterstützen.

Wie viel kostet eine gute Buchhaltungssoftware?

Die meisten Anbieter haben verschiedene Pakete, die sich in Funktionen, Nutzeranzahl und Unternehmensgröße unterscheiden. Wenn du nur die einfachsten Features wie Rechnungsstellung brauchst, bist du schon ab 10 EUR monatlich dabei, für größere Unternehmen kann die Software aber auch 100 EUR im Monat kosten.

Quellen:
¹ Preise, sevdesk, Oktober 2025
² Preise, FreeFinance, Oktober 2025
³ Preise, Prosaldo, Oktober 2025
⁴ Preise, QuickBooks, Oktober 2025
⁵ Preise, Billomat, Oktober 2025