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POS系統是什麼？如何挑選POS收款機和收銀機系統？

Hoi Yi Leung
Hoi Yi Leung
2025年2月7日（超過 1 年前更新）
閱讀時間4分鐘

POS系統（Point of Sale System）是零售和餐飲業的重要營運工具，用來紀錄交易數據和管理庫存，把傳統人手記賬和點貨等程序全面電子化，靈活應用科技去簡化日常運營和提高管理效率。近年隨著科技進步，POS系統也再度升級和進化，現在只要一部平板電腦或智能手機，只要有網能連上雲端，就隨時隨地能開店了！本文為POS系統教學，詳細介紹POS系統的硬件和軟件組成部分、功能和網下和網上版本，教你挑選最適合你業務的POS系統。

目錄

POS系統是什麼？

POS系統是處理銷售交易和記錄數據的主要工具，它可以是實體店的傳統收銀機，也可以是網店中的虛擬交易管理系統。現代POS系統已電子化，通過平板電腦或智能手機搭配相關的APP即可完成交易流程。

當客人決定購買你的產品，在實體店你會用條碼掃描器去檢查貨品的售價。如果是網店，客人就可以直接將商品新增至購物車。結帳過程中，POS系統會自動為你計算帳單總額、更新庫存、處理不同形式的付款（例如現金、銀行卡、禮品卡），完成付款後生成電子或紙本收據。

整個銷售過程以及後續的庫存更新步驟都是由POS系統去提供支援，讓店主可以更高效地管理業務並進行精準的數據分析，提升運營效率和優化顧客服務。

POS系統硬件

POS系統的硬件通常包括多個組件，每個組件都有其特定的功能。POS系統的硬件通常包括：

  • 主機或終端機：運行POS軟件
  • 顯示器：展示交易信息
  • 條碼掃描器：錄入商品信息
  • 收銀機：存放現金
  • 收據打印機：打印收據
  • 支付終端：處理信用卡和行動支付等付款方式
  • 廚房顯示系統（KDS）：提示廚房或水吧員工有新訂單

POS系統軟件

POS軟件則是整個POS系統的「大腦」，負責執行各種功能來支持商業運營。POS軟件是針對不同功能而開發的應用程式，例如：

  • 銷售處理：記錄交易、計算帳單總額
  • 庫存管理：自動更新庫存、設定補貨提醒
  • 客戶關係管理（CRM）：保存顧客信息、追蹤購買歷史
  • 報告與分析：生成銷售、庫存和員工績效報告
  • 員工管理：追蹤工作時間和銷售績效
  • 餐飲業專用：桌位管理、菜單定制、QR Code電子餐牌等功能

POS系統有什麼功能？

POS系統提供多種功能，旨在支援銷售過程和庫存管理，簡化運營並提升顧客服務：

  • 價格計算：自動計算帳單總額，並可按需求設定優惠碼、銷售稅等帳單項目
  • 付款處理：支援多種付款方式，如現金、信用卡和行動支付
  • 庫存管理：實時更新庫存，線上線下都維持一致的庫存記錄，缺貨就能及時補貨
  • 營銷數據收集：利用銷售和交易數據來生成報告和圖表，協助業務分析和決策
  • 客戶關係管理：管理顧客信息（例如會員系統），提升顧客忠誠度
  • 收據生成：打印紙本收據或生成電子交易記錄

對於餐飲業，現代POS系統還可能支援：

  • QR Code點餐：食客可掃描QR Code自行點餐，減少侍應的工作量
  • 外賣APP整合：直接接收線上訂單，統一管理堂食和外賣業務

傳統線下POS系統和新式線上POS系統有什麼分別？

特點傳統線下 POS 系統新式線上 POS 系統
硬件需求需要專用硬件，安裝成本較高通常只需iPad或手機，不需額外配置硬件
資料儲存數據存於本地伺服器，或需手動備份數據存儲在雲端，自動備份
更新與維護通常要由專業人員手動更新，維護成本高軟件自動更新，維護成本較低
操作靈活性硬件安裝在特定位置，只能在指定位置結帳員工可拿著iPad或手機隨時走動，只要有網絡就能操作
額外功能可能需要添加新的終端設備或升級本地伺服器由於是基於雲端，通常可以通過軟件更新直接啟用
成本結構一次性高額投資，再加後續維護費用通常為訂閱制，每月支付固定費用

如何挑選POS機？

挑選POS機時，首先需要根據你的業務類型來決定最合適的選擇。這樣可以確保POS系統能夠滿足業務需求並提升運營效率。以下是選擇POS機時需要考量的四個關鍵因素：

  • POS機價格：綜合考慮硬件成本、軟件訂閱及後續維護費用
  • 營運管理功能需求：例如付款處理、庫存管理、客戶關係管理和數據分析
  • 使用便利性：選擇操作簡單、易於上手的系統，減少員工培訓時間和成本
  • 可擴展性：靈活的POS系統能適應業務增長，添加新功能或整合第三方應用

對於經驗不多的創業新手，選擇營運支援工具時要平衡成本和功能，除了重要的POS系統之外，如果有需要從海外入貨，國際匯款支付供應商賬單也是很重要的一環。你可以考慮選擇目前有62.5萬活躍商業用戶的Wise，用一個戶口管理和兌換外幣，隨時隨地匯款海外和接收轉賬，盡享以下功能：

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資料來源：
  1. Square：What Is a Point-of-Sale System And How Does It Work?
  2. Stripe：How to choose a POS system

資料檢查日期：2025年2月7日

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