Hvordan lage en faktura selv? En komplett guide på faktura

Mange lurer på hvordan de skal lage en faktura, og hvilke regler og forskrifter som gjelder for utsendelse. Både bedrifter og privatpersoner har lov til å sende ut faktura, men kriteriene kan være forskjellige.

Derfor har vi laget en komplett guide til hvordan du kan lage egne fakturaer innenfor Norge og til utlandet. I tillegg får du vite hvordan du kan sende en faktura til utlandet med en Wise bedriftskonto for raskere transaksjoner, og for å spare penger på valutapåslag og gebyrer.

Lær mer om Wise

Hvordan lage en faktura?

Det finnes flere metoder for å lage en faktura, enten med et fakturasystem, eller at du kjøper inn giroblanketter. Men det enkleste er å benytte seg av online tjenester som støtter fakturering i forskjellige formater, og disse koster svært lite.

Fordelen med å bruke et online fakturasystem er at du får lagret all informasjon som du skal ha med på hver enkelt faktura, og gjør det enklere å produsere, fremfor å stadig kjøpe inn giroblanketter.

Fakturaprogrammer

I Norge finnes det flere forskjellige rimelige programvarer du kan bruke til å fakturere, både som privatperson og bedrift.

Du kan for eksempel bruke:

• Debet.no - Du kan sende 5 faktura gratis per år, og 29,- per måned for ubegrensede utsendelser.
• Fakturert.no - Det er ingen fast månedsavgift, og du kan sende e-postfaktura gratis. 45 kroner for brevpost.
• Nettgiro.no - Du kan sende ubegrenset faktura i pdf-format per e-post. 32 kroner for brevpost.
• Sendregning.no - Støtter avtalegiro, eFaktura og brevpost og koster 8 kroner per forsendelse.
• Lucaregnskap.no - Gir muligheten til å sende ut Vipps-faktura, e-postfaktura og EHF for en flat pris på 99 kroner per måned.

Til sammenligning koster det ca. 100 kroner for 100 giroblanketter¹, hvor du i tillegg må betale postforsendelse på 45 kroner. Da blir det fort rimeligere med en nettbasert løsning over tid.

Du kan selvsagt fakturere kunden for fakturagebyret, men som regel ser de fleste kunder veldig negativt på dette.

Kan du lage din egen faktura?

For privatpersoner eller enkeltmannsforetak er det ingen spesielle krav til å bruke et fakturaprogram. Dette betyr at du enkelt kan opprette dem selv i et Word-dokument eller Excel. Da kan du opprette egne maler og skrive ut på en giroblankett. Det viktigste er at du blir kjent med alle punktene som skal være med i en faktura, og at de er maskinelt nummerert.

For AS er det derimot krav til at firmaet må sende faktura gjennom et SAF-T-basert fakturaprogram.² Dette er skatteetatens egen bransjestandard, utviklet i samarbeid med bransjeorganisasjoner og systemutviklere for fakturaprogram.

Hva skal en faktura inneholde?

I Norge har vi en bokføringslov³ som spesifiserer hvilken informasjon som skal være med på en faktura. Dette innbefatter:

• Dato når varen ble kjøp
• Dato når faktura ble sendt
• Datagenerert fakturanummer (eller fra kjøpt giroblankett)
• KID-nummer eller annen identifikasjon på betalingen
• Navn, adresse og eventuelt organisasjonsnummer til selger
• Navn og adresse til mottaker
• Beskrivelse av varen
• Antall varer og priser for hver enkelt vare
• Pris skal være oppgitt i norske kroner
• Summen skal inkludere totalbeløpet og eventuell mva

Disse punktene er veldig viktige å ha med for at en faktura skal være gyldig. Det er altså ikke nok å ha en adresse til kunde, totalbeløp og et KID-nummer.

Utsendelsesdato og betalingsfrist er også viktige elementer dersom kunden ikke betaler for seg. I tillegg må det spesifiseres hvilken dato varen/tjenesten ble kjøpt.

Hvordan sende fakturaen?

Her skal vi gå gjennom de forskjellige metodene som er vanlig i Norge for å utstede en faktura:

• Brevpost: Du kan sende giro per post så lenge du har korrekt adresse og navn på mottaker.
• eFaktura: Denne fakturaen sendes direkte til kundens nettbank
• E-post faktura: Fakturaen sendes som et vedlegg i pdf-format til kundens e-postadresse.
• Avtalegiro: En fast betalingsavtale som opprettes gjennom nettbanken, og kan kun opprettes av foretak.
• EHF-faktura: For utsendelse til organisasjoner i Norge med mottak direkte i regnskapssystemet.

Mange benytter seg også av systemer som sender Vipps-faktura. Dette er en egen implementert løsning med Vipps, hvor kunden får regningen når du logger inn på appen.

Hvis spørsmålet er hva kundene foretrekker, vil nok de fleste si at de vil ha fakturaer tilsendt digitalt på en eller annen måte. Dette unngår også problemer rundt at kundene ikke får fakturaen som du sender ut.

Hvordan sende en faktura i et enkeltpersonforetak?

Som nevnt tidligere har enkeltmannsforetak litt lempeligere krav enn AS. Du kan fint sende faktura som enkeltmannsforetak, men du må forholde deg til de samme punktene ovenfor som skal være med på hver enkelt faktura.

Så lenge du følger disse retningslinjene, kan du bruke et hvilket som helst fakturaprogram eller manuelle giroer for utsendelse. Vi anbefaler derimot at du velger en løsning som støtter eFaktura, eller avtalegiro dersom det er snakk om abonnement.

Hvordan sende faktura som privatperson?

Som privatperson kan du sende faktura for inntil 70 000 kroner per år skattefritt per 2023.⁴ Over denne grensen er du nødt til å opprette et organisasjonsnummer.

Fakturasystemet som vi nevner ovenfor støtter også muligheten for at privatpersoner kan bruke dem. I tillegg kan du også kjøpe giroblanketter i en bokhandel.

Hvordan sende fakturaer til utenlandske kunder?

Dette kommer litt an på hvilket land du skal sende en faktura til. Innenfor EU er det nå mulig å sende eFaktura direkte til kundens nettbank, uavhengig av hvilket EU/EØS land kunden befinner seg i.⁵

Det er norske Digdir, tidligere Difi, som ledet prosjektet i 2012 og skapte Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL), for å gjøre det enklere å sende digitale fakturaer innenfor alle EU-land.

E-postfaktura kan derimot være et godt alternativ til kunder i USA eller andre land som ikke befinner seg innenfor EU.

Her er forskjellene fra å sende en faktura i Norge og til utlandet:

• Ta med IBAN, BIC/SWIFT: Det viktigste å huske på er at du må også oppgi IBAN-nummer og BIC/SWIFT-kode til bankkontoen som er oppført på fakturaen. Hvis ikke vil pengene bli sendt tilbake til kunden, fordi banken ikke finner ut av hvor de skal sende pengene til.
• Ikke ta med MVA: Selger du varer eller tjenester til utlandet er dette momsfritt. Derfor skal du ikke spesifisere norsk moms.
• Spesifiser valuta: Du må bli enig med kunden om priser skal spesifiseres i NOK eller i en annen valuta.
• Beregn riktig pris: Det som er mest utfordrende med å sende utenlandske fakturaer er valutakursen. I enkelte tilfeller kan du fort ende opp med mindre penger enn det du har forestilt deg, på grunn av høye valutapåslag og dyre gebyrer. Heldigvis finnes det en god løsning på dette fra Wise.

Få internasjonale fakturaer betalt med en Wise bedriftskonto

Nå som du vet hvordan du sender en faktura, vil du sørge for at fakturaene dine blir betalt i tide med korrekt beløp.

Fakturering av internasjonale kunder har enda et lag av kompleksitet på grunn av ulike valutaer og potensielle betalingsforsinkelser. En Wise bedriftskonto kan hjelpe med dette.

Wise er et trygt alternativ som brukes av over 300 000 bedrifter i alle størrelser.

Her er noen av de viktigste fordelene:

• Betaling i lokal valuta for raskere transaksjoner og korrekt beløp.
• Du slipper å betale dyre valutapåslag når du benytter deg av den lokale valutaen.
• Få muligheten til å opprette 10 lokale kontoer, inkludert USD, EUR og GBP.
• Det er ingen månedlige eller årlige vedlikeholdskostnader.
• Du trenger ikke å betale et stort depositum for å åpne en utenlandsk bankkonto.

Med Wise, trenger du ikke å åpne flere kostbare internasjonale kontoer. Alle valutaene dine holdes på én konto som er enkel å administrere.

Du kan også betale fakturaer eller leverandører over hele verden med lave og transparente gebyrer.

Skaff deg en Wise bedriftskonto

Vanlige spørsmål

Kan jeg opprette en faktura i Word?

For privatpersoner eller enkeltmannsforetak er det lov å opprette en faktura i Word. Men det er viktig å huske på at fakturanummeret må være produsert og ikke repeteres på andre fakturaer.

Kan jeg opprette en faktura i Excel?

Du kan opprette en mal i Excel som du bruker som utskrift på giroblanketter. Derimot kan dette være mer tidkrevende og komplisert enn å bruke en online fakturatjeneste.

Hvor mye koster det å sende en faktura?

Dette kommer litt an på hvilken løsning du velger. En papirfaktura koster ca 1 kroner per giro og 45 kroner i forsendelse per post. Et fakturaprogram på nett kan koste rundt 99,- per måned, og du kan sende så mange fakturaer du vil digitalt til kunden på enten e-post eller som eFaktura.

Kan jeg opprette et eget KID-nummer?

For å opprette et eget KID-nummer på en faktura må du ha en OCR-avtale med banken din. Dersom du er privatperson eller enkeltmannsforetak, kan du eventuelt benytte kundenummer eller annen form for identifikasjon på betalingen. Men husk at kunden som regel blir belastet gebyrer for å betale en faktura uten KID.

Må alle varer spesifiseres på en faktura?

I utgangspunktet skal alle varer og tjenester som kunden betaler for være spesifisert på fakturaen. Dette er for at kunden skal kunne identifisere hva de har kjøpt, og det er enklere for deg å innkreve via inkasso dersom kunden ikke betaler.