Hva er en EHF-faktura? Forklaring og veiledning

EHF-faktura er en elektronisk regning som sendes mellom organisasjoner i Norge. Men er det mulig for privatpersoner å bruke løsningen, og kan du sende regninger til utlandet i EHF-format? Her skal vi gå gjennom alle krav for å sende og motta EHF-faktura, og i tillegg hvordan du kan spare penger ved å bruke en Wise bedriftskonto for å sende og motta fakturaer fra utlandet.

Lær mer om Wise

Hva er en EHF-faktura?

En EHF-faktura, som står for Elektronisk Handelsformat, er en spesiell type faktura i Norge. Den er tilpasset internasjonale standarder og brukes av både statlige, kommunale og private organisasjoner for å motta regninger.

Det spesielle med en EHF-faktura er at den sendes elektronisk direkte fra avsenderens system til mottakerens økonomisystem. Dette betyr at når mottakeren får fakturaen, blir den automatisk lest og behandlet av datamaskiner, noe som sikrer rask og nøyaktig levering til riktig mottaker.

For å kunne sende slike elektroniske fakturaer i EHF-format, må avsenderen bruke et spesielt fakturasystem som støtter dette formatet¹.

Hvordan sende en EHF-faktura?

Å sende en EHF-faktura er en enkel prosess når du benytter deg av fakturasystemer som støtter dette formatet. Prosessen er veldig lik å sende en eFaktura eller via e-post. Her er trinnene for å sende en EHF-faktura:

Trinn 1: Opprett faktura

Begynn med å opprette fakturaen på samme måte som du ville gjort for andre fakturaer. Dette innebærer å legge inn alle nødvendige fakturadetaljer som beløp, forfallsdato og eventuelle spesifikasjoner for tjenester eller varer som skal betales.

Trinn 2: Registrer organisasjonsnummer

Det viktigste trinnet for å sende en EHF-faktura er å registrere kundens organisasjonsnummer. Dette nummeret er en unik identifikator for mottakeren, og er avgjørende for at fakturaen skal sendes i riktig format. Du kan legge inn organisasjonsnummeret enten i kundelisten din, eller når du oppretter selve fakturaen og velger forsendelsesmåte. Dette får du muligheten til i regnskapssystemer som støtter EHF.

Trinn 3: Automatisk sjekk

Når du har registrert kundens organisasjonsnummer, vil systemet automatisk sjekke nummeret opp mot det sentrale adresseregisteret for EHF. Dette registeret inneholder informasjon om hvilke organisasjoner som kan motta EHF-fakturaer. Hvis mottakeren er registrert som en EHF-mottaker, vil fakturasystemet automatisk foreslå å benytte EHF-formatet.

En stor fordel med å sende EHF-fakturaer er at du ikke trenger å bekymre deg for å ha riktig e-postadresse eller postadresse for mottakeren. Organisasjonsnummeret til kunden fungerer som adresse, og dette sikrer at fakturaen når riktig sted.

Når EHF-fakturaen er sendt, vil du motta en kvittering som bekrefter at den har blitt levert til mottakeren. Det er viktig å oppbevare denne kvitteringen for dokumentasjon og sporbarhet. Vær oppmerksom på at selv om EHF-fakturaen sendes elektronisk, krever loven fremdeles at purringer og betalingspåminnelser sendes på papir.

Krav til utsendelse av EHF-faktura

For å utstede en EHF-faktura må du følge de samme lovbestemmelsene som gjelder for alle fakturaer:

1. Spesifisering: På hvilken som helst faktura er du nødt til å inkludere hvilke varer som ble solgt, priser og moms. Det må også være klare datoer for utsendelse, betalingsfrist og når varen ble kjøpt.
2. Organisasjonsnummer: For at du skal kunne sende en EHF-faktura er mottaker nødt til å ha et norsk organisasjonsnummer. Dette er den eneste identifikasjonen du trenger på regningen for at den skal leveres til riktig firma, og for å sjekke om kunder har betalt.
3. ELMA-registrering: For at mottaker skal kunne motta en EHF-faktura, er mottaker nødt til å være registrert i ELMA, som er det sentrale registeret for EHF-fakturaer. Hvis ikke vil du ikke få opp noe informasjon på organisasjonsnummeret for å sende regningen. Derimot er det ikke krav til at bedrifter som utsteder fakturaen er registrert i ELMA³.

Hva koster det å sende EHF-faktura?

Det finnes forskjellige løsninger. Du kan enten betale månedlig for et regnskapsprogram som støtter EHF-faktura, eller du kan betale en viss sum per regning som blir utsendt. Her skal vi se på 2 forskjellige løsninger:

Fiken.no - Fiken er et totalt regnskapsprogram som inkluderer EHF-fakturautsendelse. Hvis du trenger et komplett regnskapsprogram med fakturaløsning koster dette 189 per måned. Du betaler ingenting per EHF-faktura som blir utsendt.

Sendregning - Passer for dem som allerede har et regnskapsprogram, men trenger en enkelt metode for å sende EHF-faktura. Prisen er 11 kroner per faktura.

Debet.no - Et faktura- og inkassoprogram på nett som lar deg sende EHF-fakturaer fra 3 til 25 kroner per utsendelse, avhengig av hvilket abonnement du velger. Løsningen passer for dem som vil ha muligheten til å følge opp ubetalte fordringer.

Kan privatpersoner sende EHF-fakturaer?

Privatpersoner kan ikke sende EHF-faktura, ettersom regningen blir sendt fra organisasjonsnummer til et organisasjonsnummer. Derimot er det fullt mulig for privatpersoner å sende enten eFaktura eller e-postfaktura. I Norge kan privatpersoner sende faktura for inntil 70.000 kroner per år, før de er nødt til å opprette et organisasjonsnummer.

Hvordan motta en EHF-faktura?

For å motta EHF-faktura er du nødt til å være registrert i ELMA-registeret i Norge. For å betale fakturaen er du også nødt til å ha et regnskapsprogram som støtter EHF-formatet. Hvis ikke har du ikke mulighet til å motta en EHF-faktura fra andre organisasjoner. Du bør også registrere deg i Peppol², som er et felles oppslagsverk for bedrifter innen EU/EØS.

Dette gir deg også muligheten til å søke opp bedrifter i utlandet, dersom du skal sende faktura til andre land. Tenk på Peppol som et elektronisk postkontor som leverer pakken videre til mottaker.

EHF fakturaer fra utlandet

Bedriften må være registrert i Peppol for å kunne motta en EHF-faktura. Derimot er dette kun en løsning som fungerer innenfor EU/EØS. Skal du sende fakturaer ofte til USA eller andre land utenfor EU, kan dette bli svært utfordrende dersom du ikke har en lokal bankkonto i landet. Da kan Wise være et ypperlig alternativ, uten at du trenger å møte opp fysisk i en lokal bank for å opprette en konto for betalinger.

I tillegg taper bedrifter i Norge mye penger på gebyrer og valutapåslag ved å motta betalinger fra utlandet.

Motta internasjonale betalinger i tide, uten de høye gebyrene - velg Wise

En enkel måte å motta betaling av kunder i forskjellige valutaer er med en spesialisert løsning som en Wise bedriftskonto.

Når du registrerer deg hos Wise, vil du motta lokale bankdetaljer i 9 forskjellige valutaer, for eksempel EUR og USD. Det eneste du trenger å gjøre er å oppgi de riktige detaljene på fakturaen. Kunden din kan betale deg i sin egen valuta, akkurat som om du også er basert i deres land.

Her er noen av de viktigste fordelene med en Wise bedriftskonto:

• Veksle pengene om til norske kroner for en liten avgift og til midtkursen i markedet
• La pengene stå i din en Wise bedriftskonto-saldo for å gi deg meravkastning
• Send nøyaktige beløp til kundene dine, eller lønninger til utenlandske ansatte
• Opprett fysiske kontoer i flere forskjellige land, uten å måtte møte opp personlig

Du kan til og med be om betaling ved å dele en betalingslink med kunden din. Det er den raskeste, enkleste og mest kostnadseffektive måten å få betalt av internasjonale kunder.

Skaff deg en bedriftskonto hos Wise

Hvem kan motta EHF-fakturaer?

Alle som er registrert i ELMA kan motta EHF-fakturaer³. Du må også ha et regnskapssystem som støtter denne type elektroniske fakturaer. Du kan til og med motta fakturaer fra andre land dersom du er registrert i Peppol², som er et lignende oppslagsverk som ELMA i Norge og gjelder for alle EU-land.

Hva er fordelene med EHF-fakturaer?

Det er flere fordeler med EHF-fakturaer, blant annet:

• Korrekt utsendelse til riktig organisasjon
• Tidsbesparende ettersom fakturaen sendes med en gang
• Lavere kostnader i forhold til brevpost
• Fakturaen sendes direkte til regnskapssystemet fremfor nettbanken

Vanlige spørsmål

Hva er forskjellen mellom eFaktura og EHF? Er det det samme?

EHF-faktura og eFaktura er ikke det samme. En eFaktura kan sendes av privatpersoner og organisasjoner direkte i nettbanken til mottaker. En EHF-faktura er en løsning for å sende fakturaer mellom organisasjoner i Norge. Denne løsningen fungerer kun dersom mottaker og avsender har et norsk organisasjonsnummer.

Hva er PEPPOL?

Peppol⁴ er et europeisk oppslagsverk for utsendelse av elektroniske fakturaer innenfor EU/EØS. Peppol står for Pan European Public Procurement Online, og er et system som ble utviklet i 2012 for å gjøre det enklere å sende eFaktura til andre land.

Hva er ELMA?

Dette er et særnorsk register som er veldig likt Peppol. Det er mer eller mindre et oppslagsverk for norske bedrifter, hvor man kan søke dem opp etter organisasjonsnummer. Deretter blir regningen sendt direkte til mottakerens regnskapssystem.