Come pagare una fattura internazionale

I business stanno diventando sempre più globali. A prescindere dalla dimensione della tua azienda, è probabile che prima o poi una fattura internazionale arrivi sulla tua scrivania.

In genere le comuni fatture del tuo paese non comportano commissioni eccessive o procedimenti complessi, ed è giusto aspettarsi lo stesso dalle fatture internazionali.

Abbiamo creato questa guida per mostrarti il modo migliore per inviare pagamenti business all'estero.

• Perché fare affari a livello internazionale?
• Non farti fregare quando invii denaro all'estero
• Il modo migliore per pagare una fattura internazionale
• Comprendere la tua fattura internazionale
• L'IVA va inclusa nelle fatture internazionali?

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Perché fare affari a livello internazionale?

Dalle piccole boutique ai negozi di e-commerce, dalle start-up alle agenzie: sono poche le aziende che non traggono profitto dal commercio internazionale.

Pagare talenti, prodotti e servizi internazionali può aprire nuove opportunità e permettere alle aziende di essere più competitive.

Le grandi aziende non sono le sole a lasciare il segno all'estero: il nostro studio YouGov nel Regno Unito ha rivelato che un maggiore utilizzo di risorse internazionali ha un impatto molto positivo sulle piccole e medie imprese (PMI).

Tre quarti dei business che operano anche solo in parte oltre i confini britannici ha affermato che ciò ha permesso loro di aumentare la loro redditività.

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Non farti fregare

Se non sai quale sia il modo più semplice ed economico in cui pagare una fattura internazionale, non sei il solo.

Attualmente, il modo più diffuso in cui le PMI inviano denaro all'estero è attraverso un conto bancario business, che può comportare costi molto elevati.

Ecco i costi che un business britannico deve sostenere per pagare una fattura da 2000 €:

Purtroppo molte piccole e medie imprese non ne sono a conoscenza, poiché le commissioni bancarie sono nascoste al momento della transazione.

Lo studio di YouGov ha rivelato che più di un quarto (28%) delle piccole e medie imprese britanniche credeva di aver risparmiato con la propria banca, e che i trasferimenti fossero gratuiti o a un costo fisso. Nessuna delle due alternative era però vera.

Uno su cinque (19%) ha ammesso di non aver idea di come fosse addebitato.

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Il modo migliore per pagare una fattura internazionale

Sarai abituato ad usare il tuo conto business per pagare le fatture locali, perciò potresti credere che pagare le fatture internazionali allo stesso modo possa essere l'opzione più facile.

Più della metà delle PMI nel Regno Unito che effettuano pagamenti internazionali fanno così. Tuttavia, le banche si approfittano dello status quo per addebitare commissioni eccessive e fornire una tecnologia obsoleta per i pagamenti internazionali.

La buona notizia è che ci sono diverse opzioni per inviare denaro all'estero che potrebbero permetterti di risparmiare denaro e che sono anche più facili.

Il tuo conto bancario aziendale

Le banche possono addebitare commissioni eccessive sui pagamenti internazionali ed aggiungere un margine nascosto sul tasso di cambio quando convertono la valuta a un tasso alterato - vedi la tabella sopra per saperne di più.

Invece del tasso di cambio reale - quello mostrato sui giornali e che trovi su Google - le banche mostrano un tasso meno favorevole a chi intende cambiare il proprio denaro.

L'anno scorso solamente nel Regno Unito, uno studio ha rilevato che le PMI erano state sovra-addebitate di 4,078,000,000 £ pagando per prodotti, servizi e personale all'estero. Che equivale a circa 10 volte di più di quanto le grandi aziende hanno perso in commissioni bancarie sui pagamenti internazionali nello stesso anno.

La perdita corrisponde a circa 755 £ per azienda, e i costi lievitano se si pagano molte fatture internazionali.

PayPal

PayPal è un altro modo popolare tra le PMI per effettuare pagamenti internazionali.

Come le banche, anche PayPal addebita un margine sulla conversione della valuta. A differenza delle banche, tuttavia, guadagnano qualche punto per l'onestà.

Loro spiegano che il trasferimento di denaro da una valuta all'altra viene addebitato al tasso di cambio al commerciale, oltre ad una commissione aggiuntiva per la conversione della valuta. Infatti, le loro commissioni di conversione valuta (il 2,5% sul tasso medio di mercato oltre alle commissioni di transazione) possono arrivare allo 4.5%.

Aggiunta la loro commissione, Paypal ti mostra il tasso di conversione. Ricordati però che non si tratta del tasso di cambio effettivo.

Anche se a scuola eri bravo in matematica, capire qual'è la commissione dedotta da Paypal è abbastanza complicato.

Wise per Business

Più di 500 milioni di sterline vengono trasferite da Wise ogni mese e la piattaforma è sempre più usata dalle piccole e medie imprese per pagare le loro fatture internazionali.

Di conseguenza, Wise ha lanciato un prodotto dedicato, Wise per Business, che rende l'invio di denaro sino a 7 volte più economico rispetto a un conto bancario business.

Il procedimento è semplice, e paghi solamente una piccola commissione che viene sempre mostrata in anticipo. Il denaro viene inviato al tuo fornitore all'estero al tasso di cambio medio di mercato.

Come le grandi banche ed istituzioni finanziarie, Wise è completamente regolata dalla Financial Conduct Authority e verifica l'identità i suoi utenti per proteggerli contro le frodi o il riciclaggio di denaro.

Wise usa una tecnologia intelligente per l'invio di pagamenti internazionali, così paghi di meno. Scopri come Wise lavora qui.

Non ci sono commissioni nascoste, puoi sempre controllare il costo del trasferimento in anticipo. Visita wise.com per scoprire quanto ti costerebbe un pagamento internazionale e confronta i costi con quelli che addebiterebbe una banca o PayPal.

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Assicurati di comprendere la tua fattura internazionale

La fattura è una ricevuta che viene emessa dal fornitore di un prodotto o servizio. Contiene i termini di pagamento e tutti i dettagli che di cui hai bisogno per saldarla. Dal punto di vista del cliente, può essere anche definita fattura di acquisto. Allo stesso modo, il venditore potrebbe chiamarla fattura di vendita.

Nel Regno Unito, chiunque fornisca un prodotto o un servizio al tuo business deve emettere una fattura se avete entrambi una partita IVA.

Le fatture internazionali potrebbero avere una valuta diversa e regole separate per l'IVA, ma dovranno comunque rispettare lo stesso formato previsto per i fornitori nel tuo paese.

Ecco alcuni elementi che dovrebbero essere presenti su tutte le fatture internazionali che ricevi:

La parola 'invoice', ovvero 'fattura'

Ciò evita confusione ed è inoltre un requisito legale nel Regno Unito. Può sembrare ovvio, ma per evitare di mischiare le ricevute con le fatture, assicurati che i tuoi fornitori non dimentichino di inserire il termine "fattura".

Data di emissione

Solitamente si tratta della data in cui il fornitore ti ha mandato (o "creato") la fattura.

Il nome e l'indirizzo del fornitore

Dovrà scrivere il suo nome ed indirizzo legale, sia che sia una società o un individuo.

Il nome e l'indirizzo dell'acquirente

Assicurati che vengano inseriti il tuo nome ed indirizzo corretti.

Numero di riferimento

Ogni fornitore ha il proprio sistema, ma dovrebbe in ogni caso fornire un numero di fattura unico. Solitamente, si tratta dell'anno seguito dal numero di fatture emesse dal fornitore durante lo stesso.

Estremi bancari

Se il fornitore desidera ricevere il denaro, questa è l'informazione più importante. Una fattura internazionale dovrà includere solamente l'IBAN. Questo è il codice internazionale univoco che identifica il conto bancario del fornitore. Le fatture internazionali possono anche includere un codice SWIFT / BIC per identificare la sua banca, tuttavia non è fondamentale dato che l'IBAN include già questa informazione.

Panoramica della merce acquistata

Questa include solitamente una descrizione degli acquisti consegnati, insieme alle quantità e i prezzi. Vengono elencati sia prodotti che servizi, sebbene i liberi professionisti solitamente forniscano un resoconto delle ore in cui hanno lavorato o delle mansioni svolte.

I costi

La valuta utilizzata per saldare una fattura internazionale dipende da te e dal fornitore.

Di seguito trovi altri elementi che potrai trovare in alcune fatture:

Numero di registrazione del business

Quando il fornitore è un'azienda, questa deve aggiungere il proprio numero di registrazione sulla fattura, cosa non necessaria per i lavoratori indipendenti.

Termini di pagamento

Solitamente, i fornitori aggiungono le condizioni su come procedere al pagamento, come la scadenza entro quale pagare e un numero di riferimento da aggiungere alla causale. Dovrebbero anche informarti sulla penale cui andrai incontro nel caso non pagassi in tempo.

Partita IVA

Qui diventa un po' più complesso, per cui affronteremo l'argomento nel prossimo paragrafo.

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L'IVA va inclusa nelle fatture internazionali?

IVA è acronimo di l'imposta sul valore aggiunto e viene applicata a beni e servizi all'interno dell'Unione Europea.

Se paghi una fattura emessa in un altro paese europeo - e sia tu che il tuo fornitore avete una partita IVA - allora il fornitore dovrà includere entrambe le partite IVA. In tal modo, l'IVA non viene aggiunta alla fattura, anche se in seguito dovrai creare una fattura con IVA invertita.

Nel caso in cui tu non abbia una partita IVA, il fornitore dovrà darti la sua partita IVA e aggiungere alla fattura l'IVA imponibile nel suo paese.

Se il fornitore non ha partita IVA o se tu ti trovi al di fuori dell'UE dove l'IVA non va applicata, sulla fattura non ci sarà alcuna partita IVA.

Tutto ciò è già abbastanza complicato. Tuttavia, ci sono anche motivi tecnici per cui l'IVA può essere addebitata in modo diverso sulle merci trasferite, quindi controlla sempre le normative locali se non sei sicuro.

A proposito, questo consiglio vale anche se il tuo paese ha intenzione di lasciare l'Unione Europea. Dopo l'entrata in vigore dell'articolo 50, potrebbero volerci ancora anni per completare il processo di modifica di queste regole.