Entenda se MEI pode contratar freelancers e como funciona o processo

O Microempreendedor Individual (MEI) nasceu como porta de entrada para quem queria transformar pequenas iniciativas em negócios formais. O regime simplificado atrai justamente pela facilidade, mas esconde uma questão que intriga muitos empreendedores: até onde vai a liberdade de contratar?

Neste artigo, mostramos quando o MEI pode recorrer a freelancers, quais documentos são necessários e quais alternativas podem transformar um negócio individual em algo muito maior, sem comprometer a regularidade fiscal.

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Afinal, quem é MEI pode contratar freelancers?

O Microempreendedor Individual (MEI) tem regras próprias para contratação. Pela legislação, ele pode ter apenas um empregado, recebendo um salário mínimo ou o piso da categoria1.

Essa contratação deve ser registrada no eSocial, sistema oficial que reúne informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais do governo federal.

Esse único colaborador pode ser contratado diretamente pelo regime da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), com carteira assinada, ou pode ser um estagiário2. Nesse caso, a lei permite que o estágio seja de nível superior, médio, da educação especial ou até dos anos finais do ensino fundamental, desde que esteja ligado à formação profissional de jovens e adultos.

No entanto, essa limitação não impede que o MEI contrate prestadores de serviços independentes, como freelancers, autônomos ou outros MEIs para ações pontuais3. Por isso, essencial diferenciar essas figuras:

• Funcionário: vínculo formal, com direitos trabalhistas e previdenciários.
• Freelancer: prestação de serviço sem vínculo empregatício, relação trabalhista, pessoalidade, subordinação e habitualidade.

A principal diferença para o vínculo de um funcionário formal está na autonomia: o freelancer não segue rotina fixa, não depende exclusivamente do contratante e não responde a ordens hierárquicas diárias. É isso que garante a legalidade do acordo.

Alternativas legais para contratar serviços como MEI

Contratar ajuda extra pode parecer simples, mas a linha entre uma parceria comercial e um vínculo empregatício disfarçado é mais fina do que muitos imaginam.

Se a fiscalização comprovar que o freelancer, autônomo ou MEI contratado, na prática funciona como emprego formal, o risco é alto: você terá de arcar com todos os direitos trabalhistas retroativos, como férias, 13º e FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço).

Isso não significa que o MEI esteja proibido de firmar contratos com outros profissionais na mesma categoria. Pelo contrário, a lei permite, mas exige cautela e clareza documental.

Contratando um freelancer como MEI

No dia a dia, é comum que um microempreendedor precise de reforço temporário. Pode ser um designer para criar a identidade visual da marca, um programador para construir um site ou até um fotógrafo para registrar produtos. Nessas situações, recorrer a freelancers é um caminho viável.

O freelancer atua de forma independente, sem vínculo empregatício. Para formalizar a relação, alguns cuidados são indispensáveis:

• Contrato de prestação de serviços: detalha prazos, entregas e valores, reduzindo riscos de conflito.
• Nota fiscal: se o freelancer também for MEI ou tiver registro profissional, deve emitir nota fiscal do serviço prestado.
• RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo): usado quando o prestador não emite nota fiscal. Nesse caso, podem incidir tributos como INSS e ISS.
• Comprovante de pagamento: transferência ou Pix identificado para registrar a transação.

Parceria com outros MEIs

Outro caminho cada vez mais comum é a parceria entre MEIs. Imagine um microempreendedor do setor de alimentação que precisa de embalagens personalizadas. Em vez de contratar funcionários, ele pode firmar um acordo com outro MEI especializado. Ambos emitem notas fiscais e formalizam a transação como prestação de serviço.

Essa modalidade tem vantagens claras: os dois empreendedores fortalecem seus negócios; não há vínculo de emprego, mas sim uma relação comercial; contratos e notas fiscais servem como garantias de que o serviço foi prestado dentro da lei.

Ainda assim, é importante registrar a parceria por escrito. O contrato deve especificar qual é a entrega de cada parte, valores acordados e formas de pagamento. Assim, evita-se interpretações que possam levantar dúvidas sobre a legalidade da relação.

Perguntas frequentes para MEIs

Se você ainda tem dúvidas sobre as possibilidades de contratação disponíveis para MEIs, acompanhe a seguir algumas perguntas frequentes sobre o tema:

• Qual o limite para contratar serviços sendo MEI?
  O MEI só pode ter um funcionário com carteira assinada, recebendo salário mínimo ou piso da categoria. Fora isso, pode contratar quantos freelancers, autônomos ou outros MEIs forem necessários, desde que não se configure vínculo empregatício.

• É possível contratar estagiários como MEI?
  Sim. O MEI pode contar com um estagiário, seja de nível médio, superior ou da educação especial, desde que haja convênio com a instituição de ensino e contrato de estágio.

• Qual a diferença prática entre contratar um freelancer e um funcionário?
  O funcionário CLT tem direitos trabalhistas garantidos, como férias, 13º salário e FGTS. Já o freelancer ou MEI parceiro atua de forma independente, com autonomia para gerir seus horários e métodos de trabalho.

• MEI precisa receber nota fiscal para contratar freelancer?
  Se o freelancer também for MEI ou tiver empresa aberta, ele deve emitir nota fiscal pelos serviços prestados. Esse documento serve como comprovação legal da transação e garante que os tributos já foram recolhidos pelo prestador.
  Por outro lado, se o freelancer atuar como autônomo sem CNPJ, o MEI pode formalizar o pagamento por meio de um RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo).

• Quais impostos preciso declarar ao contratar um freelancer sendo MEI?
  Se o prestador for outro MEI, a própria nota fiscal já inclui os tributos. No caso do RPA, podem incidir encargos como INSS, IRPF e ISS (este último varia conforme o município)4.

• Posso contratar um autônomo, freelancer ou outro MEI para trabalhar só para mim?
  Se houver exclusividade, subordinação e rotina fixa, a Justiça pode entender que há vínculo empregatício. Nesse cenário, você teria de pagar todos os direitos trabalhistas retroativos.

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Fontes consultadas neste artigo

1. Gov.br. Contratação de empregado
2. Sebrae. MEI pode contratar colaboradores?
3. Contabilizei. MEI pode prestar serviço para MEI?
4. Cresol. RPA: o que é e como emitir o Recibo de Pagamento Autônomo?

Fontes consultadas pela última vez em 28 de agosto de 2025.