Vad är en faktura?

Bedriver du företagsverksamhet eller precis är på väg att börja göra detta undrar du också säkert hur det fungerar med fakturor, vad dessa innebär och hur du ska hantera dem på bästa sätt.

Vi kommer i denna artikel att kolla lite närmare på allt vad det gäller fakturor och lite senare även titta på Wise företagskonto som ett enkelt och smidigt alternativ när du vill ta emot betalningar från dina internationella kunder.

Lär dig mera om Wise

Vad avser en faktura?

En faktura är ett fysiskt eller elektroniskt dokument med ett betalningskrav. Detta betalningskrav kan ställas både till ett annat företag och till en privatperson, för utförda tjänster eller levererade varor.

Är en faktura ett kvitto? Detta skiljer

Kort sagt är en faktura inte ett kvitto. Skillnaden mellan de två ligger i när de utfärdas:

En faktura utfärdas i samband med att en tjänst eller vara levererats och ett betalningskrav ska ställas till den mottagande parten

Ett kvitto ges då den mottagande parten tillgodosett betalningskravet från fakturan

Detta innebär till exempel att de båda behöver innehålla olika uppgifter. En faktura måste innehålla uppgifter om vilka produkter/tjänster som sålts och hur de ska betalas, medan ett kvitto endast behöver innehålla beloppet som betalats och om det eventuellt finns ett kvarstående belopp att betala. Mer om detta lite senare.

Måste man betala en faktura?

När du betalar en faktura ingår du även ett köpeavtal med företaget du köper från som bestämmer villkoren för betalning. Detta gör att när du köper någonting mot faktura är du alltid skyldig att betala och detta gäller då även om du inte mottagit fakturan eller om den kommit bort i posten.

Saknar du en faktura som du förväntat dig motta bör du kontakta företaget och få de uppgifter du behöver för att betala. Betalar du inte i tid kan du nämligen bli skyldig att betala dröjsmålsränta eller påminnelseavgift.

Faktura kan också innebära löpande kredit

Nämnas ska dock att en faktura i vissa fall även kan innebära löpande kredit och det kan i dessa fall finnas möjlighet att inte betala hela beloppet vid dess förfallodatum. I andra fall kan du även ha beviljats en kredit på ett belopp – låt oss säga 10,000 SEK – där du istället får en samlad faktura med betalningskrav på detta belopp efter att det utnyttjas till fullo.

I dessa fall fungerar fakturorna innan detta som avstämning, eller som vi nämnt tidigare – kvitton.

Vad ska en faktura innehålla?

Till att börja med ska alla fakturor du ställer numreras i kronologisk ordning då dessa används för att verifiera din bokföring och ligger till grund för redovisningen i ditt företag.

Utöver det finns det sen även en hel del olika uppgifter som måste inkluderas enligt mervärdesskattelagen:

• Fakturadatum då den utfärdats
• Fakturanummer (löpnummer i kronologisk ordning)
• Säljarens (borgenärens) och köparens (gäldenärens) namn och adresser
• Borgenärens momsregistreringsnummer (och i vissa fall även gäldenärens, till exempel vid EU-handel)
• Varorna/tjänsternas art och omfattning
• Datum då varorna såldes eller tjänsterna utfördes (även om samma som fakturadatum)
• Har betalning redan utförts ska betalningsdatum även finnas med om detta skiljer sig från fakturadatumet
• Skattesats och momsbelopp om det inte rör sig om momsfri försäljning

Bedriver du aktiebolag måste du dessutom inkludera följande uppgifter:

• Kommunen där ditt bolag har sitt säte
• Organisationsnummer
• Bolagsnamnet¹

Detta är vad som gäller i form utav regler från Skatteverket, men sen är det också fördelaktigt (och många gånger nödvändigt) att även inkludera följande information:

• Betalningsvillkor (inklusive villkor gällande dröjesmålsränta)
• Ditt företags/bolags plus- eller bankgironummer
• Uppgifter om F-skatt (ifall sådana finns)
• Fakturatyp (till exempel delfaktura eller kreditfaktura)
• Referenser från både avsändare och mottagare
• Hänvisningar till eventuella beställningar och offerter
• Leveransvillkor (om sådana gäller)

Ta emot internationella betalningar i tid, utan höga avgifter – Välj Wise

Wise är ett säkert alternativ som idag används av över 300k företag av olika storlekar, runt om i världen.

Genom att tillåta betalningar i lokal valuta blir det både enklare och snabbare att utföra betalningen. Ett Wise företagskonto ger dig upp till 9 lokala kontouppgifter – bland annat USD, GBP, EUR – både kontonummer och clearingnummer, även som svensk invånare.

Detta gör att du inte behöver inte öppna flera kostsamma internationella konton utan istället att alla dina valutor hålls på ett och samma lätthanterliga konto.

Detta gör också att du kan betala fakturor eller leverantörer över hela världen tillsammans med våra låga och transparenta avgifter.

Wise är snabbt, ger dig bankuppgifter för EUR, GBP, och USD, samt mycket, mycket mer

Konvertera dina mottagna pengar med marknadens mittkurs till SEK.

Enkla betalningar för dina kunder eftersom de också kan använda sina egna EUR-, GBP- och USD-uppgifter via sina banker.

Skaffa ett Wise företagskonto idag

Då bör du fakturera för utfört arbete

Det finns inga regler för när du måste fakturera för utfört arbete, men bäst praxis är trots detta alltid att göra det så fort som möjligt efter att leveransen har skett. Detta eftersom du själv kan ligga ute med utgifter för den utförda leveransen och ju snabbare du kan få tillbaka dessa pengar på ditt företagskonto, ju snabbare kan du också börja hantera dina andra affärer.

Villkor för fakturan

Tidigare kollade vi på de olika uppgifter som behöver finnas med på en faktura och en av dessa var fakturavillkoren. Vi ska nu kolla lite närmare på dessa – närmare bestämt de tre mest väsentliga av dem – och se vad som gäller för de olika och hur du inkluderar dem.

Fakturaavgifter

Faktureringsavgiften är ett sätt för dig som företagare att få betalt för den administrativa tid som läggs på att ställa fakturorna. Denna avgift kan endast tas ut ifall du sedan tidigare avtalat detta med din kund. På samma vis är det därför viktigt att kontroller ifall du som kund hos ett annat företag måste betala en faktureringsavgift i samband med att du knyter ett leveransavtal med dessa.

Krediter

Ett annat vanligt villkor är krediter och används därför väldigt regelbundet av företag i samband med fakturering. Med kredit menas att när du skickar en faktura så ger du kunden en betalningsperiod på X antal dagar (till exempel 30 dagar). Detta innebär att de inte behöver betala fakturan direkt vid mottagande, utan istället kan fördröja denna betalning till 30 dagar efter utfärdandet av fakturan.

Kredit är ett av många sätt som företag kan göra sig konkurrenskraftiga mot andra. Nämnas ska dock att du som företagare i dessa fall också måste se till att det finns utrymme i budgeten för att göra detta och samtidigt kunna täcka dina egna utgifter, annars lönar det sig i regel inte att ge kunder denna förmån.

Förfallodag

Oavsett om du avtalat en kreditperiod med din kund eller inte, så ska din faktura alltid ha ett förfallodatum. Detta datum är då kunden senast måste ha betalat fakturan som skickats. Fakturerar du till annan näringsidkare får du inte ge en längre kredittid än 30 dagar, annat än om ni avtalat om detta. Du kan dock ge konsumenter en längre kredittid om du vill.

Det enklaste sättet att tydligt ange förfallodagen är genom att skriva till exempel ”betalas senast 30/11” eller ”oss tillhanda senast 9:e mars”³.

Slutligen gällande fakturor

Då har vi gått igenom allting gällande fakturor och nu har du förhoppningsvis all information du kan tänkas behöva gällande detta. Kom bara ihåg att inkludera alla uppgifterna vi pratat om och kom även ihåg Wise som ett enkelt och smidigt alternativ när du vill kunna ta emot internationella fakturabetalningar.

Registrera dig hos Wise