Ressources humaines internationales : comment organiser un voyage d’affaires ?

La mobilité internationale est un enjeu de croissance essentiel pour les entreprises. Mais en quoi consiste-t-elle ? Comment faire en sorte qu’elle soit réussie ? Qui doit s’en occuper ?

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Mobilité internationale : définition

La mobilité internationale fait référence à tout séjour dans un pays étranger. Pour un salarié français, cela signifie s’expatrier pendant une durée prédéfinie, que ce soit pour travailler dans une autre entreprise ou dans le cadre d’un voyage d’affaires.

L’organisation d’un tel déplacement est un processus complexe. Il nécessite un RH doté d’une solide expérience. Des formations spécifiques en mobilité internationale existent au niveau de l'État.

La mobilité internationale : quels sont les aspects à gérer ?

Dans une entreprise, c’est le responsable RH de l’entreprise qui s’occupe des missions d’expatriation.

Il devra notamment :

• Gérer les documents administratifs liés au départ et à l’installation du salarié : contrats, formalités légales, voyage, hébergement.

• S’occuper de la coordination entre les services des ressources humaines français et étranger.

• Mettre à jour la communication et les documents internes de l’entreprise : fiche-pays, procédures, guides…

• Optimiser les coûts du séjour à l’étranger.

Quelles sont les compétences requises pour un RH spécialiste en mobilité internationale ?

Pour avoir du succès, le chargé de ressources humaines doit :

• Connaître les spécificités du pays dans lequel partent les salariés, notamment les règles d’hygiène et de sécurité.

• Maîtriser les fondamentaux juridiques : protection sociale, fiscalité…

• Savoir anticiper et gérer les besoins du personnel.

• Avoir une solide base en comptabilité et en analyse.

• Parler anglais couramment et maîtriser une deuxième langue étrangère.

• Pouvoir utiliser différents outils bureautiques : tableur, progiciel de gestion…

Pensez à la formation en ressources humaines internationales

Le site www.francecompetences.fr propose une formation intitulée « Gérer les salariés en mobilité internationale ».

Elle s’adresse aux DRH, HR BP, chargés de projet/mission RH ou responsables RH locaux qui ont au minimum 1 an d’expérience dans leurs fonctions.

Parmi les compétences attestées :

• Législation fiscale et sociale du salarié expatrié

• Établissement des contrats de travail

• Protection sociale des salariés en situation de mobilité internationale

• Formalités migratoires

• Mise en place de la rémunération en fonction de la politique de l’entreprise et du coût de la vie à l’étranger

• Suivi administratif du salarié à l’étranger

Comment organiser un voyage d’affaires ?

Mettre en place le planning

Le voyage d’affaires répond à un but précis : supervision, prospection, signature de contrats.... Il faut donc que le planning réponde à ces objectifs.

Prenez tous les rendez-vous en amont, et optimisez l’emploi du temps. Cela permettra à l’entreprise de faire des économies sur le budget.

Gérer les formalités administratives avant le départ

Les formalités administratives regroupent :

• Passeport : vérifiez à l’avance que chaque salarié dispose d’un justificatif d’identité valide. Méfiez-vous, car certains pays demandent par exemple que le passeport soit valide au moins 6 mois après le retour.

• Visa : les titres de séjour professionnels n’ont pas les mêmes exigences que ceux qui sont délivrés pour les touristes. L’obtention peut prendre du temps. Il faut donc en tenir compte.

Faire le point sur les prérequis en matière de santé

En fonction du pays où se rendent les salariés, des vaccins spécifiques peuvent être demandés. Faites le point avant le départ et prenez les mesures nécessaires.

Faites ensuite le point sur la protection des employés : de quelle assurance santé disposent-ils ? Que couvre-t-elle ? Choisissez un contrat plus performant en cas de départ dans un pays à risque.

Faire les réservations

Cela inclut les billets d’avion, l’hébergement et le transfert éventuel. Si des déplacements sont nécessaires, renseignez-vous sur une location de voitures. Assurez-vous aussi qu’au moins l’une des personnes dispose d’un permis de conduire international.

Pour faciliter l’organisation, privilégiez un hébergement près de la gare et/ou de l’aéroport. Transmettez les différentes réservations sur le smartphone des salariés. Cela leur évitera de les avoir en format papier.

Les choses à savoir avant de partir

Voici quelques recommandations à faire aux collaborateurs qui partent en déplacement :

• Garder une copie des documents d’identité et du visa sur le cloud : il sera possible d’y accéder en cas de vol ou de perte du téléphone mobile.

• Sauvegarder les documents essentiels sur différents supports : clés USB, disque dur externe ou même en ligne. Plus l’on multiplie les sauvegardes, plus l’on est en sécurité.

• Avoir toujours des cartes de visite sur soi : l’échange de carte de visite est un rituel très important dans certains pays du monde, notamment en Asie.

• Prendre des brochures commerciales ou des produits dérivés afin de les distribuer à vos potentiels partenaires : ils garderont ainsi un souvenir de l’entreprise une fois le déplacement terminé.

Préparation des bagages

Pour un voyage en avion, tous les documents essentiels doivent être dans le bagage cabine. Celui-ci ne doit contenir ni objet tranchant ou coupant ni bouteille contenant plus de 100 ml de liquides. Autrement, le propriétaire aura des problèmes lors du passage de sécurité.

Autre impératif : partir avec des tenues adéquates. Cela inclut un costume, mais aussi des vêtements plus décontractés si nécessaire. La plupart des contrats négocient en dehors d’un environnement purement formel.

Soyez réactif durant le voyage d’affaires

Tenez-vous prêt à réagir en cas d’imprévu. Problème de réservation, vol annulé, dépassement de budget : les sources de difficultés sont nombreuses.

Assurez-vous d’être toujours joignable et adoptez un esprit positif : cela vous aidera à trouver une solution à n’importe quel problème.

Pensez à Wise pour optimiser la mobilité internationale des salariés

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Il offre plusieurs avantages :

• Possibilité d’avoir plusieurs cartes de débit associées au compte : le responsable RH pourra alors suivre les dépenses de chacun des employés.

• Créez des cartes virtuelles couplées avec un système de paiement mobile pour plus de sécurité : vous pourrez payer avec votre téléphone en cas de perte ou vol de la carte physique.

• Accès au taux interbancaire pour les transactions en devises étrangères : les retraits et les paiements coûtent moins cher qu’avec la carte d’une banque traditionnelle.

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