Choisir le meilleur logiciel de gestion des frais professionnels

Les logiciels de gestion des frais professionnels comprennent plusieurs fonctionnalités facilitant l’organisation et la comptabilité des notes de frais. Bien souvent, ces solutions proposent des fonctionnalités qui vont au-delà du simple logiciel de gestion. Leur pertinence dépend toutefois des besoins de votre entreprise.

Grâce au compte business de Wise, un gérant d’entreprise peut consulter les dépenses des membres de son équipe et fixer des limites, geler les paiements, limiter les retraits et gérer à distance l’envoi de cartes de paiement. Il est également en mesure de procéder à la gestion des accès et autorisations de ses salariés. Le gérant de société a aussi la possibilité de télécharger des relevés de compte pour chacune des devises sur une période allant jusqu'à 1 an. En outre, les salariés n’ont plus besoin d’avancer les frais professionnels, ce qui facilite grandement la gestion comptable.

En savoir plus sur le compte Wise pour entreprise

Notes de frais dans une entreprise : Pour quoi faire ?

La gestion des notes de frais n’est plus un casse-tête grâce à l’existence d’une dizaine d’App mobiles et d’interfaces web spécialisées dans les_ frais professionnels_.

Mais de quoi s’agit-il ?

Qu’est ce que les frais professionnels ?

Les frais professionnels correspondent aux dépenses des salariés réalisées dans le cadre de leur activité professionnelle. Ces derniers demandent un remboursement des frais engendrés (par exemple à l’issue d’un déplacement professionnel à l’étranger) en transmettant les justificatifs correspondants à l’entreprise pour laquelle ils travaillent.

Notes de frais professionnels : Quelles dépenses ?

Les frais professionnels ou notes de frais peuvent être engendrés dans différents contextes.

• Déjeuners professionnels ou frais de repas
• Frais de déplacement (transports en commun, taxi, frais kilométriques, péages, billets de train, d’avion…)
• Frais d’hébergement (hôtel…)
• Frais de bureaux (location de bureau, imprimerie, internet…)

Allocation forfaitaire vs frais réels : Quelles différences ? ¹

En fonction du mode d’organisation de l'entreprise et de sa gestion comptable et financière, les frais professionnels sont remboursés sous forme :

• D’une allocation forfaitaire. Le salarié dispose d’un montant journalier déterminé à l’avance de frais professionnels à ne pas dépasser.

L’entreprise n’est pas tenue de justifier ses dépenses.

• De frais réels. L’employé peut réaliser des dépenses en fonction de ses besoins et doit pour cela conserver / transmettre les justificatifs.

L’entreprise doit justifier ses dépenses. Mais dans la mesure où il s’agit d’un remboursement au réel, il n’existe aucune limite d'exonération.

Voir le barème des frais professionnels déterminé par l’URSSAF.

Les frais professionnels sous forme de frais réels en entreprise

Reçu, facture, ticket de caisse… Les justificatifs doivent comprendre plusieurs informations.²

• Nom et adresse de l’entreprise émettrice
• Date de la vente du produit ou de la prestation de service
• Quantité et dénomination des produits ou services
• Prix HT et ristournes éventuelles
• Adresse de facturation (entreprise où travaille le salarié)

Bien choisir votre solution de gestion des notes de frais

Le choix de votre solution de gestion des frais professionnels va dépendre de vos besoins :

• Du type d’outil dont vous avez besoin. Il peut s’agir d’un logiciel 100% dédié à la gestion des notes de frais ou d’un logiciel de gestion d’entreprise complet (spécialisé ou non) qui intègre les frais professionnels.
• De votre activité. Freelance, profession libérale, TPE, PME… Les solutions sont souvent adaptées au profil de l’utilisateur.
• De la typologie des frais professionnels. Certains outils sont par exemple mieux adaptés aux frais kilométriques, d’autres aux voyages d'affaires. Des solutions vous permettent d’intégrer les allocations journalières, d’autres non.
• Du nombre d’utilisateurs. Êtes-vous seul à comptabiliser vos notes de frais ? S’agit-il de la gestion des frais professionnels pour l’ensemble de vos commerciaux ?
• De la nécessité des salariés à avancer les frais professionnels. Pour éviter les remboursements, vous pouvez envisager de donner une carte bancaire pro afin de permettre à vos collaborateurs de réaliser leurs dépenses professionnelles courantes.
• De votre rôle dans l’entreprise. Gérant, comptable, responsable, manager, collaborateur… Un comptable a des besoins qui sont différents de ceux d’un gestionnaire.
• D'autres besoins spécifiques. Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez répond à vos besoins et ceux de votre activité.

Le compte business Wise permet aux gérants des entreprises de mieux gérer le budget des frais professionnels générés par leurs salariés et de faciliter l’intégration comptable grâce à l’envoi de cartes de paiement.

Fonctionnalités, prix et spécificités : top 10 des logiciels de gestion des notes de frais

Wise vous propose d’ouvrir gratuitement un compte multi-devises afin de vous permettre de maîtriser les dépenses de vos salariés grâce aux cartes de paiement. Vous pouvez facilement et rapidement gérer les accès et les autorisations de chacun.

La solution Wise est idéale pour les chefs d'entreprise qui souhaitent éviter aux employés d’avancer leurs frais professionnels et faciliter leur gestion comptable.

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