Déplacement professionnel à l’étranger : guide pratique

Un déplacement professionnel à l’étranger est un voyage d’affaires en dehors des frontières françaises. Rencontre d’un fournisseur, réunion, conférence, visite d’un salon, prestation de service… Que faut-il savoir avant d’envoyer ses salariés en mission à l’étranger ?

Le compte Business multi-devises de Wise permet de voyager à l’étranger grâce à un compte que vous pouvez ouvrir gratuitement et qui réalise la conversion de plus de 50 devises sans frais cachés (jusqu’à 7 fois moins cher qu’une banque traditionnelle…). Les cartes de débit utilisées par les salariés facilitent quant à elles la maîtrise de leur budget avec un objectif de clarté, de sécurité et de rapidité.

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À propos du déplacement professionnel : De quoi s’agit-il ?

Certains salariés sont amenés à partir en voyage d’affaires.

Dans ce cadre, la durée des déplacements à l’étanger doit être inférieure à 90 jours consécutifs ou 180 jours par an. Le déplacement est limité, c’est-à-dire qu’il est défini sur le plan géographique et doit être conforme à l’intérêt de l’entreprise.

L’employeur a de nombreuses obligations à respecter vis-à-vis du salarié.

Déplacement professionnel à l’étranger : Quelles obligations côté employeur ?

Avant le déplacement professionnel

Si aucun déplacement n’est prévu par le contrat de travail, l’employeur doit procéder à une modification éventuelle du contrat de travail avec l’insertion d’une clause de mission ou d’une clause de mobilité.

L’employeur a également l'obligation de respecter un délai de prévenance (accord national relatif aux conditions de déplacement du 1976) vis-à-vis de l’employé.

Il est recommandé d’établir un ordre de mission et de communiquer les modalités de prise en charge des frais professionnels vis-à-vis du salarié : transport, repas, logement, durée de la mission…

Pendant le déplacement professionnel

L’employeur est tenu d’assurer la sécurité de son salarié et de prendre en charge les soins de santé mentale et physique (article L.4121-1 du Code du travail).

• Souscrire à une assurance en fonction de la durée et du pays de destination
• Créer un compte Business multi-devises afin de faciliter la mise à disposition des fonds en devise locale permettant au salarié de réaliser ses dépenses courantes

Après le déplacement professionnel

Le plus souvent et conformément à ses obligations légales (voir convention collective), l’employeur doit proposer une compensation.

• Compensation financière sous forme de prime
• Indemnités journalières selon le pays de destination
• Temps de repos supplémentaire

Quelles recommandations pour les salariés lors d’un déplacement professionnel ?

Les salariés devront, en partenariat avec leurs employeurs, se renseigner sur leur pays de destination.

• Voyager à l’étranger au sein de l’UE et EEE
• Voyager à l’étranger en dehors de l’UE et EEE

Attention : si la mission a lieu dans une région considérée comme étant à risque, ils devront consulter le site Ariane.

Lors d’un déplacement à l’étranger, d’autres recommandations d’ordre général doivent être prises en considération par les salariés.

• Préparer le déplacement en amont : prise de rendez-vous, interlocuteurs à rencontrer, documents administratifs, visa, moyens de transport
• Vérifier que la chambre d’hôtel, l’hébergement et/ou les locaux disposent d’un WiFi qui fonctionne
• S’informer sur la culture relative au monde des affaires
• Conserver précieusement l’ensemble des justificatifs

Rappelons que l’employeur a l’obligation de rembourser l’ensemble des frais générés par le déplacement professionnel (transport, hébergement, repas, dépenses additionnelles). L’application Wise permet justement aux employés d’intégrer les justificatifs pour chacune de leurs dépenses.

Mission à l’étranger, détachement et expatriation : Quelles différences ?

Le déplacement à l’étranger peut prendre plusieurs formes : mission, détachement ou expatriation.

La mission à l’étranger

Une mission à l’étranger est généralement effectuée par un salarié pour une durée inférieure à 3 mois.

• Pas d’impact sur le rattachement du salarié à l'entreprise en France
• Les missions sont généralement prévues dans le contrat de travail
• Il faut néanmoins informer la sécurité sociale en France

Le détachement

Le salarié détaché à l’étranger est un employé qui est envoyé à l’étranger par son employeur pour effectuer un travail pour une durée comprise entre quelques mois et quelques années.

Exemple : réaliser une prestation de service au Royaume-Uni pendant 4 mois.¹

• L’affiliation au régime de la sécurité sociale en France dépend du pays de destination
• L’insertion d’un avenant au contrat de travail est le plus souvent suffisant

Les demandes liées au détachement à l’étranger doivent être réalisées auprès de l’URSSAF depuis le 1er janvier 2022. Un service dédié est chargé de la gestion des situations de mobilité internationale inférieures ou supérieures à 3 mois pour l’ensemble des salariés.

L’expatriation

L’expatriation concerne tout salarié qui travaille en dehors du territoire français pour une mission supérieure à 3 mois.

• Un nouveau contrat de travail de droit local est le plus souvent nécessaire
• Il s’agit le plus souvent d’un contrat conclu avec l’une des filiales de l’entreprise française située à l’étranger
• Indépendance vis-à-vis du régime de la sécurité sociale en France (affiliation à la protection sociale à l’étranger)

Résumé des différences entre mission, détachement et expatriation

Le déplacement professionnel : Que faut-il savoir ?

Si vous êtes employeur, pensez à déterminer en avance la durée nécessaire et à délimiter l’étendue géographique du déplacement de votre salarié.

Renseignez-vous ensuite sur la typologie du déplacement professionnel (mission, détachement, expatriation) afin d’appréhender au mieux (1) le contrat de travail (modification non nécessaire, avenant ou rupture) et (2) le régime de l'affiliation du salarié à la sécurité sociale française ou étrangère.

Pensez également à souscrire à une assurance en fonction du pays de destination et à choisir un compte Business pratique pour vos salariés, qui permet notamment de réaliser des transferts dans plus de 50 devises à moindre coût, de recevoir une carte de débit (Mastercard) et d’intégrer les justificatifs de paiement.

Le salarié doit quant à lui recevoir un ordre de mission de la part de son employeur, avec une explication claire et limpide des modalités de déplacement. Celui-ci est tenu d’être proactif et d’organiser son séjour de manière à être efficace et à éviter les mauvaises surprises.

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