Comment justifier un voyage professionnel ? notre guide pratique

Employé ou gérant d’entreprise, vous souhaitez justifier un voyage professionnel auprès du service comptable et de l’administration fiscale ? Pour cela, vous avez besoin d’un justificatif de voyage professionnel. Qu’il s’agisse d’un déplacement en train, en taxi ou en avion pour rendre visite à un prospect ou à un fournisseur de longue date, vous devez également être capable de motiver votre déplacement professionnel.

Pour faciliter les justificatifs de déplacements du gérant de société et de ses salariés, nous vous conseillons d’ouvrir un compte Business Wise. C’est 50 € à l’ouverture, sans frais de tenue de compte ni cotisation mensuelle ! De plus, une telle solution de paiement vous permet d’intégrer tous les justificatifs en quelques clics, de gérer les dépenses à distance et de payer avec une ou plusieurs cartes de débit internationale.

C’est facile, pratique, sans surcoût et jusqu’à 7 fois moins cher qu’une banque !

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Justificatifs de voyage professionnel

Voyages en train (SNCF)

Vous voyagez avec la SNCF ?

Vous pouvez obtenir votre justificatif de voyage de deux manières.

1/ Télécharger l’application TGV INOUI Pro

2/ Accéder à votre Dossier voyageur

Remarque : pour récupérer le justificatif de voyage professionnel, il faut attendre 24 heures. Attention ! Le justificatif de voyage n’est disponible que pendant 2 mois !

Taxi et Uber

Vous souhaitez obtenir un justificatif de voyage professionnel à la suite d’un trajet en taxi ? Il suffit de payer avec une carte Business et de demander un reçu.

En quelques clics, vous pouvez ajouter le justificatif via l’app bancaire ou l’app Wise (si vous possédez un compte Business) et préciser le motif du trajet professionnel.

Grâce à Uber, vous avez également la possibilité de rationaliser les notes de frais.

Voici les étapes ainsi que les fonctionnalités proposées :

1. Créer un profil professionnel. Cela permet notamment de recevoir les reçus sur un email professionnel et d’utiliser une carte pro pour les paiements
2. Utiliser les notes des courses. Avec Uber for Business il est possible de préciser l’objet de chacune des courses, ce qui est très pratique en cas de nombreux déplacements professionnels.
3. Gérer les déplacements via Uber Central. Avec Uber Central, vous avez la possibilité de planifier et de commander les courses des collaborateurs, clients et prospects lors de leurs déplacements professionnels !

Billets d’avion

L’obtention d’un justificatif de voyage professionnel en avion dépend de la compagnie aérienne. Pour obtenir un reçu dans les meilleurs délais, nous vous conseillons de prendre contact avec le service client. Vous pouvez également consulter la boîte de réception de l’email avec lequel vous avez effectué la réservation.

Exemple avec Ryanair: L’email de confirmation d’achat de votre billet d’avion constitue une preuve / un reçu. La compagnie n’émet ni confirmation, ni facture distincte.

De plus et pour ce qui concerne les voyages internationaux, aucune TVA n’est appliquée aux billets d’avion / frais. Concernant les vols intérieurs, les prix et les frais mentionnés comprennent la TVA locale des pays suivants : Bulgarie, Italie, France, Grèce, Portugal, Pologne, Roumanie, Suède et Espagne. Si votre vol concerne l’un de ces pays, un reçu TVA est automatiquement envoyé par email.

Vous souhaitez obtenir un duplicata ? Vous devez contacter Ryanair.

Comment justifier un voyage professionnel ?

Pour justifier un voyage professionnel, nous vous conseillons de conserver les titres de transport ainsi que les reçus associés. Vous devez également être capable de justifier le motif des déplacements auprès de l’administration fiscale.

Il doit exister un lien de corrélation entre le motif et l’objet du titre de transport.

Exemple : vous voulez rendre visite à un client potentiel en train. La raison du voyage professionnel concerne un trajet entre Paris (votre lieu de travail) et un client situé à Lyon.

Votre titre de transport est une preuve de ce voyage professionnel :

• Date du voyage professionnel
• Motif du voyage professionnel
• Objet du voyage professionnel
• Montant (HT et TTC)

Quelles sont les règles à respecter ?

Pour justifier un voyage professionnel, vous devez conserver les reçus et notes de frais associées. Ceux-ci concernent entre autres les frais d’hébergement, les frais kilométriques, les frais de repas ainsi que les frais de transports. Pour justifier de tels frais auprès de l'administration fiscale, voici les informations à communiquer :

• La date du déplacement professionnel
• Le motif du déplacement professionnel
• Les coordonnées des clients / fournisseurs

Vous devez être en mesure de donner les informations de contact des clients et/ou des fournisseurs que vous rencontrez lors de votre déplacement professionnel. Pour une conférence ou un salon, vous pouvez par exemple renseigner la thématique ainsi que les coordonnées des membres de l’organisation.

• Le lieu où le gérant et/ou le salarié se rend
• Le prix de la transaction
• La distance entre le lieu de travail et le lieu de déplacement

Valable si vous-même ou le salarié utilisez un véhicule de fonction et que vous souhaitez justifier les frais kilométriques.

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FAQ : Comment justifier un voyage professionnel

Comment justifier un déplacement professionnel ?

Les notes de frais, reçus et/ou justificatifs de voyage permettent de justifier un déplacement professionnel.

Ces documents donnent plusieurs informations utiles telles que :

• L’objet de la transaction (billet de train)
• La date du déplacement professionnel ou de la transaction (12 octobre 2023)
• L’intitulé du trajet (Lille-Marseille)
• Prix du titre de transport (129 € TTC)

Que considère-t-on comme un déplacement professionnel ?

Un déplacement professionnel est caractérisé comme tel dès lors qu’un gérant et/ou un employé réalise des missions en dehors de son lieu de travail. De telles missions entrent dans le cadre habituel de ses fonctions (établies dans un contrat de travail).

Sa rémunération ainsi que son temps de travail restent inchangés.

Quels sont les motifs d’un déplacement professionnel ?

Un déplacement professionnel peut avoir plusieurs motifs. Voici des exemples:

• Participation à un séminaire
• Participation à une formation
• participation à un salon professionnel
• Rencontre de clients particuliers ou professionnels
• Rencontre avec des clients potentiels
• Rencontre avec des fournisseurs potentiels
• Rencontre avec des fournisseurs
• Ouverture d’un établissement

Pourquoi faire un voyage professionnel ?

L’objectif d’un voyage d’affaire est simple. Grâce à la recherche de nouvelles opportunités d’affaires (clients, fournisseurs, prises de contact…), le voyage professionnel vise à participer au développement de l'entreprise !

Vous-même et/ou vos salariés réalisez régulièrement des voyages d’affaires ?

Grâce au compte Business Wise (50 € en une seule fois), vous payez tous vos frais professionnels (déplacement, hébergement, repas…) avec une carte débit internationale (7 € de frais de transports) et gérez toutes les dépenses à distance. De plus, vous pouvez intégrer les justificatifs en quelques clics et associer une solution comptable telle que Quickbooks ou Xero.

Vérifiées pour la dernière fois le 28 Avril 2024