Hvad er en faktura? Her er alt du skal vide

Fakturering er en vigtig del af en virksomhed, som sælger produkter eller ydelser, og der er visse lovkrav til, hvad en faktura skal indeholde.

Men undrer du dig over, hvad en faktura er? Så er du endt det rette sted. I denne artikel tager vi bl.a. et kig på, hvad en faktura er, hvordan en faktura fungerer, og om der er nogle specifikke krav til layoutet på en faktura. Bliv klogere på de forskellige typer fakturaer og bliv klædt godt på, når du selv skal i gang med at fakturere.

Vi tager også et kig på Wise, og hvordan deres erhvervskonto kan hjælpe dig med at betale og modtage penge billigt fra udlandet — meget mere om det senere i artiklen.

Lær mere om Wise

Hvad er en faktura?

En faktura er et økonomisk dokument med en oversigt over leverede produkter og ydelser, og den er samtidig en anmodning om betaling for dem.

Der er nogle lovkrav for, hvilke oplysninger en faktura skal indeholde:

• Fakturanummer
• Fakturadato
• Forfaldsdato (dato for senest betaling)
• Køberens navn og adresse
• Sælgerens navn, adresse og CVR-nummer
• Beskrivelse af varen/ydelsen
• Leveringsdato (hvis leveringsdatoen ikke er den samme som fakturadato)
• Pris, valuta og betalingsbetingelser
• Momsbeløbets størrelse
• Gældende momssats

Både sælger og køber skal have en kopi af den samme faktura, og fungerer som dokumentation i både sælger og købers regnskab. Ovenstående krav er vigtigt at inkludere på sine fakturaer for at opretholde lovmæssig fakturering. Et fakturanummer er vigtigt og er en form for reference på dokumentet. Der er krav om at fakturanumre skal være fortløbende, så man kan holde styr på sit regnskab.

Der kan være flere end en adresse på fakturaen. Der kan nemlig være både en faktura adresse og en anden leveringsadresse. Hvad er en faktura adresse? En faktureringsadresse er køberens officielle adresse, men det er ikke sikkert, at varen skal leveres til denne. Skal varen leveres til en anden adresse end faktureringsadressen, skal dette fremgå af dokumentet.

Modtag udenlandske betalinger til tiden uden høje gebyrer — vælg Wise

Wise er et sikkert, digitalt alternativ til traditionelle banker og bruges af over 300.000 virksomheder, store som små.

Med Wise erhvervskonto kan man få konto detaljer til 7+ valutaer, og det gør det nemmere og hurtigere at modtage betaling i netop disse valutaer. Det gør det tilmed gebyrfrit at modtage penge. Selv som en dansk virksomhed kan du vælge at modtage betaling i f.eks. EUR fra kunder i udlandet, hvor euro er den lokale valuta. Det gør det mere attraktivt for både sælger og køber.

Det betyder også, at du ikke er nødsaget til at åbne en separat eurokonto hos en bank, som ofte kan have høje omkostninger tilknyttet. Alle dine valutaer er samlet i en konto med Wise, som gør administrering af virksomhedens økonomi nem og overskuelig.

Du kan også betale regninger og leverandører verden over med lave og gennemsigtige gebyrer med Wise:

• Gør betaling attraktivt for kunderne med betaling i deres lokale valuta.
• Dedikerede konto detaljer får du hurtig og nem betaling. Få konto detaljer til: EUR, GBP, AUD, NZD, SGD, CAD, TRY, HUF og RON.
• Konverter udenlandske valutaer til danske kroner med middelkursen.
• Betal som de lokale med Wise kort.

Få en Wise erhvervskonto

Hvordan fungerer en faktura?

En faktura fungerer som en oversigt over produkter og ydelser, du som sælger har leveret til din køber. Det er på samme tid en form for anmodning omkring betaling.

Fakturaer fungerer også som bilag i både sælger og købers regnskab. I Danmark er der opbevaringspligt på 5 år, og det betyder at alle virksomheder skal gemme alle deres fakturaer i en årrække. Først herefter kan man skille sig af med dokumentationen.

Hvilke typer fakturaer findes der?

Som allerede nævnt er en almindelig faktura en anmodning om betaling for leverede produkter og ydelser. Der findes dog flere forskellige typer fakturaer, som har hver sin funktion.

Hvad er en proforma faktura?

En proformafaktura er ikke en officiel faktura. Det betyder, at en kunde ikke er forpligtet til at betale en proforma faktura, da varerne eller ydelserne ikke er leveret endnu. En proformafaktura indeholder dog mange af de samme oplysninger, som en officiel faktura gør.

Det kan være en god idé at udstede en proformafaktura, inden et salg eller en aftale er indgået, for at undgå misforståelser mellem sælger og køber. Nogle virksomheder vælger i stedet at sende et tilbud, som senere bliver omdannet til en faktura, i stedet for en proforma faktura.

Hvad er en e-faktura?

Man bruger ordet e-faktura, når det er en elektronisk faktura. Det er præcis ligesom en faktura, som bliver sendt som et fysisk brev.

Hvad er en EAN faktura?

En EAN-faktura er en faktureringsform, som man skal benytte ved handel med offentlige virksomheder, og virksomheder der er registreret i NemHandelsregisteret. En EAN-faktura skal altid indeholde modtageren/virksomhedens EAN-nummer, som står for European Article Numbering. Denne type faktura skal sendes i et specielt format kaldet OIOUBL.

En privat virksomhed kan også godt være registreret i NemHandelsregisteret og på den måde modtage EAN fakturaer.

Hvad er forskellen på en faktura og en regning?

En faktura og en regning er essentielt det samme, men set fra to forskellige perspektiver. En faktura er noget, man som sælger opretter og sender til sin kunde. Når kunden modtager fakturaen, bliver det til en regning, som de skal betale.

En faktura er altså noget, du som sælger ønsker betaling på, og en regning er noget, man som køber skal betale.

Hvad er forskellen på en faktura og en kvittering?

En faktura og en kvittering er ikke det samme. En faktura er en oversigt over leverede produkter og tjenester og en anmodning om betaling for dem. En kvittering er derimod bevis på betaling. En kvittering vil indeholde produkter og ydelser, som er blevet betalt for, sammen med betalingsmetode og dato.

Som sælger opretter du derfor en faktura, når du ønsker at modtage betaling fra en kunde. Så snart du har modtaget din betaling, kan du oprette og sende en kvittering til din kunde. Kvitteringen er kundens bevis på, at regningen er blevet betalt inklusiv betalingsmetode.

Er der nogle krav til layoutet på en faktura?

Nej — der er ikke specifikke krav til layoutet på en faktura. Som tidligere nævnt er der lovkrav til nogle elementer en faktura skal indeholde, men ellers er der ingen krav til hvordan man laver en faktura. Man har derfor frihed til at få layout til at repræsentere ens virksomhed, som man ønsker. Det anbefales dog at lave en faktura ud fra standarden, så den ser så professionel ud som muligt. Af den grund vælger mange at bruge skabeloner til at generere deres fakturaer.

Opret professionelle fakturaer med en gratis faktura generator fra Wise

Hvordan sender man en faktura?

Der er flere måder at sende en faktura på. I dag er det normalt at sende en elektronisk faktura på e-mail. Vælger man at oprette en fysisk faktura, kan denne sendes som brev til kundens adresse.

Fakturering til andre EU lande

Det er en smule anderledes at fakturere til udlandet. Typisk vil man nemlig ikke opkræve dansk moms. Køberen står nemlig selv for at beregne og betale moms i det EU-land, hvor virksomheden er registreret. I stedet for virksomhedens CVR-nummer, skal du huske at notere VAT-nummer. Dette nummer er nemlig lig med CVR-nummer for en udenlandsk virksomhed.

Der gælder dog nogle andre regler, hvis du sælger noget til privatpersoner, hvor du stadig opkræve dansk moms.¹

Hvad sker der, hvis en faktura ikke betales?

Har du sendt en faktura til en kunde, som ikke er blevet betalt, kan du tillade dig at sende rykkere — medmindre kunden gør indsigelser. En indsigelse kan være, at kunden mener, at du ikke har leveret den aftalte vare.

En rykker kan blot være en skriftlig påmindelse eller inkludere et rykkergebyr. Der er særlige regler for, hvilket rykkergebyr, du må pålægge rykkeren. Rykkergebyret skal dække eventuelle administrative omkostninger, som du har, som er grundet manglende betaling.

Der er ligeledes regler for hvor mange rykkergebyrer, du må pålægge, samt hvor lange betalingsfrister, du skal give kunden på hver rykker. Modtager du fortsat ingen betaling uden indsigelser, kan du sende sagen videre til inkasso. I dette tilfælde skal du først sende et inkassovarsel med en betalingsfrist på minimum 10 dage.²

Hvad er en kreditnota?

En kreditnota er egentlig det modsatte af en faktura. Det betyder, at du betaler kunden penge tilbage for en faktureret handel. En kreditnota viser, hvor meget sælger skylder køber.

Man kan udstede en kreditnota i tilfælde af, at kunden returnerer varen inden for fristen, eller hvis der er tale om en reklamation.

Opsummering

En faktura beskriver leverede produkter og ydelser til en køber, og den er samtidig også en anmodning om betaling. Der er et lovkrav om, hvad en faktura skal indeholde. Heriblandt skal man tildele fakturaen et fakturanummer. Et fakturanummer skal være fortløbende, så man kan holde kronologisk styr på sit regnskab. Man har opbevaringspligt i 5 år.

Inden man sender en officiel faktura, kan man vælge at sende en proformafaktura. En proformafaktura er nemlig ikke en officiel faktura, og kunden er ikke forpligtet til at betale. Denne type faktura vil ofte beskrive mange af de samme ting, som en officiel faktura gør, men der er ingen forpligtelser.

Når man beskriver en faktura, så beskriver man egentlig også en regning. Der er dog forskel på perspektivet, om man kalder dokumentet det ene eller det andet. En sælger opretter en faktura og sender til kunden, hvorimod kunden modtager en regning fra sælgeren. Fakturaen er en anmodning om betaling, og en regning er noget, der skal betales. En kvittering er ikke det samme som en faktura, da dette er dokumentation på, at kunden har betalt.