Entenda o que é uma invoice

Realizar transações internacionais pode ser um desafio para pequenos empreendedores e empresas brasileiras, especialmente diante de termos e documentações específicas, como o invoice.

Dúvidas surgem imediatamente: afinal, o que é invoice? Minha empresa precisa emitir um? O que exatamente ele representa? Como proceder com o pagamento? O invoice é um documento fundamental nas operações internacionais, por isso, vamos esclarecer todas essas questões ao longo deste artigo.

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O que é invoice?

Na tradução literal, invoice significa fatura. Esse documento é utilizado principalmente em operações de comércio internacional e formaliza a transação de compra e venda entre duas partes: o vendedor (exportador) e o comprador (importador).

O invoice contém informações cruciais sobre a transação, como detalhes sobre os bens ou serviços adquiridos, o valor total a ser pago e os termos de pagamento.

Além disso, ele é amplamente utilizado em operações de exportação, servindo como base para o cálculo de impostos e tarifas, para a liberação de pagamentos junto ao banco ou plataforma de pagamento, e até para a liberação aduaneira da mercadoria no país de destino.

Quais informações constam em uma invoice?

Uma invoice ou fatura comercial precisa conter informações fundamentais para garantir a clareza e a legitimidade da transação. As principais informações incluem²:

• Dados completos do vendedor e do comprador: Nome, endereço e outros dados de identificação fiscal;
• Número da invoice: Cada fatura deve ter um número único para controle, especialmente em transações recorrentes;
• Data de emissão: Data em que o documento foi gerado;
• Especificação das mercadorias ou serviços: Detalhes sobre os produtos ou serviços fornecidos;
• Valor total da transação: Soma total a ser paga, incluindo impostos e encargos, se aplicáveis;
• Condições de venda e pagamento: Termos negociados, como prazos e métodos de pagamento;
• Dados bancários do prestador de serviços: Como banco, agência e códigos internacionais (IBAN, SWIFT);
• País de origem e país de destino: Informações sobre a procedência da mercadoria.

Para que serve uma invoice?

O invoice é um documento essencial no comércio internacional, funcionando como um contrato que formaliza a venda de bens ou serviços entre o exportador e o importador. Ele deve ser emitido pelo vendedor e é exigido em diversos contextos: para fins de pagamento, envio de mercadorias e desembaraço aduaneiro.

O documento detalha o que foi vendido, os valores envolvidos, as condições de pagamento, os dados do comprador e do vendedor, entre outras informações essenciais. Embora não haja um modelo único obrigatório, o invoice deve seguir padrões internacionais e conter as informações necessárias para ser válido perante as autoridades.

Leia também: O que é uma invoice de importação

Como emitir uma invoice para pagamento de terceiros?

A emissão de um invoice exige que todas as informações necessárias para formalizar a transação sejam incluídas, permitindo que o comprador ou contratante efetue o pagamento de forma correta.

Não existe um modelo padronizado e obrigatório para a emissão de um invoice. O formato pode variar dependendo do setor, do software utilizado e das normas do país, mas é essencial que o documento contenha os elementos básicos para garantir a validade e a conformidade da transação.

Organizações como o Sebrae e sites especializados em comércio exterior oferecem modelos de invoice que podem ser adaptados conforme as necessidades específicas de cada negócio.

Quando preciso emitir uma invoice para receber o pagamento?

Se sua empresa realiza operações de comércio exterior, a emissão de um invoice é obrigatória. Este documento oficial formaliza a transação e facilita o processo de pagamento. Empresas que atuam exclusivamente no mercado interno não precisam emitir um invoice; nesse caso, são utilizados outros documentos fiscais, como a Nota Fiscal Eletrônica.

Quando não é necessário emitir uma invoice?

Embora nem sempre seja legalmente obrigatório emitir um invoice, em operações de venda de produtos ou serviços para o mercado internacional, esse procedimento é altamente recomendável.

Ele oficializa os acordos e transações, facilita o recebimento dos valores e garante a transparência da operação para ambas as partes. Mesmo para prestadores de serviços, as autoridades fiscais e bancárias podem exigir o documento para controle e comprovação da transação.

Quais as diferenças entre invoice e nota fiscal?

Apesar de ambos os documentos formalizarem transações comerciais, suas aplicações são distintas. A invoice é usada predominantemente em transações internacionais, detalhando a operação entre exportador e importador. Já a nota fiscal é utilizada em transações dentro do Brasil, sendo obrigatória para o registro fiscal de vendas de produtos ou serviços no mercado interno.

Leia também: O que é uma invoice de exportação

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Fontes consultadas neste artigo

1. Contabilizei. Invoice: o que é, como funciona, para que serve e como preencher?
2. Receita Federal. Fatura Comercial
3. ABTRA. Guia básico para exportação de serviços

Fontes consultadas pela última vez em 21 de agosto de 2024.