Entenda o que é invoice de importação

Se sua empresa realiza compras internacionais, entender o que é uma invoice de importação é fundamental. Neste artigo vamos compreender melhor a importância desse documento para evitar complicações na hora de pagar, receber e liberar mercadorias.

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O que é uma invoice de importação?

Uma invoice de importação é um documento fundamental nas transações de comércio internacional¹. Em essência, trata-se de uma fatura emitida pelo vendedor (exportador) para formalizar a venda de mercadorias ou serviços ao comprador (importador) em outro país.

Esse documento contém todas as informações essenciais sobre a transação, como: descrição detalhada dos bens ou serviços adquiridos, valor total a ser pago, condições e termos de pagamento, etc.

Além de ser um comprovante de venda, a invoice de importação desempenha um papel importante em diversas etapas do processo de importação. Ela serve de base para o cálculo de impostos e tarifas, é utilizada para autorizar pagamentos através de bancos ou plataformas de pagamento, e é indispensável para o desembaraço aduaneiro das mercadorias no país de destino.

Leia também: Entenda o que é uma invoice

O que consta em uma invoice de importação

Uma invoice de importação deve conter informações detalhadas e essenciais para garantir a transparência da transação comercial internacional². Essas informações são fundamentais para o cumprimento das exigências legais e para o bom andamento do processo de importação.

Os principais elementos que devem constar na invoice de importação incluem:

• Dados completos do vendedor e do comprador: nome, endereço, número de identificação fiscal e outras informações de identificação das partes envolvidas na transação.
• Número da invoice: cada fatura deve possuir um número único para facilitar o controle e rastreamento, especialmente em operações recorrentes.
• Data de emissão: a data em que a invoice foi emitida, o que ajuda a determinar prazos de pagamento e validade da transação.
• Especificação das mercadorias ou serviços: descrição detalhada dos produtos ou serviços fornecidos, incluindo quantidade, peso, dimensões, entre outros detalhes relevantes.
• Valor total da transação: soma total a ser paga, incluindo todos os custos, como impostos, encargos e outras taxas aplicáveis.
• Condições de venda e pagamento: termos negociados entre as partes, como prazos de pagamento, forma de pagamento (transferência bancária, carta de crédito, etc.), e outras condições comerciais.
• Dados bancários do prestador de serviços: informações da conta bancária do exportador, incluindo nome do banco, número da agência, conta e códigos internacionais (como IBAN e SWIFT) para viabilizar o pagamento.
• Incoterms: International Commercial Terms são regras estabelecidas pela Câmara de Comércio Internacional (ICC) para padronizar os termos comerciais usados em contratos de compra e venda internacionais
• País de origem e país de destino: informações sobre a procedência das mercadorias e o destino final, essenciais para o controle aduaneiro e o cálculo de tarifas e impostos.

Quando é necessário emitir uma invoice de importação

A emissão de uma invoice de importação é fundamental em diversas situações. Mesmo quando a apresentação desse documento não é obrigatória, a emissão é altamente recomendada para formalizar a operação de compra e venda entre países.

Em muitas ocasiões, uma invoice devidamente emitida e detalhada simplifica o processo de desembaraço das mercadorias ao chegarem ao país de destino. Isso evita atrasos decorrentes de informações incompletas ou documentos inadequados, facilitando a liberação rápida das mercadorias pelas autoridades alfandegárias.

Outro ponto importante é que a invoice de importação serve como base para o cálculo de impostos, tarifas e outros encargos relacionados à entrada de mercadorias no país. Informações precisas no documento são essenciais para que os valores devidos sejam calculados corretamente.

Bancos e plataformas de pagamento também exigem a apresentação da invoice para autorizar transferências internacionais relacionadas à compra de mercadorias ou serviços. Uma fatura bem estruturada acelera esse processo, minimizando possíveis problemas na movimentação financeira.

Leia mais: Entenda o que é uma invoice de exportação

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Fontes consultadas neste artigo

1. Contabilizei.Invoice: o que é, como funciona, para que serve e como preencher?
2. Receita Federal. Fatura Comercial

Fontes consultadas pela última vez em 21 de agosto de 2024.