Entenda o que é uma invoice de exportação

Se o seu negócio realiza transações internacionais, é crucial entender o que é invoice de exportação. Neste artigo, exploraremos a relevância desse documento para evitar problemas ao efetuar pagamentos, receber mercadorias e garantir a liberação aduaneira sem contratempos.

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O que é uma invoice de exportação?

A invoice de exportação é um documento essencial nas operações internacionais de venda de mercadorias ou prestação de serviços¹. Ela formaliza a transação, funcionando como uma prova de venda para o comprador ou contratante internacional.

Além de detalhar as mercadorias ou serviços vendidos, esse documento serve como base para o cálculo de impostos, tarifas e demais encargos relacionados à exportação.

A invoice de exportação também é utilizada para liberar pagamentos, sendo requisitada por bancos e plataformas de pagamento para autorizar transferências internacionais.

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O que consta em uma invoice de exportação

Uma invoice de exportação deve conter informações detalhadas que garantam a transparência e a conformidade com as exigências legais. Por isso, é fundamental que o documento esteja completo e correto, garantindo a eficiência do processo de exportação.

Não existe um modelo ou padrão único e universal para uma invoice. A estrutura pode variar dependendo do país, das regulamentações locais e das exigências do setor. Entre os principais elementos que devem ser incluídos estão²:

• Descrição detalhada do serviço ou mercadorias: quantidade, peso, dimensões e outros detalhes relevantes;
• Preço unitário e total: valores que incluem todos os custos, como impostos e encargos aplicáveis;
• Condições de pagamento: prazos, formas de pagamento e outras condições comerciais;
• Dados completos do exportador e do importador: nome, endereço, número de identificação fiscal, entre outras informações;
• Incoterms: termos comerciais padronizados pela Câmara de Comércio Internacional (ICC) para regular as obrigações das partes;
• Condições de transporte: modo de transporte, seguro e outros custos relacionados ao envio das mercadorias.

A invoice será mais simples ou complexa conforme a especificidade da situação. Uma dica interessante é utilizar um gerador de invoice disponível no site da Wise em inglês, que pode simplificar o processo em alguns países.

Quando é necessário emitir uma invoice de exportação

A emissão de uma invoice de exportação é necessária em todas as transações internacionais que envolvem a venda de mercadorias ou serviços para compradores em outros países.

A invoice é um documento obrigatório para o desembaraço aduaneiro das mercadorias no país de destino. Ela é utilizada para calcular impostos, tarifas e outros encargos, além de auxiliar na verificação da procedência e do valor das mercadorias exportadas.

Além disso, bancos e plataformas de pagamento geralmente exigem a apresentação da invoice para autorizar transferências internacionais relacionadas à compra de mercadorias ou serviços.

E mesmo que, em alguns casos, esse documento não seja exigido, sua emissão é altamente recomendada para segurança fiscal e também para garantir que todas as etapas do processo de exportação ocorram sem complicações.

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Fontes consultadas neste artigo

1. Contabilizei. Invoice: o que é, como funciona, para que serve e como preencher?
2. Receita Federal. Fatura Comercial

Fontes consultadas pela última vez em 21 de agosto de 2024.