Online számlázás: Teljes útmutató

Levente Balázsi

Akár vállalkozó vagy, akár egy cég nevében szeretnél számlát kiállítani megbízottként, biztosan elgondolkoztál már rajta, hogy a számlatömböt online számlázóprogramra cseréld. Az online számlázás valóban jelentősen megkönnyítheti az életed, ám néhány dolgora nem árt odafigyelni.

A cikkben bemutatjuk:

  • Milyen szabályokat kell figyelembe venned online számla kiállításakor?
  • Milyen adatoknak kell szerepelniük az e-számlán?
  • Mit kell tudnod a NAV kötelező adatszolgáltatásról, ami 2021. január 4. óta szinte minden számlát érint?

Azt is megtudhatod, hogyan segíti a Wise céges számlája vállakozásodat olcsó és kényelmes pénzkezeléssel. A Wise többpénznemű számla jól jöhet, ha rendszeresen számlázol vagy vásárolsz devizában, és nem szeretnél drága külföldi számlákat fenntartani cégednek.

Tudj meg többet🔎

Ki állíthat ki online számlát?¹

Ha vállalkozóként vagy cégként szolgáltatást nyújtasz, esetleg terméket értékesítesz, akkor kötelező számlát kiállítanod. Ezt megteheted a saját nevedben vagy akár meghatalmazottként, például egy cég alkalmazottjaként. Hasonló alapon működnek az online számlázóprogramok is, melyek a papír alapú számláknál sokkal kényelmesebb és környezettudatosabb megoldást kínálnak.

Ezeket a számlákat ugyanis az általad választott számlázóprogramot üzemeltető cég állítja ki, azaz ha regisztrálsz, akkor őket 'bízod meg' a feladattal. Technikai értelemben a számlakibocsátó a te céged lesz, a számlakiállító pedig az általad választott számlázóprogram.

Tehát cégként és egyéni vállalkozóként is állíthatsz ki online számlát, csak regisztrálnod kell egy szabadon választott számlázóprogramba. A hazai piacon ilyen többek között a Billingo, a Szamlazz.hu és a Billzone.eu.

Akárcsak a papír alapú számlákra, az online kiállított társaikra is vonatkoznak kötelezettségek.

Milyen szabályok vonatkoznak az e-számla kibocsátásra?¹

Az ÁFA törvény három kritériumot fogalmaz meg az online számlákra vonatkozóan:

  • Hiteles eredet, azaz egyértelmű legyen, hogy te állítottad ki
  • Sértetlen adattartalom, azaz a kiállítás után az adatok nem módosultak
  • Olvashatóság, miszerint a számla tartalma utólag bármikor felismerhető
💡 Információ
Ha a számlát elektronikusan szeretnéd kiállítani, azaz nem kinyomtatni és postázni, akkor a számlát időbélyeggel, digitális aláírással kell ellátni. Ez a gyakorlatban egy kódsorozatot jelent, mely magában foglalja a dokumentum pontos keletkezési idejét. Ezeknek az előírásoknak eleget tesz például a Billingo számlázóprogram is.

Milyen kötelező elemei vannak az online számlának?¹

Az e-számlán kötelezően feltüntetendő elemek megegyeznek a hagyományos papír alapú számla követelményeivel. Melyek ezek?

  • A számla kelte,
  • A számla sorszáma, amely a számla azonosítására szolgál,
  • A számla kiállítójának neve, címe, adószáma,
  • A vevő neve, címe és adószáma, ha belföldi vállalkozásról van szó,
  • Értékesített termék/szolgáltatás megnevezése, mennyisége és egységára,
  • A termék/szolgáltatás összesített nettó értéke, azaz ÁFA nélküli ára,
  • Az ÁFA százalékban és összegszerűen is kifejezve (ha alanyi adómentes vagy, akkor az AAM felirat),
  • A teljesítési dátum, ha az eltér a számla keltétől.

Ha például külföldről szeretnél termékeket importálni cégednek, vagy vonatkozik rád a fordított áfa törvény, akkor extra adatokat is fel kell tüntetned a számlán, így érdemes lehet felkeresned egy a témában jártas könyvelőt.

Milyen adatokat nem kötelező megadni a számlán?

Nem kötelező megadni, de feltüntetheted a számlán:

  • A termék/szolgáltatás statisztikai besorolási számát (VTSZ vagy TESZOR szám),
  • A fizetési módot,
  • A fizetési határidőt.

Az e-számlát kiállíthatod elektronikusan, de akár ki is nyomtathatod. Ha a nyomtatást választod, akkor sem kell fáradnod a nyomtatási példányszám és a példánysorszám feltüntetésével. Sőt, azt sem kell megadnod, hogy eredeti vagy másolt példányról van szó.

NAV online adatszolgáltatás²

Ha már állítottál ki számlát, akkor biztosan te is hallottál róla, hogy 2021. január 4. óta szinte minden számlát továbbítani kell az adóhatóság felé. Ide tartoznak a:

  • Belföldi cégeknek és magánszemélyeknek szóló számlák,
  • Alapítványok, egyesületek és társasházak részére kiállított számlák,
  • EU-s vagy 3. országbeli termékértékesítésről kiállított számlák,
  • EU-s partnernek nyújtott szolgáltatás számlák, ha az ügylet után a vevőd köteles az adót megfizetni,
  • Valamint a módosító és az érvénytelenítő számlák is.

Mit jelent ez a gyakorlatban?

Ha számlatömböt használsz

Ha még papír alapon állítod ki a számláidat, akkor azt, hogy itt az idő áttérni online számlára. A papír alapú számlákat ugyanis egyenként fel kell vinned a NAV Online Számla programjába. Erre pedig igencsak szűk határidőt szab az adóhatóság, a számla kiállítását követően mindössze 4 napod van tájékoztatni őket.

Sőt, ha a számlán feltüntetett ÁFA meghaladja az 500 000 forintot, akkor az adatszolgáltatást a számla kibocsátását követő 1 napon belül kell, hogy megtedd. Ráadásul ez nem munkanapot, hanem naptári napot jelent, így a hétvégék is beleszámítanak.

Ha online számlázol

Ezzel szemben, ha online állítod ki a számláidat, akkor az ügyfélkapus NAV Online Számla belépés után már csak össze kell kapcsolnod az online számlázóprogramodat a NAV rendszerével. Ezután a számlázóprogram automatikusan továbbítja majd az adatokat az adóhatóság részére.

Fontos, hogy nem minden számlázóprogram kompatibilis a NAV Online Számlával. Mi azt javasoljuk, az integrálhatóság mindenképp legyen fontos kritérium a döntésednél, ugyanis nagyban megkönnyíti majd az életedet.

Mi történik ha elmulasztod az adatszolgáltatást?

Ha nem tájékoztatod időben a NAV-ot a számláidról, akkor az adóhatóság egyéni vállalkozóként 200 000 Ft-ra büntethet számlánként. A büntetés cégek esetében akár 500 000 Ft-ig is terjedhet. Azt javasoljuk, ne bízd a véletlenre a dolgot, inkább válassz egy megbízható számlázóprogramot, és automatizáld a folyamatot.

Milyen adatokat kell szolgáltatnod a NAV részére?

A vevőd személyétől függően eltérő adatokat kell szolgáltatnod. A számla kötelező adattartalmának mindig szerepelnie kell, de az ÁFA törvény külön kitér néhány dologra. Ezeket táblázatban szemléltetjük:

Vevő Kötelező adatszolgáltatás elemei
Belföldi adóalany Vevő neve, címe

Belföldi adószám

EU-s adóalany Vevő neve, címe

Közösségi adószám

A használt pénznem, az árfolyam és a forintba átszámított ár, az aznapi MNB árfolyamon.

3. országbeli adóalany Vevő neve, címe

Külföldi adóazonosító nem kötelező, de szerepelhet

A használt pénznem, az árfolyam és a forintba átszámított ár, az aznapi MNB árfolyamon.

Adóalanynak nem minősülő szervezet, pl. alapítvány, egyesület vagy társasházak Vevő neve, címe
Nem adóalany magánszemély A vevő neve és címe csak a számlán szerepelhet, az adatszolgáltatásban nem szabad feltüntetni
⚠️ Fontos
Léteznek adószámos magánszemélyek is, ezért a számla kiállítása és az adatszolgáltatás előtt minden esetben győződj meg róla, hogy a vevőd magánszemélyként vagy adószámos magánszemélyként veszi igénybe a szolgáltatásodat vagy vásárol tőled.

A NAV Online Számla miatt megszűnik a kézi számlázás?

Nem, a kézi számlázás továbbra is létezik. A NAV nem titkolt célja a gazdaság fehérítése miatt, hogy minél többen áttérjenek az online számlázásra.

Mivel vállalkozóként a legnagyobb kincs az időd, nem érdemes hosszas adminisztrációra pazarolnod. Ráadásul könnyen megfeledkezhetsz egy számla feltöltéséről, és máris jön a bírság. Ezért azt ajánljuk, inkább az online számlázóprogramok mellett tedd le a voksod.

Egyszerű vállalati pénzkezelés a Wise-zal

A számlázóprogramra való áttérés mellett mutatunk még egy dolgot, ami jelentősen lerövidítheti számodra az adminisztráció idejét. Ez pedig a Wise céges számla, amellyel kiválthatod a bankba járást és a bonyolult deviza átváltásokat.

Mivel többpénznemű számláról van szó, ez a legkényelmesebb megoldás, ha nemzetközi ügyfeleidnek többféle devizában szeretnél utalni, vagy szeretnél tőlük pénzt fogadni. Emellett a szuper fejlesztéseknek köszönhetően már a belföldi utalások is sokkal egyszerűbbek a Wise-zal. Miért?

Billingo-ból akár közvetlenül utalhatsz

Wise számládat az egyik legnépszerűbb számlázóprogrammal, a Bilingo-val is integrálhatod. Miért jó ez?

  • Kisebb a hibalehetőség, ugyanis közvetlenül a Billingo-ból indíthatod az utalást, így nem kell külön begépelned a számlaadatokat.
  • Naprakészen nyomon követheted a Wise egyenleget és a tranzakcióidat.
  • A Billingo segít a számlák és a pénzmozgások összepárosításában, ami a bevételi nyilvántartásod elkészítésekor kincset érhet.
  • Egyszerre akár több utalást is indíthatsz azonos pénznemben, így időt spórolhatsz.

A Billingo fiókot össze tudod kapcsolni a NAV Online Számla rendszerével, amely egy néhány perces beállítást követően már automatikusan szolgáltatja a szükséges adatokat az adóhatóság felé. Egy kis zöld ikon jelzi, ha sikeres volt az adattovábbítás, így meggyőződhetsz róla, hogy valóban eleget tettél e nemes jogi kötelezettségednek.

Többpénznemű utalások olcsón és kényelmesen

A Wise számlának a legtöbb bankkal ellentétben nincs havidíja. Egyszeri 18 910 Ft-os díj ellenében közel 50 pénznemben tárolhatsz rajta pénzt. Átlagosan 6x olcsóbb a hagyományos bankoknál, és 19x kedvezőbb mint a PayPal.

A legnagyobb előnye, hogy a pénzedet nem drága banki árfolyamon, hanem piaci középárfolyamon váltjuk, ami jóval kedvezőbb.

Emellett Wise fiókodhoz saját számlaadatokat is kaphatsz, többek között HUF, EUR, GBP és USD pénznemekben. Ennek számos előnye van, például nemcsak Wise felhasználóktól fogadhatsz utalásokat, hanem bármilyen számlaszámról. Emellett úgy költekezhetsz, akár a helyi cégek.

A Wise céges számla további előnyei:

  • A felhasználóbarát Wise mobilapplikáción keresztül könnyedén kezelheted a pénzügyeidet bárhonnan.
  • Hozzáférést adhatsz a könyvelődnek és csapatodnak a fiókodhoz, és szabályozhatod jogosultságaikat.
  • Meghatározhatsz limiteket és nyomonkövetheted csapatod költéseit.
  • Létrehozhatsz csoportos utalásokat, és akár 1000 embernek is utalhatsz egy kattintással.
  • Segítőkész, magyar nyelvű ügyfélszolgálatunkhoz bármikor fordulhatsz.

A NAV adatszolgáltatási kötelezettségével egy plusz teendőd is van tehát a számlák kiállítása mellett. Ezt könnyen automatizálhatod, ha online számlázóra váltasz. Ha érdekel, milyen szabályok vonatkoznak a külföldi számlákra, akkor olvasd el korábbi cikkünket a témában.

Spórolj Wise-zal💰

Források:

  1. Net Jogtár weboldala – ÁFA törvény 168-169.§
  2. NAV Online Számla weboldala – Tájékoztatások – A számlakibocsátók számlaadat-szolgáltatásának 2021. január 4-től hatályos szabályai

Források ellenőrzésének ideje: 2022.04.20


A legfrissebb ár- és díjszabási információkért tekintsd meg a felhasználási feltételeket és a régióra vonatkozó információkat, vagy látogass el a Wise díjszabása oldalra.

Ez a kiadvány általános tájékoztatás céljából készült, és nem minősül a Wise Payments Limited vagy leányvállalatai és kapcsolt vállalkozásai által nyújtott jogi, adóügyi vagy egyéb szakmai tanácsadásnak, és nem helyettesíti a pénzügyi tanácsadótól vagy más szakembertől való tanácsadást.

Nem vállalunk sem kifejezett, sem hallgatólagos kijelentést, szavatosságot vagy garanciát arra vonatkozóan, hogy a kiadvány tartalma pontos, teljes vagy naprakész.

Pénz határok nélkül

Tudj meg többet

Tippek, hírek, és újdonságok a régiódban