Online számlázás: Teljes útmutató

Akár vállalkozó vagy, akár egy cég nevében szeretnél számlát kiállítani megbízottként, biztosan elgondolkoztál már rajta, hogy a számlatömböt online számlázóprogramra cseréld. Az online számlázás valóban jelentősen megkönnyítheti az életed, ám néhány dolgora nem árt odafigyelni.

A cikkben bemutatjuk:

• Milyen szabályokat kell figyelembe venned online számla kiállításakor?
• Milyen adatoknak kell szerepelniük az e-számlán?
• Mit kell tudnod a NAV kötelező adatszolgáltatásról, ami 2021. január 4. óta szinte minden számlát érint?

Emellett bemutatjuk még a Wise Business-számlát, amivel helyi számlaadatod lehet 9 pénznemben, többek között HUF, EUR és GBP. Így nemzetközi utalásokat indíthatsz és fogadhatsz pénzváltás nélkül. Mindez egy helyen. Havidíj nélkül.

Tudj meg többet🔎

Ki állíthat ki online számlát?¹

Ha vállalkozóként vagy cégként szolgáltatást nyújtasz, esetleg terméket értékesítesz, akkor kötelező számlát kiállítanod. Ezt megteheted a saját nevedben vagy akár meghatalmazottként, például egy cég alkalmazottjaként. Hasonló alapon működnek az online számlázóprogramok is, melyek a papír alapú számláknál sokkal kényelmesebb és környezettudatosabb megoldást kínálnak.

Ezeket a számlákat ugyanis az általad választott számlázóprogramot üzemeltető cég állítja ki, azaz ha regisztrálsz, akkor őket 'bízod meg' a feladattal. Technikai értelemben a számlakibocsátó a te céged lesz, a számlakiállító pedig az általad választott számlázóprogram.

Tehát cégként és egyéni vállalkozóként is állíthatsz ki online számlát, csak regisztrálnod kell egy szabadon választott számlázóprogramba. A hazai piacon ilyen többek között a Billingo, a Szamlazz.hu és a Billzone.eu.

Akárcsak a papír alapú számlákra, az online kiállított társaikra is vonatkoznak kötelezettségek.

Milyen szabályok vonatkoznak az e-számla kibocsátásra?¹

Az ÁFA törvény három kritériumot fogalmaz meg az online számlákra vonatkozóan:

• Hiteles eredet, azaz egyértelmű legyen, hogy te állítottad ki
• Sértetlen adattartalom, azaz a kiállítás után az adatok nem módosultak
• Olvashatóság, miszerint a számla tartalma utólag bármikor felismerhető

💡 Információ
Ha a számlát elektronikusan szeretnéd kiállítani, azaz nem kinyomtatni és postázni, akkor a számlát időbélyeggel, digitális aláírással kell ellátni. Ez a gyakorlatban egy kódsorozatot jelent, mely magában foglalja a dokumentum pontos keletkezési idejét. Ezeknek az előírásoknak eleget tesz például a Billingo számlázóprogram is.

Milyen kötelező elemei vannak az online számlának?¹

Az e-számlán kötelezően feltüntetendő elemek megegyeznek a hagyományos papír alapú számla követelményeivel. Melyek ezek?

• A számla kelte,
• A számla sorszáma, amely a számla azonosítására szolgál,
• A számla kiállítójának neve, címe, adószáma,
• A vevő neve, címe és adószáma, ha belföldi vállalkozásról van szó,
• Értékesített termék/szolgáltatás megnevezése, mennyisége és egységára,
• A termék/szolgáltatás összesített nettó értéke, azaz ÁFA nélküli ára,
• Az ÁFA százalékban és összegszerűen is kifejezve (ha alanyi adómentes vagy, akkor az AAM felirat),
• A teljesítési dátum, ha az eltér a számla keltétől.

Ha például külföldről szeretnél termékeket importálni cégednek, vagy vonatkozik rád a fordított áfa törvény, akkor extra adatokat is fel kell tüntetned a számlán, így érdemes lehet felkeresned egy a témában jártas könyvelőt.

Milyen adatokat nem kötelező megadni a számlán?

Nem kötelező megadni, de feltüntetheted a számlán:

• A termék/szolgáltatás statisztikai besorolási számát (VTSZ vagy TESZOR szám),
• A fizetési módot,
• A fizetési határidőt.

Az e-számlát kiállíthatod elektronikusan, de akár ki is nyomtathatod. Ha a nyomtatást választod, akkor sem kell fáradnod a nyomtatási példányszám és a példánysorszám feltüntetésével. Sőt, azt sem kell megadnod, hogy eredeti vagy másolt példányról van szó.

NAV online adatszolgáltatás²

Ha már állítottál ki számlát, akkor biztosan te is hallottál róla, hogy 2021. január 4. óta szinte minden számlát továbbítani kell az adóhatóság felé. Ide tartoznak a:

• Belföldi cégeknek és magánszemélyeknek szóló számlák,
• Alapítványok, egyesületek és társasházak részére kiállított számlák,
• EU-s vagy 3. országbeli termékértékesítésről kiállított számlák,
• EU-s partnernek nyújtott szolgáltatás számlák, ha az ügylet után a vevőd köteles az adót megfizetni,
• Valamint a módosító és az érvénytelenítő számlák is.

Mit jelent ez a gyakorlatban?

Ha számlatömböt használsz

Ha még papír alapon állítod ki a számláidat, akkor azt, hogy itt az idő áttérni online számlára. A papír alapú számlákat ugyanis egyenként fel kell vinned a NAV Online Számla programjába. Erre pedig igencsak szűk határidőt szab az adóhatóság, a számla kiállítását követően mindössze 4 napod van tájékoztatni őket.

Sőt, ha a számlán feltüntetett ÁFA meghaladja az 500 000 forintot, akkor az adatszolgáltatást a számla kibocsátását követő 1 napon belül kell, hogy megtedd. Ráadásul ez nem munkanapot, hanem naptári napot jelent, így a hétvégék is beleszámítanak.

Ha online számlázol

Ezzel szemben, ha online állítod ki a számláidat, akkor az ügyfélkapus NAV Online Számla belépés után már csak össze kell kapcsolnod az online számlázóprogramodat a NAV rendszerével. Ezután a számlázóprogram automatikusan továbbítja majd az adatokat az adóhatóság részére.

Fontos, hogy nem minden számlázóprogram kompatibilis a NAV Online Számlával. Mi azt javasoljuk, az integrálhatóság mindenképp legyen fontos kritérium a döntésednél, ugyanis nagyban megkönnyíti majd az életedet.

Mi történik ha elmulasztod az adatszolgáltatást?

Ha nem tájékoztatod időben a NAV-ot a számláidról, akkor az adóhatóság egyéni vállalkozóként 200 000 Ft-ra büntethet számlánként. A büntetés cégek esetében akár 500 000 Ft-ig is terjedhet. Azt javasoljuk, ne bízd a véletlenre a dolgot, inkább válassz egy megbízható számlázóprogramot, és automatizáld a folyamatot.

Milyen adatokat kell szolgáltatnod a NAV részére?

A vevőd személyétől függően eltérő adatokat kell szolgáltatnod. A számla kötelező adattartalmának mindig szerepelnie kell, de az ÁFA törvény külön kitér néhány dologra. Ezeket táblázatban szemléltetjük:

Vevő	Kötelező adatszolgáltatás elemei
Belföldi adóalany	Vevő neve, címe Belföldi adószám
EU-s adóalany	Vevő neve, címe Közösségi adószám A használt pénznem, az árfolyam és a forintba átszámított ár, az aznapi MNB árfolyamon.
3. országbeli adóalany	Vevő neve, címe Külföldi adóazonosító nem kötelező, de szerepelhet A használt pénznem, az árfolyam és a forintba átszámított ár, az aznapi MNB árfolyamon.
Adóalanynak nem minősülő szervezet, pl. alapítvány, egyesület vagy társasházak	Vevő neve, címe
Nem adóalany magánszemély	A vevő neve és címe csak a számlán szerepelhet, az adatszolgáltatásban nem szabad feltüntetni

⚠️ Fontos
Léteznek adószámos magánszemélyek is, ezért a számla kiállítása és az adatszolgáltatás előtt minden esetben győződj meg róla, hogy a vevőd magánszemélyként vagy adószámos magánszemélyként veszi igénybe a szolgáltatásodat vagy vásárol tőled.

A NAV Online Számla miatt megszűnik a kézi számlázás?

Nem, a kézi számlázás továbbra is létezik. A NAV nem titkolt célja a gazdaság fehérítése miatt, hogy minél többen áttérjenek az online számlázásra.

Mivel vállalkozóként a legnagyobb kincs az időd, nem érdemes hosszas adminisztrációra pazarolnod. Ráadásul könnyen megfeledkezhetsz egy számla feltöltéséről, és máris jön a bírság. Ezért azt ajánljuk, inkább az online számlázóprogramok mellett tedd le a voksod.

Mit kínál a Wise Business?

Wise nem bank, hanem egy pénzforgalmi intézmény, de bizonyos szolgáltatásai hasonlóak a hagyományos bankok által nyújtottakkal.

Mit kaphatsz a Wise Business-számlával?

Egyszerű számlanyitás
Wise Business-számlát nyithatsz egy gyors és egyszerű online regisztrációval. Nincs többé bankba járás, kezeld vállalati pénzügyedet a felhasználóbarát weboldal vagy mobil app segítségével.

Valós árfolyam pénzváltáskor
A Wise-zal, piaci középárfolyamon válthatod át a pénzed előre kiszámolható átváltási díjakkal a tetszőleges devizában. Fizesd ki külföldi személyzetedet vagy beszállítóidat rejtett díjak és az árfolyamba rejtett felárak nélkül.

Helyi számlaadat 9 pénznemben
Helyi számlaadatod lehet forintban, euróban, angol fontban és 6 további pénznemben, egy helyen, amivel nemzetközi utalásokat fogadhatsz átváltás nélkül.

Billingo és Számlázz.hu integráció
Wise Business-számládat ingyenesen összekapcsolhatod a Billingo vagy Számlázz.hu online számlázóplatformokkal. Így a platformokon keresztül fogadott számlák összegét közvetlenül Wise Business-számládra fogadhatod, vagy éppen számlákat tudsz fizetni közvetlenül a Wise egyenlegeidről, mindezt több pénznemben.

Többfelhasználós hozzáférés
Megkönnyítheted a csapatod és könyvelőid dolgát a Wise Business-számla többfelhasználós hozzáférés funkciójával. Segítségével csapatod tagjait különböző szerepkörökkel adhatod a Wise Business-fiókodhoz.

Csoportos utalások
Akár 1000 csoportos kifizetést is indíthatsz egyszerre ügyfeleidnek, alvállalkozóidnak, alkalmazottaidnak, befektetőidnek vagy beszállítóidnak. Belföldre és külföldre egyaránt.

Wise-kártyák csapatodnak
Igényelhetsz okos-pénzváltó technológiával rendelkező Wise betéti kártyákat csapatodnak.

Nincsenek havidíjak
A Wise-nál egy egyszeri 18 910 forint számlanyitási díjat kell fizetned, illetve kártyaként egyszeri 1400 forintért igényelhetsz akár 50 betéti kártyát az alkalmazottjaidnak.

Időzített utalások
Beidőzithetsz utalásokat, hogy ne feledkezz meg az ismétlődő utalásaidról.

Közvetlen beszedések
Zökkenőmentessé teheted az előfizetéseid kifizetését közvetlen beszedési megbízásokkal.

Fizetési kérelmek
Könnyedén létrehozhatsz fizetési kérelmeket közvetlenül a Wise-számládról és elküldheted ügyfeleidnek.

Perselyek
El tudsz különíteni pénzt a mindennapi egyenlegedtől különböző projektekre. Így véletlenül sem költhetsz belőle bankkártyával, nem tudsz belőle utalalni vagy csoportos kifizetéseket indítani.

Még mit kaphatsz a Wise Business-számlával?

• A Wise-számlával több mint 40 pénznemet tudsz tárolni és közöttük átváltani.
• Pénzvisszatérítést kaphatsz a Wise Business-számládon tartott EUR, GBP és USD után.
• A Wise appban beállíthatsz automatikus pénzátváltást az általad kívánt árfolyam alapján vagy a Wise Árfolyamkövetővel kérhetsz árfolyamértesítőket egyenesen az email fiókodba.
• A Wise virtuális kártyákkal nagyobb biztonságban lehet a pénzed ismeretlen webáruházaktól való vásárláskor.
• A Wise appon keresztül azonnali értesítést kapsz minden vásárlásról, így nyomon követheted a költéseidet. Ha elveszíted a kártyádat, az appban könnyen letilthatod, így biztonságban marad a pénzed.
• Segítőkész, magyar nyelvű ügyfélszolgálat áll rendelkezésedre.

Hozd létre Wise Business-fiókod

📑 Kapcsolódó cikkek
Hogy működik az adózás a Wise-számlával? Vállalkozói számla összehasonlítás: Melyik a legjobb?

Források:

1. Net Jogtár weboldala – ÁFA törvény 168-169.§
2. NAV Online Számla weboldala – Tájékoztatások – A számlakibocsátók számlaadat-szolgáltatásának 2021. január 4-től hatályos szabályai

Források ellenőrzésének ideje: 2022.04.20