Qué es y cómo se hace una factura comercial de exportación

Al exportar bienes a otro país, sea este miembro de la UE o no, estás obligado a hacer una factura comercial de exportación que refleje la mercancía que se exporta y que sirva como prueba de la transacción.

Aunque hacer una factura de exportación no es muy diferente de otros tipos de facturas comerciales, sí que es conveniente tener en cuenta sus características propias como los datos a indicar según la normativa y la forma más económica de hacer esta transacción.

Consejos previos a la preparación de tu factura comercial

Si te enfrentas por primera vez al trámite de tener que preparar una factura comercial porque acabas de iniciar tu negocio, es muy importante que tengas en cuenta estos consejos:

1. Conoce la información del pagador. Como en toda factura debes reflejar quién recibirá el bien o servicio
2. Decide el idioma de la factura con el comprador. Si el cliente es extranjero puedes preguntarle si la prefiere en inglés o en español e incluso crear una versión bilingüe
3. Especifica el método y la moneda de pago. Acuerda con el comprador los términos de pago y también quién hará frente a las comisiones de los distintos métodos de pago

Ten en cuenta que es posible que la moneda del pagador de la factura comercial sea distinta a la tuya y para evitar perder dinero en el cambio de divisa, te aconsejamos usar un servicio como Wise para empresas.

Cobra tu factura internacional sin perder dinero en el cambio de divisa

Al facturar a un cliente extranjero con bancos tradicionales, puedes perder bastante dinero en el tipo de cambio cuando te envían el dinero en una divisa distinta a la de tu país de facturación.

Para evitar pagar comisiones abusivas enmascaradas en el tipo de cambio de divisa, lo ideal es disponer de datos bancarios locales en la moneda que acuerdes con el pagador de tu factura.

Wise te permite tener datos bancarios locales online en monedas como el Dólar Americano, el Euro y la Libra entre otras. De manera que el pagador de tu factura comercial sólo tendrá que enviar el dinero a los datos de tu cuenta directamente desde su banco y sin convertir divisas.

También puedes usar Wise para pagar a proveedores extranjeros o cualquier otra persona, sin sobrecostes en el tipo de cambio.

¿Cómo se hace una factura comercial de exportación?

La normativa que rige la expedición de facturas comerciales de exportación es el Reglamento (CEE) n.º 2454/93 a nivel europeo y el BOE n.º 2983 del 13 de diciembre de 1985, aunque también el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, que indica las obligaciones de facturación generales.

Aunque en el proceso de exportación tendrás que rellenar otros documentos como el Documento Único Administrativo en el que declares las mercancías o el modelo 349 en el que detalles este tipo de operaciones, las facturas son uno de los documentos más importantes en las operaciones de exportación y a diferencia de las facturas nacionales también deben incluir otros datos como los incoterms o términos de comercio internacional, que especifican las condiciones de compraventa a nivel internacional. Estos incoterms regulan la forma de entrega de la mercancía, quién hace frente a los riesgos de la compraventa, el reparto de gastos y de los trámites aduaneros.

En cuanto al IVA, si ambas empresas sois europeas y estáis inscritas en el Registro de Operadores Intracomunitarios deberéis indicar vuestro NIF a nivel europeo, que en el caso de España empieza por ES, y así la operación no estará sujeta a IVA. Aunque si por cualquier motivo una de las dos empresas no figura en ese registro, será obligatorio el pago del IVA.

Una vez acordados todos los términos con el importador, podrás usar una factura muy similar a las nacionales, pero sin olvidar incluir una serie de datos necesarios para facturas internacionales que enumeramos en el siguiente apartado.

Datos necesarios para la factura comercial

Para hacer una factura comercial de exportación debes incluir los datos de las normativas mencionadas anteriormente:

• Número de factura
• Fecha de expedición de la mercancía o el servicio
• Nombre o razón social y domicilio de comprador y vendedor
• Método y condiciones de pago
• Cantidad de la mercancía y precio por unidad y total en la divisa acordada para el pago (en el caso de muestras, especificar el valor y luego añadir que son muestras sin valor comercial)
• Condiciones de entrega o incoterms
• Referencia del pedido o factura proforma
• Método de transporte
• Origen de la mercancía

En el caso de que sea una exportación intracomunitaria también ha de incluirse:

• Número ROI de comprador y vendedor para evitar el pago del IVA (de no incluirse, la operación está sujeta a IVA y este deberá indicarse siempre en euros)
• Códigos del arancel integrado de la Comunidad Europea (TARIC), que dependerán del tipo de mercancía

Puede haber otros datos recomendables que facilitarían la realización de la exportación, como por ejemplo incluir un seguro.

Modelo de factura comercial internacional

No existe un formato de factura comercial de exportación único, sino que elegir uno u otro dependerá del tipo de exportaciones que hagas y de la imagen que quieras dar con el diseño de tus facturas.

Si tienes una imagen de marca con colores corporativos específicos, puedes optar por simplemente adaptar el diseño de una plantilla.

Por ejemplo, aquí tienes varios modelos de factura comercial de exportación que puedes descargar en formato .xltx para Excell:

• Factura comercial
• Factura comercial con incoterms
• Factura internacional en inglés