Firma in Polen gründen als Deutscher: Alles was du wissen musst

Träumst du davon, dein eigenes Unternehmen zu gründen? Mit einem hohen Mindestkapital ist die Gründung einer GmbH in Deutschland allerdings nicht unbedingt einfach. Im Gegensatz dazu bietet unser Nachbarland Polen ideale Bedingungen für angehende GründerInnen.

Die geografische Nähe ermöglicht eine reibungslose Geschäftsführung, während die kostengünstigen Rahmenbedingungen, angefangen bei niedrigeren Lohnkosten bis hin zu attraktiven Steuersätzen, deine unternehmerischen Ambitionen unterstützen. Entdecke die Vorteile, die Polen im Vergleich zu Deutschland für angehende Unternehmer zu bieten hat und wie du hier deine Geschäftsideen erfolgreich umsetzen kannst.

Warum Firma in Polen gründen?

Deutschland ist nicht ohne Grund als Land der Bürokratie bekannt – da ist die Gründung einer GmbH, AG oder anderen Rechtsformen keine Ausnahme. Aus diesem Grund suchen immer mehr GründerInnen nach Alternativen zur Firmengründung in Deutschland. Als günstige, einfache und geografisch praktische Lösung gilt die Gründung eines Unternehmens in Polen.

Doch können deutsche StaatsbürgerInnen überhaupt ein Unternehmen in Polen eröffnen? Ja! Während es in der Vergangenheit notwendig war, eine polnische Person als Vertreter des gegründeten Unternehmens festzulegen, ist das heute anders. Mittlerweile kannst du auch eine Firma in Polen gründen, an der nur deutsche StaatsbürgerInnen beteiligt sind – das macht es für dich als GründerIn aus dem Ausland deutlich unkomplizierter.

Wodurch unterscheiden sich Deutschland und Polen in Sachen Firmengründung? Sehen wir uns zunächst einige Gründe an, warum angehende UnternehmerInnen Deutschland als Standort skeptisch gegenüber stehen:

• Höhere Kosten: Deutschland hat tendenziell höhere Gründungs- und Betriebskosten im Vergleich zu Polen. Dies betrifft sowohl die Gebühren für die Gründung des Unternehmens als auch laufende Kosten wie Mieten, Löhne und Steuern.
• Komplexere Bürokratie: Die bürokratischen Prozesse in Deutschland können undurchsichtig und kompliziert sein und erfordern daher mehr Zeit und Ressourcen, um dein Unternehmen zu gründen und zu betreiben.
• Höhere Steuern: Deutschland hat im Allgemeinen höhere Unternehmenssteuersätze als Polen. Gerade am Anfang zählt jeder Euro und die Steuern von ca. 30% beschränken die Gewinnmargen deines Unternehmens.
• Arbeitskosten: Wenn du eine GmbH, AG oder ähnliches gründen möchtest, wirst du sicher auch Angestellte haben. Die Lohn- und Sozialversicherungskosten sind in Deutschland ein massiver Kostenpunkt, der oft unterschätzt wird.
• Regulierungen: Deutschland hat strengere Arbeits- und Umweltauflagen, was die Einhaltung der Vorschriften komplexer und teurer macht und dabei viel Zeit und Nerven kostet.
• Wettbewerb: In einigen Branchen und Märkten in Deutschland ist der Wettbewerb stark, was den Markteintritt und den Aufbau einer Kundenbasis nicht gerade einfach macht. Für einige Branchen könnte sich Polen als Standort besser eignen.

Polen bietet im Vergleich dazu viele potenzielle Vorteile:

• Niedrigere Kosten: Polen ist in der Regel in jeder Hinsicht günstiger als Deutschland. Durch eine Gründung in Polen kannst du durch niedrigere Betriebskosten, Löhne, Mieten und Steuern viel Geld sparen.
• “One-Stop-Shop”: In Polen kann der gesamte Registrierungsprozess an einer einzigen Stelle durchgeführt werden, was die Eröffnung einer Firma schnell und unkompliziert macht. Nur die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer musst du beim zuständigen Finanzamt beantragen.
• Steuerliche Vorteile: Im Vergleich zu Deutschland bietet Polen deutlich niedrigere Unternehmenssteuersätze von nur 19%, was neuen Unternehmen steuerliche Anreizen bietet.
• Günstige geografische Lage: Polen ist nicht nur eines unserer Nachbarländer, sondern liegt auch in der Mitte Europas und hat dadurch eine strategische Lage für den Zugang zu vielen europäischen Märkten.
• Arbeitskosten: Die Beschäftigungskosten für Angestellte in Polen sind in der Regel deutlich niedriger als hierzulande, was für Unternehmen von Vorteil ist, die aufgrund eines niedrigen Budgets auf kostengünstige Arbeitskräfte angewiesen sind.
• EU-Mitgliedschaft: Zu guter Letzt solltest du nicht vergessen, dass Polen zwar nicht Teil der Eurozone, aber dennoch Mitglied der Europäischen Union ist. Das erleichtert viele Formalitäten und ermöglicht den Zugang zu einem großen Binnenmarkt.

Wie gründe ich eine Firma in Polen?

Die Gründung einer Firma ist für viele neue UnternehmerInnen mit vielen Sorgen verbunden – wenn die GmbH, KG, etc. dann auch noch im Ausland angemeldet werden soll, wird es noch komplizierter. Das stellt selbst erfahrene Unternehmer vor einige Hürden, allen voran die Sprachbarriere. Doch bevor du dich mit den Einzelheiten zur Gründung beschäftigst, solltest du dich zunächst entscheiden, welche Rechtsform für deine Geschäftstätigkeit geeignet ist.

Folgende Rechtsformen stehen dir bei einer Firmengründung in Polen zur Auswahl:¹

• Einzelunternehmen (Działalność jednoosobowa)
• Gesellschaft bürgerlichen Rechts (Spółka cywilna / sc.)
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością / sp. z o.o.)
• Aktiengesellschaft (Spółka akcyjna / S.A.)
• Einfache Aktiengesellschaft (Prosta spółka akcyjna / P.S.A.)
• Kommanditgesellschaft (Spółka komandytowa / sp.k.)
• Kommanditgesellschaft auf Aktien (Spółka komandytowo-akcyjna / S.K.A.)
• Offene Handelsgesellschaft (Spółka jawna / sp.j.)
• Partnergesellschaft (Spółka partnerska / sp.p.)

Um dir einen besseren Überblick über den Prozess der Gründung in Polen zu geben, haben wir die notwendigen Schritte am Beispiel der Gründung einer polnischen Kapitalgesellschaft für dich kurz zusammengefasst:¹

Schritt 1: Vorbereitung des Notartermins

• Beantragung der digitalen Signaturen für die GeschäftsführerInnen und gegebenenfalls einer PESEL-Nummer.
• Bestellung der HR-Auszüge mit Apostille.
• Gegebenenfalls Beurkundung einer Gründungsvollmacht in Deutschland.
• Durchführung von Übersetzungsarbeiten.
• Vorbereitung der Satzung.

Schritt 2: Notartermin

• Mit dem Zeitpunkt des Notartermins entsteht eine rechtsfähige Gesellschaft in Gründung.
• Die erste Geschäftsführung wird in der Notarurkunde bestellt.
• Meldung bei der Stadt, in der die Gesellschaft ihren Sitz haben wird.

Schritt 3: Vorbereitung der Eintragung

• Abholung der digitalen Signaturen.
• Abschluss eines Mietvertrages für einen Geschäftssitz.
• Einrichtung eines polnischen Geschäftskontos.
• Abschluss eines Vertrages mit dem Steuerberater.
• Einzahlung des Stammkapitals und Registrierung der Aktien.
• Vorbereitung des Antrags für das Registergericht.
• Persönliche Unterzeichnung der Unterlagen der Geschäftsführung.
• Elektronische Übergabe des Antrages auf Eintragung beim Registergericht.

Schritt 4: Bearbeitung des Antrages im Registergericht

• Die Dauer beträgt circa 2-3 Wochen.
• Mit der Eintragung wird eine Steueridentifikationsnummer (NIP), Nummer des Landesgerichtsregisters (KRS-Nummer) und REGON-Nummer (Nummer im zentralen Wirtschaftsverzeichnis) erteilt.
• Die GmbH in Gründung wird zu einer juristischen Person des polnischen Rechts.

Schritt 5: Ergänzende Registrierung beim Finanzamt

• Eintragung ins CRBR-Register: Angaben zum tatsächlichen Begünstigten sind elektronisch spätestens innerhalb von 7 Tagen nach dem Datum der Eintragung in das Handelsregister vorzunehmen.
• Anmeldung der Gesellschaft zur europäischen Mehrwertsteuer (EU VAT ID).
• Ergänzung der Daten der Gesellschaft beim Finanzamt.

Schritt 6: Aufnahme der operativen Tätigkeit

• Die Finanzbuchhaltung muss gleichzeitig beginnen.

Anforderungen.

Bevor du den Prozess der Gründung beginnen kannst, solltest du wissen, welche Anforderungen du dafür erfüllen musst. Da die meisten deutschen UnternehmerInnen sich für die Eröffnung einer GmbH in Polen entscheiden, gehen wir hier ausschließlich auf diese Rechtsform ein.

Zunächst solltest du dir Gedanken über die Ernennung der Gesellschafter machen. Erforderlich ist dabei mindestens ein Gründer, der entweder eine natürliche oder aber auch eine juristische Person sein kann. Beachte dabei, dass eine polnische Ein-Personen-GmbH nicht durch eine deutsche Ein-Personen-GmbH gegründet werden kann.

Das notwendige Mindeststammkapital für die Gründung einer polnischen GmbH beträgt 5.000 PLN. Dieses Stammkapital kannst du jedoch nicht nur in Form von Bargeld oder einer Überweisung auf das Bankkonto der GmbH einzahlen. In Polen sind auch nicht-monetäre Sacheinlagen zulässig, indem du die Rechte an die GmbH überträgst, zum Beispiel Eigentum, Urheberrechte oder Aktien in Höhe des Mindeststammkapitals.²

Um die Gründung abzuschließen, muss ein Gesellschaftsvertrag erstellt und notariell beurkundet werden. Der Gesellschaftsvertrag sollte wichtige Informationen enthalten, wie den Firmennamen und Sitz der GmbH, den Gegenstand des Unternehmens, Informationen über die Anteile der Gesellschafter, die Art und den Wert der Einlagen jedes Gesellschafters und eventuell die zeitliche Befristung der GmbH.³

Nachdem die Registrierung der GmbH abgeschlossen ist, ist es zudem erforderlich, ein polnisches Bankkonto für deine GmbH zu eröffnen.

Benötigte Dokumente.

Wie bereits erwähnt, kann die Gründung einer Firma in Polen quasi als “One-Stop-Shop” erledigt werden: Der gesamte Prozess bis auf die Anmeldung beim Finanzamt findet über das Zentralregister statt. Beachte, dass du dabei alle Dokumente beglaubigen und übersetzen lassen musst.

Um eine Firma in Polen eröffnen zu können, musst du also einen Antrag auf die Eintragung im Zentralregister einreichen, zu dem auch weitere Informationen über deine geplante wirtschaftliche Tätigkeit gehören.

Folgende Angaben und Unterlagen sollten Teil dieses Antrags sein:

• Persönliche Angaben und Kontaktinformationen des Gründers inklusive der PESEL-Registrierungsnummer (falls vorhanden).
• Geburtsdatum und Staatsbürgerschaft, Kopie deines Personalausweises oder Reisepasses.
• Angabe des persönlichen Wohnadresse und der Adresse des Geschäftssitzes.
• Spezifizierung der Tätigkeiten, die vom operativen Geschäft abgedeckt werden gemäß der polnischen Klassifikation der Tätigkeiten (PKD).
• Angabe des Datums der Aufnahme der wirtschaftlichen Tätigkeit.

Visum.

Prinzipiell ist es nicht nötig, eine polnische Staatsbürgerschaft oder ein Visum bzw. eine Aufenthaltsgenehmigung in Polen zu haben, wenn du eine Firma in unserem Nachbarland gründen möchtest. Denn alle BürgerInnen der Europäischen Union, Mitglieder der Europäischen Freihandelsassoziation (EFTA) und Mitglieder des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) sind polnischen StaatsbürgerInnen gleichgestellt.

Praktisch ist jedoch, dass dir deine GmbH in Polen helfen kann, wenn du doch einen Visumsantrag in Polen stellen musst – zum Beispiel für Familienmitglieder, die keinen entsprechenden Pass haben. In diesem Fall kannst du die GmbH als Beweis für die wirtschaftliche Beziehung zu Polen und damit die Notwendigkeit eines polnischen Visums nennen.⁴

Firma in Polen gründen: Steuern?

Neben dem Startkapital und den Gründungskosten sind auch die Steuern ein Aspekt, über den sich viele angehende GründerInnen Sorgen machen. Auch hier kannst du mit einem Firmensitz in Polen bares Geld sparen. Denn während die Steuern für eine GmbH in Deutschland aus Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer bestehen und kombiniert auf fast 30% kommen, ist Polen deutlich unternehmerfreundlicher. Denn hier musst du nur mit Steuern in Höhe von 19% rechnen.⁵

Welche Kosten kommen auf mich zu?

Die Gründung einer GmbH in Polen kann eine kosteneffiziente Möglichkeit für deutsche Unternehmer sein, um in den polnischen Markt einzutreten oder Kosten bei einer alternativen Firmengründung in Deutschland zu sparen. Denn wie bereits erwähnt, ist die Gründung in Polen deutlich günstiger als in Deutschland.

Bei der Gründung einer GmbH ist das Startkapital eine der größten Hürden für neue UnternehmerInnen. Während das Stammkapital in Deutschland bei mindestens 25.000 Euro liegt und damit für viele angehende GründerInnen schier unleistbar ist, sieht das in Polen anders aus. Denn das Mindeststammkapital für eine GmbH in Polen beträgt nur 5.000 PLN, was derzeit gut 1.120 Euro (Stand Oktober 2023) sind – also nur ein Bruchteil des erforderlichen Kapitals in Deutschland.²

Genau wie in Deutschland kommen für die Eröffnung einer GmbH in Polen einige Kosten auf dich zu. Aus diesem Grund haben wir hier die wichtigsten Kostenpunkte für dich zusammengefasst. Beachte jedoch, dass die angegebenen Kosten Orientierungswerte sind und je nach Rechtsform variieren.

• Notargebühren: Die notariellen Kosten für eine GmbH-Gründung mit einem Mindeststammkapital von 5.000 PLN umfassen die Notargebühr, Stempelsteuer, Abschriften und die Eintragung in das Register der Urkunden. Insgesamt belaufen sich diese Kosten auf etwa 700 PLN (ca. 150 EUR).
• Übersetzungskosten: Wenn du der polnischen Sprache nicht mächtig bist, solltest du darüber nachdenken, einen Dolmetscher zu engagieren. Auch für die Übersetzung deutscher Dokumente ist dies erforderlich. Die Kosten dafür betragen etwa 350 PLN netto (ca. 80 EUR) pro Stunde.
• Registrierungsgebühren: Die Kosten für die Eintragung in das Landesgerichtsregister (KRS) und die Anzeige im polnischen Gerichts- und Wirtschaftsanzeiger (Monitor Sądowy i Gospodarczy / MSiG) belaufen sich auf etwa 600 PLN (ca. 135 EUR).

Wenn du nicht den gesamten Prozess alleine abwickeln möchtest, sondern die Dienste eines Rechtsanwalts in Anspruch nehmen möchtest, fallen dafür natürlich zusätzliche Kosten an. Außerdem können bei einem höheren Stammkapital auch die Notar- und Stempelgebühren höher ausfallen.

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Welche Risiken gibt es bei der Firmengründung in Polen?

Die Gründung eines Unternehmens in Polen kann natürlich auch einige Herausforderungen mit sich bringen. Darunter fallen unter anderem sprachliche und kulturelle Unterschiede, die Notwendigkeit von Übersetzungen und die Auseinandersetzung mit den polnischen Vorschriften. Ein weiterer Nachteil könnte in der geografischen Entfernung zu deiner Heimatbasis liegen. Außerdem ist es essentiell, die polnischen Steuergesetze und sozialen Sicherheitssysteme zu verstehen. Dennoch kannst du diese Herausforderungen in der Regel durch sorgfältige Planung oder gute Beratung meistern.

Fazit

Abschließend können wir festhalten, dass die Gründung eines Unternehmens in Polen für deutsche Unternehmer eine äußerst attraktive Alternative darstellt. Die geografische Nähe zu Deutschland ermöglicht eine reibungslose Geschäftsführung, während die wettbewerbsfähigen Bedingungen, angefangen bei günstigen Lohnkosten bis hin zu niedrigen Steuersätzen, angehenden UnternehmerInnen viele Vorteile bieten. Nutze die Chancen, die Polen im Vergleich zu Deutschland bietet, und verwirkliche deine unternehmerischen Träume in diesem aufstrebenden Land.

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⁵ Körperschaftssteuern im internationalen Vergleich 2023, Statista, Oktober 2023