Online boekhouden: Hoe kies je een online boekhoudprogramma?

Je bent op zoek naar een goede manier om je boekhouding te doen. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat je net begonnen bent met je eigen onderneming (gefeliciteerd!) of omdat je huidige boekhouding niet handig werkt. Online boekhouden is een fijne en makkelijke manier om je boekhouding te doen. Zowel voor startende ondernemers als voor de mensen die toe zijn aan het automatiseren van hun papieren administratie.

Om online te kunnen boekhouden moet je een online boekhoudprogramma hebben. Daar bestaan er een heleboel van, maar hoe kies je uit ál die programma’s nou een boekhoudpakket dat bij jou past? Daarmee gaan we je een handje helpen.

In dit artikel zullen we volgende punten behandelen:

• Wat het voordeel is van online boekhoudprogramma’s
• Waar je rekening mee moet houden wanneer je een boekhoudpakket kiest
• Een aantal online boekhoudprogramma’s die je zou kunnen overwegen

Doe je zaken met het buitenland, of ben je van plan dit te gaan doen?

Als je zaken doet met het buitenland, kan het zijn dat je soms moet betalen in een vreemde valuta. Maak je deze betalingen via je bank, of een gespecialiseerde provider, dan wordt jouw geld vaak niet omgewisseld met de werkelijke wisselkoers, de middenkoers.

Wanneer je een zakelijk account aanmaakt bij Wise kun je niet alleen internationale betalingen maken tegen lage kosten en met de werkelijke wisselkoers, er zijn meer handige functies voor bedrijven, zoals:

• Batch payments - waarmee je gemakkelijk een groter aantal betaling in 1x kunt maken
• Wise open API - om je betalingen te automatiseren
• Koppeling met Xero - koppel je account met Xero, een online boekhoudprogramma

Je kunt ook een borderless multi-valuta account aanmaken, waarmee je niet alleen meer dan 40 verschillende valuta op je account kunt hebben staan, je kunt ook Australische, Amerikaanse en Nieuw Zeelandse dollars, Britse ponden en euro's ontvangen via lokale betalingsmethoden, als je een online rekening opent in deze valuta.

Nu weer over naar de boekhoudsoftware.

Wat is het voordeel van online boekhoudprogramma’s?

Voordat we een keus gaan maken uit de vele verschillende boekhoudprogramma’s kijken we eerst waarom online boekhouden nou zo handig is. Een papieren boekhouding werkt toch ook? Zeker, maar een papieren boekhouding heeft enkele grote nadelen. Zo is het bijhouden van een boekhouding op papier tijdrovend werk. Alle gegevens moet je zelf met de hand invoeren. En dat zijn niet alleen je klantgegevens maar ook de cijfers die je nodig hebt voor het doen van een BTW aangifte. Dit kost niet alleen tijd maar, doordat je dit handmatig doet, is de kans op een foutje in bijvoorbeeld een factuur, best wel aanwezig. Daar zit je als drukke ondernemer natuurlijk niet op te wachten!

Wanneer je gebruik maakt van een online boekhoudprogramma, daarentegen, wordt bijna al het werk dat je hebt aan je boekhouding uit handen genomen. Het programma onthoudt je klantenbestand, berekend voor jou de BTW en kan je zelfs helpen bij het doen van je belastingaangiftes!

Omdat alles automatisch voor je wordt ingevuld is de kans op een tikfout of rekenfout in je administratie ineens een stuk kleiner geworden. En daar zit je als ondernemer dus wél op te wachten.

Waar moet je op letten wanneer je een boekhoudpakket kiest?

Er zijn een heleboel verschillende pakketten op de markt die jou in de toekomst verder kunnen helpen met je boekhouding. Maar hoe weet je nou welk boekhoudpakket het beste bij je past? We geven je wat tips over waar je op zou kunnen letten bij het kiezen van een boekhoudprogramma:

Hoe ziet je boekhouding er (mogelijk) uit in de toekomst?

Je zult begrijpen dat de boekhouding van een grote multinational er heel anders uitziet dan die van een zzp’er. Voordat je een beslissing maakt over een boekhoudprogramma is het dus handig om te kijken wat voor soort boekhouding je (in de toekomst) hebt. Stuur je maar 1 factuur uit per maand, of zijn het er wel 100? Doe je veel zaken met buitenlandse klanten of werk je alleen maar met Nederlandse bedrijven? Bedenk voor jezelf dus of je boekhouding in de toekomst basic is, of dat je iets meer hulp nodig zult hebben.

Hoe wil je factureren: digitaal, elektronisch of op papier?

Je bent vast gek op het versturen van facturen. Dat is logisch, want het versturen van een factuur bevestigd dat je een opdracht goed hebt afgerond en je verdiende geld kunt opvragen. Maar hoe verstuur je die facturen het liefst? Digitaal, elektronisch of op papier? Zo gaan veel bedrijven over op het sturen van UBL facturen. Dat zijn facturen in de Universal Business Language. Een taal die door elk systeem gesproken wordt en ervoor zorgt dat informatie kan worden uitgewisseld door verschillende boekhoudsystemen zonder dat er iemand tussenkomt. Wil je ook UBL facturen versturen dan moet je boekhoudprogramma ‘UBL ready’ zijn¹.

Is een bankkoppeling mogelijk?

Een handige tool van veel boekhoudprogramma’s is de bankkoppeling. Er zijn twee verschillende manieren van het koppelen van je bank aan je boekhoudprogramma: De automatische bankkoppeling, en het zelf importeren van je bankafschriften². Het koppelen van je bank aan je boekhoudprogramma maakt het een stuk makkelijker om je inkomsten en uitgaven bij te houden.

Is er een gekoppelde boekhouding app beschikbaar?

Hoe fijn is het als je je boekhouding kunt bijhouden waar en wanneer je maar wilt? Wanneer je met een app op je telefoon bij je boekhoudprogramma kunt kan dat. Zo hou je goed overzicht en als je een app hebt met een scanfunctie kun je bijvoorbeeld direct een aankoopbonnetje inboeken door er simpelweg een foto van te maken. Dat scheelt weer een hoop gezoek naar verfrommelde bonnetjes in je portemonnee aan het einde van de maand.

Heb je een boekhouder die het in moet kunnen zien?

Ondernemen is veel werk en dus heb je misschien niet altijd tijd om je administratie te checken. Misschien heb je daarom zelfs wel een boekhouder in dienst. Het is handig als die boekhouder dan ook altijd bij jouw boekhouding kan om een oogje in het zeil te houden. Doordat de boekhouder altijd kan inloggen in jouw boekhouding kan hij of zij je ook bijsturen als het even de verkeerde kant op gaat met je bedrijf. Daarbij is het fijn dat je niet fysiek hoeft af te spreken, en met mappen hoeft te slepen, als het bijvoorbeeld tijd is voor je belastingaangifte³.

Is het boekhoudprogramma offline beschikbaar?

Er zijn van die momenten dat de wifi niet lekker werkt, je modem ineens raar gaat doen of er onderhoud wordt gepleegd door je internetprovider. En je zult altijd zien dat dit net op het moment gebeurt dat jij je administratie wilt bijwerken. Dan is het handig dat een boekhoudprogramma ook offline te gebruiken is, en je gewoon verder kunt met je werkdag.

De prijzen van een boekhoudpakket lopen nogal uiteen. Voordat je je vastlegt is het dus slim om te kijken hoeveel een boekhoudpakket kost, en of het pakket wel naar je zin is. Veel boekhoudprogramma's stellen daarom gratis proefversies ter beschikking. Dit zijn vaak uitgeklede versies van het boekhoudprogramma die je gratis en vrijblijvend kunt uitproberen. Op die manier kun je boekhoudsoftware vergelijken en bekijken welke online software het beste voor je werkt.

Probeer een boekhoudprogramma gewoon eens een maand gratis. Is het niets voor jou, dan probeer je de volgende maand een andere. Op die manier ontdek je vanzelf de belangrijkste verschillen tussen boekhoudprogramma’s.

Is het programma ook geschikt wanneer je zaken doet in het buitenland?

Als je zaken doet in het buitenland gelden er andere BTW regels⁴. Het is natuurlijk fijn als je dat niet zelf allemaal uit hoeft te zoeken maar het boekhoudprogramma dit al voor je heeft gedaan. Of dat je in de software makkelijk onderscheid kunt maken tussen verschillende valuta.

Welke online boekhoudsoftware programma's zijn er beschikbaar?

Er zijn online dus een heleboel boekhoudprogramma’s te vinden die ervoor zorgen dat jouw leven als ondernemer een stuk makkelijker wordt. We zetten er een paar voor je op een rij:

E-boekhouden

Dit is één van de bekendere boekhoudprogramma’s online. Het boekhoudprogramma is gemaakt door ondernemers, voor ondernemers en dat maakt dat dit boekhoudpakket makkelijk is om mee te werken. Het pakket is overigens ook erkend door de Nederlandse belastingdienst en is 100% gratis voor startende ondernemers⁵.

Reeleezee

Reeleezee noemt zichzelf de uitvinder van online boekhouden. Al in 2002 kwamen zij met een online boekhoudpakket op de markt. Zij waren daarmee één van de eersten die online boekhouden in Nederland introduceerden en lopen sindsdien voorop als het gaat om nieuwe technieken, zoals het inscannen van bonnen en automatische bankkoppeling. Reeleezee kun je gratis uitproberen.

Informer

Ook het boekhoudprogramma Informer kun je gratis uitproberen. Dit boekhoudprogramma heeft een hoop handige tools die het boekhouden een stuk makkelijker maken. Zoals een app op de telefoon, robotic accounting, een gratis inlog voor je accountant en koppelingen met je bank of webshop⁶.

Asperion

Het boekhoudprogramma Asperion heeft verschillende pakketten die je kunt gebruiken. Zo is er een speciaal boekhoudprogramma voor ZZP’ers maar ook een pakket dat zich richt op de MKB’er. Alle programma’s werken in de cloud. Je kunt dus altijd en overal bij je administratie zolang je aangesloten bent op een wifi- of vast netwerk. Bij Asperion mag je 30 dagen een proefversie uitproberen.

Xero

Een populair programma dat nog niet erg bekend is in Nederland is Xero. Wanneer je werkt met dit programma heb je realtime inzicht in je cashflow. Zo weet je altijd hoe je bedrijf ervoor staat. Verder maakt het programma ook gebruik van allerlei handige features zoals een mobiele app en koppelingen aan data⁷. Je kunt dit programma ook gratis uitproberen.

Xero is erg succesvol en kreeg onder andere goede reviews in Forbes Magazine en op macworld.com⁸. Het mooie aan Xero is dat je je zakelijke Transferwise account eraan kunt koppelen. Dat is vooral voordelig als je vaak zakendoet met het buitenland, in verschillende valuta. Want dankzij Transferwise kun je in meerdere valuta geld ontvangen en uitgeven zonder extra kosten te maken. Het enige nadeel is dat Xero nog niet voor de Nederlandse markt gemaakt is en je dit boekhoudprogramma dus in het Engels moet gebruiken.

Gebruikte bronnen voor dit artikel:
1.Over de UBL factuur
2.Pagina over bankkoppeling
3.MKB service desk, over online boekhouden
4.Belastingdienst, zakendoen met het buitenland
5.Functies van eboekhouden.nl
6.Functies van informer.nl
7.Features van xero.com
8.Artikel van macworld

• Alle bronnen gecontroleerd op 17 juli, 2019

Deze publicatie is bedoeld als algemeen advies en behandeld het onderwerp niet tot in detail. Het is niet bedoeld om advies te geven waar je jouw beslissing op baseert. Schakel de hulp in van een professional voordat je actie onderneemt, of voordat je je onthoudt van actie, op basis van de inhoud van dit artikel. De informatie in dit artikel is niet bedoeld als professioneel advies van TransferWise Limited of haar affiliates, op welk gebied dan ook. De in dit artikel behandelde resultaten bieden geen garantie op een vergelijkbare uitkomst. Wij geven geen garantie, expliciet of impliciet, dat de inhoud van dit artikel juist, volledig of actueel is.