Personio Kostenübersicht: Lohnt Sich Die Investition in HR-Software?

Sind Ihre HR-Prozesse so effizient, wie sie sein könnten?

n kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) können ineffiziente HR-Prozesse nicht nur Zeit, sondern auch Geld kosten. Eine moderne HR-Software wie Personio bietet Lösungen, um Personalprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Doch lohnt sich die Investition in eine solche Software wirklich?

Personio ist eine umfassende HR-Softwarelösung, die speziell für die Bedürfnisse von KMU entwickelt wurde. Sie deckt alle wesentlichen HR-Funktionen ab, von der Personalverwaltung über das Recruiting bis hin zur Lohnabrechnung. Durch den Einsatz von Personio können Unternehmen ihre Personalprozesse standardisieren und automatisieren, was zu einer höheren Effizienz führt.​ Insbesondere bei internationalen Transaktionen können optimierte HR-Prozesse helfen, Fehler zu minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

In diesem Leitfaden werden wir die Kostenstruktur von Personio detailliert beleuchten und analysieren, ob sich die Investition in diese HR-Software für Ihr Unternehmen lohnt.

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Überblick über Personio

Funktionen und Module

Personio integriert verschiedene Module, um Personalprozesse effizient zu gestalten. Im Folgenden werden die Hauptfunktionen und Module vorgestellt:

Personalverwaltung

• Digitale Personalakten: Personio ermöglicht die zentrale Speicherung aller Mitarbeiterdaten in digitalen Personalakten. Dies umfasst persönliche Informationen, Vertragsdetails und Dokumente, die jederzeit zugänglich und sicher archiviert sind. ​
• Abwesenheitsmanagement: Das Tool bietet Funktionen zur Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder anderen Fehlzeiten. Mitarbeiter können Abwesenheitsanträge stellen, die von Vorgesetzten digital genehmigt werden können, wodurch der Prozess transparenter und effizienter wird.¹

Recruiting

• Bewerbermanagement: Personio unterstützt den gesamten Bewerbungsprozess, von der Stellenausschreibung über die Bewerberauswahl bis hin zur Einstellung. Alle Bewerberdaten werden zentral erfasst, wodurch der Überblick über den aktuellen Stand jeder Bewerbung erleichtert wird.
• Stellenausschreibungen: Mit Personio können Stellenanzeigen erstellt und auf verschiedenen Plattformen veröffentlicht werden. Das Multiposting-Feature ermöglicht es, mit wenigen Clicks mehrere Kanäle gleichzeitig zu bedienen, um eine größere Reichweite zu erzielen.²

Lohn- und Gehaltsabrechnung

• Integration und Automatisierung von Payroll-Prozessen: Personio integriert gehaltsrelevante Daten nahtlos in die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Durch die Automatisierung von Prozessen werden Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert. Zudem ermöglicht die Integration mit DATEV³ eine reibungslose Übermittlung der Lohndaten an das Rechenzentrum.

Performance & Entwicklung

• Mitarbeiterbewertungen: Das Modul für Performance Management ermöglicht die Durchführung von Mitarbeiterbeurteilungen. Unternehmen können regelmäßige Feedbackgespräche planen und dokumentieren, um die Entwicklung ihrer Mitarbeiter gezielt zu fördern. Praktisch ist die Intergration externer Apps wie z.B. das Mitarbeiterbefragungstool Honestly.⁴
• Zielverfolgung: Personio unterstützt die Definition und Verfolgung von Zielen auf individueller oder Team-Ebene. Dies erleichtert es Ihnen den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass die Unternehmensziele erreicht werden können.

Zielgruppe und Unternehmensgrößen

Personio richtet sich vorrangig an kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) mit einer Mitarbeiterzahl von 10 bis 2.000. Die Software ist darauf ausgelegt, die HR-Prozesse in diesen Unternehmensgrößen zu optimieren und zu automatisieren. Die Nutzung der Software ist unter Umständen auch für weniger als 10 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen möglich.

Dank ihrer Flexibilität und Anpassungsfähigkeit eignet sich Personio für den Einsatz in einer Vielzahl von Branchen. Ob im Dienstleistungssektor, im produzierenden Gewerbe, in der Technologiebranche oder auch im Gesundheitswesen – die Software kann an die spezifischen Anforderungen unterschiedlicher Industrien und Unternehmensstrukturen angepasst werden.

Personio Preisgestaltung

Preispläne und Kostenstruktur

Personio bietet verschiedene Preispläne an, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen unterschiedlicher Größen und Anforderungen zugeschnitten sind.⁵

Core Plan: Ab 2,88 € pro Mitarbeiter und Monat.

Core Pro Plan: Ab 4,43 € pro Mitarbeiter und Monat.

Enterprise Plan: Individuelle Preisgestaltung basierend auf spezifischen Anforderungen.

Faktoren, die die Kosten beeinflussen

Es ist wichtig zu beachten, dass der genaue Preis je nach verschiedenen Faktoren variieren kann, darunter:

Anzahl der Mitarbeiter: Die Gesamtzahl der Nutzer beeinflusst die Gesamtkosten.

Zusätzliche Module oder Funktionen: Der Bedarf an erweiterten Funktionen kann den Preis erhöhen.

Vertragslaufzeit: Längere Vertragsbindungen können zu Rabatten führen.

Implementierungs- und Supportleistungen: Zusätzliche Dienstleistungen können die Kosten beeinflussen. So können eventuell Schulungskosten hinzukommen.

Für eine genaue Preisberechnung empfehlen wir Ihnen, direkt mit Personio Kontakt aufzunehmen.

Vergleich mit Wettbewerbern

Im Vergleich zu anderen HR-Software-Anbietern schneidet Personio in mehreren Bereichen positiv ab:

Funktionalität: Personio integriert alle HR-Kernaufgaben in einer Plattform, was die Effizienz steigert und den Verwaltungsaufwand reduziert.

Benutzerfreundlichkeit: Die Software ist benutzerfreundlich und einfach zu konfigurieren, was in Bewertungen hervorgehoben wird.

Kundenbewertungen: Personio erhält positive Rückmeldungen von Nutzern, insbesondere für die Effizienzsteigerung in HR-Prozessen. Auf Capterra sehen wir Personio bei einer Wertung von 4,8 - nehmen wir alle Bewertungsportale zusammen so erhält die HR-Software eine stabile 4,3.⁶

Hinzukommt, dass Personio großen Wert auf eine transparente Preisgestaltung ohne versteckte Kosten legt.

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Vorteile der Investition in Personio

Effizienzsteigerung und Zeitersparnis

Durch Automatisierung und eine zentrale und sichere Datenerfassung trägt Personio maßgeblich zur Optimierung von HR-Prozessen bei, was zu einer höheren Effizienz und Zeitersparnis führt.

Automatisierung von HR-Prozessen: Durch die Digitalisierung und Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge und Onboarding-Prozesse reduziert Personio den manuellen Aufwand erheblich. Dies ermöglicht es HR-Teams, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren und minimiert gleichzeitig Fehlerquellen.

Zentralisierte Datenverwaltung: Personio bietet eine zentrale Plattform zur Speicherung und Verwaltung aller Mitarbeiterinformationen, einschließlich Kontaktdaten, Vertragsdetails und Leistungsdaten. Diese zentrale Datenbank erleichtert den Zugriff auf aktuelle Informationen und unterstützt fundierte Entscheidungsprozesse.

Durch diese Funktionen trägt Personio maßgeblich zur Optimierung von HR-Prozessen bei, was zu einer höheren Effizienz und Zeitersparnis führt.

Verbesserung der Compliance und Datensicherheit

Personio gewährleistet die Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durch regelmäßige Aktualisierungen seiner Software, um stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Alle Daten werden auf ISO/IEC 27001-zertifizierten Servern in Frankfurt gespeichert, wodurch höchste Sicherheitsstandards für sensible Mitarbeiterinformationen sichergestellt sind.⁷

Integration von Wise für internationale Zahlungen

Herausforderungen bei internationalen HR-Prozessen

Internationale HR-Prozesse stehen vor vielfältigen Herausforderungen, insbesondere im Bereich der Gehaltszahlungen ins Ausland. Hohe Bankgebühren und ungünstige Wechselkurse können die Kosten für grenzüberschreitende Zahlungen erheblich steigern. Beispielsweise können bei Auslandsüberweisungen Gebühren und Wechselkursaufschläge anfallen, die die Gesamtkosten erhöhen.

Zusätzlich erschwert die Verwaltung mehrerer Währungen die Lohnbuchhaltung, da Wechselkursschwankungen und unterschiedliche lokale Vorschriften berücksichtigt werden müssen. Diese Komplexität erfordert ein sorgfältiges Finanzmanagement, um finanzielle Risiken zu minimieren und die Genauigkeit der Gehaltsabrechnungen sicherzustellen.

Vorteile der Nutzung von Wise

Wise bietet für HR-Abteilungen von Unternehmen, die Personio nutzen, viele Vorteile bei internationalen Finanztransaktionen:

Günstige und transparente Gebührenstruktur: Wise ermöglicht internationale Überweisungen mit niedrigen, klar ausgewiesenen Gebühren, wodurch Unternehmen Kosten sparen und ihre Ausgaben besser planen können.

Garantierte Wechselkurse ohne versteckte Aufschläge: Durch die Anwendung von garantierten Wechselkursen ohne zusätzliche Margen stellt Wise sicher, dass Unternehmen faire und marktgerechte Umrechnungskurse erhalten, was die Transparenz und Vorhersehbarkeit von Zahlungen erhöht.

Multi-Währungs-Konten: Wise bietet die Möglichkeit, Konten in verschiedenen Währungen zu führen, was die Verwaltung internationaler Zahlungen erleichtert und das Risiko von Wechselkursschwankungen minimiert.

Synergieeffekte durch die Kombination von Personio und Wise

Möchten Sie Ihre internationalen HR-Prozesse effizienter gestalten? Integration Sie Wise in Personio und nutzen Sie erhebliche Vorteile:

Optimierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für internationale Mitarbeiter: Durch die nahtlose Verbindung von Personio mit Wise können Sie Gehaltszahlungen in verschiedenen Währungen effizient abwickeln, wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert wird.

Reduzierung von Kosten und administrativem Aufwand bei grenzüberschreitenden Zahlungen: Wise bietet transparente Gebührenstrukturen und garantierten Wechselkursen ohne versteckte Aufschläge!

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6. Konto aktivieren & loslegen

Personio ist eine HR-Softwarelösung für Unternehmen mit 10 bis 2.000 Mitarbeitern, die Funktionen wie Personalverwaltung, Recruiting und Lohnabrechnung integriert, um Prozesse zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. Durch die Integration von Wise in Personio können HR-Abteilungen ihre internationalen Zahlungsprozesse optimieren und Kosten reduzieren. Denn Wise bietet Unternehmen transparente, niedrige Gebühren für internationale Überweisungen, garantierte Wechselkurse ohne versteckte Aufschläge und die Möglichkeit, Multi-Währungs-Konten zu führen, was die Verwaltung internationaler Zahlungen erleichtert und Kosten spart.

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Häufig gestellte Fragen zu Personio

Welche Implementierungskosten sind bei Personio zu erwarten?

Einmalige Einrichtungsgebühren variieren je nach Unternehmensgröße und gewählten Modulen.

Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit für Personio?

Ja, die Mindestlaufzeit beträgt in der Regel 12 Monate.

Hier noch ein Erklärfilm von und über Personio: Film

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Verwendete Quellen (Stand 10.03.2025):

1. Die 9 besten HR-Softwares für den Mittelstand
2. HR-Tools: 7 Anbieter im großen HR-Software-Vergleich
3. DATEV
4. Mitarbeiterbefragungstool Honestly
5. Personio Preise
6. HR-Software-Vergleich 2025: die besten Anbieter im Test
7. Datenschutz