Wie schreibt man eine Rechnung als Kleinunternehmer?

Worauf muss man als Kleinunternehmer achten, wenn es ums Schreiben von Rechnungen geht? Gibt es strikte Vorgaben bezüglich der nötigen Angaben oder dem Format? Die Antworten darauf erfährst du in diesem Artikel. Außerdem wird dir am Ende des Artikels ein günstiges Geschäftskonto von Wise und eine kostenlose Vorlage für Rechnungen für Kleinunternehmer vorgestellt.

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Welche Rechnungsarten gibt es?

Abhängig vom Zweck, Rechnungssteller oder Betrag der Rechnung, werden auf ihr auch unterschiedliche Angaben benötigt. Dies hat zur Folge, dass es eine Reihe an unterschiedlichen Rechnungsarten gibt. Nachfolgend werden einige davon kurz vorgestellt.

Standardrechnungen

Wenn du einem Kunden eine Rechnung schreibst, etwa für einen Verkauf deines Produkts, dann handelt es sich dabei meist um eine Standardrechnung. Auf dieser sind Angaben zum Produkt zu finden, der Einzel- und Gesamtpreis sowie Zahlungsbedingungen.¹

Zusätzlich gibt es noch ein paar weitere Dinge, die auf solch einer Rechnung Pflicht sind, dazu mehr beim Abschnitt “Pflichtangaben”.

Handelsrechnungen

Die Handelsrechnung ist eine besondere Art der Rechnung, die vor allem beim Warenexport in ein Nicht-EU-Land Bedeutung hat. Sie muss dann beiliegen, wenn es sich um eine kostenpflichtige Rechnung handelt. Neben den Angaben in der Standardrechnung wie Empfänger, Absender, Preis usw. müssen hier unter anderem auch:²

• die Fracht- und Versicherungskosten

• die Lieferbedingungen

• die Warenbezeichnung

• die Zolltarifnummern der Waren

• die Verpackungsdaten

angegeben werden. Es ist ein Dokument mit umfassenden Details, welches auch für die Verzollung ausschlaggebend ist und deshalb für den Export unerlässlich ist.³

Proformarechnungen

Die Proformarechnung zeichnet sich dadurch aus, dass auf ihr die Zahlungsaufforderung fehlt. Sie wird überwiegend dort verwendet, wo der Warenwert für einen steuerlichen Zweck benötigt wird, aber keine Zahlung notwendig ist.

Dies könnte beispielsweise dann sein, wenn eine Musterlieferung ins Nicht-EU-Ausland gesendet wird. Die Waren werden genauestens beschrieben, allerdings fällt kein Zoll an, da faktisch nichts für die Lieferung bezahlt wurde. Andere Einsatzzwecke können benötigte Belege für die Buchhaltung oder Ersatzteillieferungen sein.⁴

Kleinunternehmerrechnungen

Kleinunternehmer nehmen in Deutschland umsatzsteuerrechtlich eine Sonderstellung ein, da sie auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen.⁵ Gesetzgebender Paragraf ist der § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz).

Die Kleinunternehmerrechnung ist deshalb an zweierlei Merkmalen zu erkennen:

1. Zum einen wird die Umsatzsteuer nicht separat ausgewiesen, sondern alle Preise sind ohne Umsatzsteuer anzugeben.

2. Zum anderen ist oft ein Hinweis darauf vorhanden, warum die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen wird.⁶ Gern genutzte Hinweise sind: “Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.” oder “Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.”

Kleinbetragsrechnungen

Zur Vereinfachung der Rechnungserstellung gibt es die Kleinbetragsrechnung, welche für Beträge bis zu 250 EUR ausgestellt werden darf. Für sie sind die Anforderungen abgespeckt, sodass beispielsweise nicht der Empfänger oder die Steuernummer aufgelistet werden muss.⁷

Ein Beispiel für eine Kleinbetragsrechnung, die jeder von uns kennt, ist der Kassenzettel.⁸

Wie schreibt man eine Rechnung richtig?

In Bezug auf die Rechnungserstellung gibt es natürlich einige Vorgaben, die es zu beachten gilt, damit die Rechnung auch vom Finanzamt anerkannt wird.

Formate

Für eine Rechnung gibt es in Deutschland keine Vorgaben zum Format im Sinne des Layouts. Es ist nirgendwo geregelt, dass zum Beispiel der Name und die Adresse des Rechnungsempfängers oben links stehen muss und der Name des rechnungsstellenden Unternehmers oben rechts. Wichtig ist nur, dass die Informationen vorhanden sind.

Hinsichtlich des Dateiformats gibt es per se ebenfalls keine klaren Vorgaben,⁹ hier sind Word oder PDF-Dokumente sehr verbreitet. Doch es gibt Ausnahmen bei dieser Regel: Bei einer elektronischen Rechnung für Behörden und Verwaltungen, muss die Rechnung in einem bestimmten Format übermittelt werden – entweder als XRechnung oder ZuGFeRd.¹⁰

Pflichtangaben

Das Umsatzsteuergesetz setzt voraus, dass gewisse Elemente in einer Rechnung vorhanden sein müssen, damit sie zum Vorsteuerabzug berechtigt. Zwar ist letzteres für Kleinunternehmer uninteressant, da sie in der Regel nicht mit der Umsatzsteuer in Kontakt kommen, dennoch müssen sie sich an die Pflichtangaben halten. Diese sind nach § 14 UStG:¹¹

• Vollständigen Namen und Anschrift des leistenden Unternehmens und Leistungsempfänger

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmens

• Ausstellungsdatum

• Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer

• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung

• Zeitpunkt der Lieferung/Leistung

• Nach Steuersätzen aufgeschlüsselter zu zahlender Betrag sowie vorab vereinbarte Minderungen

• Jeweiligen Umsatzsteuersatz (für Kleinunternehmer einen Hinweis auf Befreiung)

• Bei Abrechnung als Gutschrift der Begriff “Gutschrift”

• Unter Umständen Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers (etwa bei innergemeinschaftlichen Lieferungen)

Umsatzsteuererklärung als Kleinunternehmer

Auch wenn Kleinunternehmer normalerweise nicht mit der Umsatzsteuer hantieren, müssen sie eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Hier gibt es extra Felder zum Ausfüllen, in denen die Umsätze der letzten beiden Jahre eingetragen werden, wodurch überprüft wird, ob der Kleinunternehmer-Status noch fortbestehen kann.

Zudem ist es auch Kleinunternehmern möglich, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu erhalten, um damit am innergemeinschaftlichen Handel teilzunehmen. Nimmt ein Kleinunternehmer anschließend Leistungen eines Unternehmens aus einem anderen EU-Land in Anspruch, bei denen die Umkehr der Steuerschuldnerschaft gilt, so muss er dafür auch die Umsatzsteuer entrichten.¹²

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Zusammenfassung

Eine Rechnung als Kleinunternehmer schreiben ist nicht schwer. Du solltest nur darauf achten, dass deine Rechnung die nötigen Pflichtangaben für Rechnungen enthält sowie den Kleinunternehmer-Hinweis nach § 19 UStG.

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Quellen

1 Rechnungsangaben, IHK München und Oberbayern, 202
2 Export- und Proformarechnung, IHK Lahn-Dill, 2022
3 Zoll online - Notwendige Unterlagen, Zoll, 2022
4 Proformarechnung, Lexoffice, 2022
5 § 19 UStG, Gesetze im Internet, 2022
6 Kleinunternehmerregelung, IHK Region Stuttgart, 2022
7 Kleinbetragsrechnung (zu § 33 UStDV), Haufe, 2022
8 Quittung, Rechnung, Kleinbetragsrechnung – Das sind die rechtlichen Unterschiede, AllRecht, 2019
9 Rechnungen: Pflichtangaben in der Rechnung, IHK Frankfurt am Main, 2022
10 ZugFeRD 2.1: XRechnung soll “Formatwildwuchs” beenden, Haufe, 2020
11 § 14 UStG, Gesetze im Internet, 2022
12 Umsatzsteuererklärung bei Kleinunternehmern, Haufe, 2018