Was ist Payhawk? Funktionen, Kosten & Firmenkarten im Test.

Ist Payhawk einfach eine Spielerei – oder steckt dahinter eine smarte Finanzabteilung für die Hosentasche? Die kurze Antwort: deutlich mehr als eine Spielerei. Payhawk verbindet Karten, Belege, Spesen, Rechnungen und Freigaben. Für ein kleines Team kann das allerdings mehr System sein, als es braucht.

Wir schauen ohne Software-Sprech auf Funktionen, veröffentlichte Gebühren und Zielgruppe. Grundlage sind aktuelle Anbieterinformationen und verifizierte Nutzerbewertungen – kein mehrmonatiger eigener Praxiseinsatz.

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Das Wichtigste in Kürze

➡️ Payhawk ist eine Plattform für das Ausgabenmanagement von Unternehmen, kein gewöhnliches Geschäftskonto für private Nutzer.

➡️ Die Lösung kombiniert Visa-Firmenkarten mit Belegen, Spesen, Rechnungsfreigaben und Buchhaltungsintegrationen.

➡️ Reguläre Softwarepakete werden individuell kalkuliert. Für berechtigte Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitenden gibt es inzwischen ein Growth-Programm für 149 EUR monatlich.¹

➡️ Für Kartenzahlungen in einer anderen Währung als der Kartenwährung nennt Payhawk 1,99 % Wechselkursgebühr. Auch Bargeldabhebungen und einzelne Servicevorgänge können kostenpflichtig sein.²

➡️ Interessant ist Payhawk für wachsende Unternehmen mit mehreren Teams oder komplexen Freigaben. Für Soloselbstständige kann es zu umfangreich sein.

➡️ Liegt Ihr Schwerpunkt auf internationalen Überweisungen und Währungswechseln, ist Wise Business häufig die effektivere Alternative oder Ergänzung.

Was ist Payhawk genau?

Payhawk ist eine sogenannte Spend-Management-Plattform. Gemeint ist damit ein System, das Unternehmensausgaben nicht erst am Monatsende sortiert, sondern möglichst schon vor der Zahlung steuert.

💡 Ein Beispiel:

Für eine Geschäftsreise erhält eine Mitarbeiterin eine Karte mit Tageslimit und zulässigen Händlerkategorien. Sie fotografiert den Restaurantbeleg; Payhawk liest die Daten aus, ordnet die Ausgabe zu und startet den festgelegten Freigabeprozess.

Payhawk ersetzt nicht Ihre Buchhaltung oder Ihr ERP-System – die zentrale Unternehmenssoftware. Es bereitet Ausgaben auf und übergibt sie beispielsweise an DATEV, Xero, NetSuite oder Microsoft Dynamics.³

Welche Funktionen bietet Payhawk?

Physische und virtuelle Firmenkarten

Unternehmen können virtuelle und physische Visa-Karten ausgeben. Virtuelle Karten eignen sich für Abonnements, Lieferanten oder Projekte, physische Karten für Reisen und Einkäufe vor Ort.

Der spannende Teil steckt in den Regeln. Administratoren können Limits pro Tag, Woche, Monat oder Transaktion festlegen. Außerdem lassen sich Zahlungen nach Ländern, Zeiträumen, Händlern oder Händlerkategorien beschränken. Karten können gesperrt werden, wenn Belege fehlen, und nach einer Prüfung wieder freigegeben werden.⁴ Für einmalige Bestellungen sind virtuelle Einwegkarten interessant: Nach der vorgesehenen Nutzung werden die Kartendaten unbrauchbar und können nicht unbemerkt weiterbelastet werden.

So sehen Sie bzw. sieht Ihre Finanzabteilung Ausgaben nicht erst Wochen später auf der Abrechnung.

Belege und Spesen automatisch erfassen

Nach einer Kartenzahlung entsteht in Payhawk automatisch ein Ausgabenvorgang. Mitarbeitende fotografieren den Beleg oder leiten eine Rechnung weiter. Die OCR-Technologie – eine Software zur Erkennung von Text in Bildern und Dokumenten – liest unter anderem Person/Unternehmen, Datum, Betrag und Steuerinformationen aus.

Auch private Auslagen, Kilometer- und Tagespauschalen lassen sich einreichen. Danach läuft der Vorgang an die zuständige Freigabestelle.

Eingangsrechnungen und Lieferantenzahlungen

Payhawk kann nicht nur Kartenausgaben verwalten. Das Modul Accounts Payable kümmert sich um Eingangsrechnungen, also Rechnungen, die Ihr Unternehmen bezahlen muss. Daten werden ausgelesen, Verantwortliche prüfen die Rechnung und die Zahlung kann nach der Freigabe geplant oder gesammelt ausgeführt werden.⁵

Größere Unternehmen können Einkaufsanfragen und einen Drei-Wege-Abgleich nutzen. Das System vergleicht Bestellung, Wareneingang und Rechnung – etwa wenn 100 Geräte berechnet, aber nur 80 geliefert wurden. Die Differenz wird erfasst und Ihnen angezeigt.

Reisen, Budgets und mehrere Gesellschaften

Payhawk bietet außerdem Reisemanagement, Budgetüberwachung und Funktionen für Unternehmensgruppen. Firmen können Regeln zentral festlegen und trotzdem Ausgaben verschiedener Niederlassungen getrennt auswerten. Ein deutsches Mutterunternehmen sieht dadurch beispielsweise die Kosten seiner Teams in Berlin, Paris und London in einem gemeinsamen Dashboard. Über Grenzen hinweg eine praktische Lösung.

Nicht jede Funktion ist im Grundangebot enthalten – gehen Sie also den Funktionen nach, die Sie brauchen, und gleichen Sie es mit den Optionen von Payhawk ab.

Neu ist das AI Office of the CFO mit Assistenten für Reisen, Einkauf, Zahlungen und Controlling. Diese Assistenten sollen Richtlinien berücksichtigen, Rechnungen prüfen und Freigaben vorbereiten. Falls Sie Wert auf die menschliche Kontrolle legen, fragen Sie am besten in der Demo nach, welche Entscheidungen automatisiert werden, wann Menschen eingreifen und ob jeder Schritt für Buchhaltung und Revision nachvollziehbar bleibt.

Payhawk-Firmenkarten im Praxis-Check

Im Alltag stellt das Unternehmen vor einer Dienstreise eine Karte mit Budget bereit. Nach jeder Zahlung erscheint die Ausgabe in der App; der fotografierte Beleg wird ausgelesen und verknüpft. Regelverstöße gehen zur Prüfung, geeignete Karten funktionieren mit Apple Pay und Google Wallet.⁴

Das reduziert private Vorleistungen und verschafft der Finanzabteilung früh Überblick. Kartenregeln, Kostenstellen und Freigaben müssen dabei aber sauber eingerichtet sein, sodass es reibungslos funktioniert: Planen Sie also zu Beginn Zeit für Tests und Schulung ein.

Was kostet Payhawk?

Für die regulären Pakete nennt Payhawk weiterhin keinen einheitlichen deutschen Listenpreis. Travel, Cards & Expenses, Accounts Payable und Procurement sind kombinierbare Module; das Angebot hängt von Funktionen, Karten, Administratoren, Integrationen und Volumen ab.

Eine Ausnahme ist das Growth-Programm für Neukunden im Europäischen Wirtschaftsraum (und Vereinigten Königreich) mit weniger als 20 Mitarbeitenden. Es kostet derzeit 149 EUR monatlich und lässt sich sieben Tage testen. Enthalten sind unter anderem zehn Debitkarten, acht Nutzerlizenzen, zwei zusätzliche Zugänge für Administration oder Buchhaltung, unbegrenzte Kartentransaktionen sowie jeweils 15 Erstattungen und Eingangsrechnungen pro Monat.¹

Zusätzlich zur Plattformgebühr sollten Sie die Karten- und Transaktionskosten prüfen. In der veröffentlichten EUR-Gebührenübersicht stehen unter anderem folgende Positionen:

💡 Methodik dieser Übersicht:

Die folgenden Gebührenangaben basieren auf der öffentlich zugänglichen Payhawk-Gebührenseite für EUR-Kartentransaktionen, abgerufen am 29. August 2026. Gebühren können sich ändern – prüfen Sie die aktuelle Übersicht direkt bei Payhawk.

Was bedeutet der Währungsaufschlag praktisch? Kostet ein Hotel in den USA umgerechnet 1.000 EUR und wird es mit einer EUR-Karte bezahlt, entsprechen 1,99 % rechnerisch 19,90 EUR. Der endgültige Eurobetrag hängt natürlich vom verwendeten Wechselkurs und Abrechnungszeitpunkt ab. Gerade bei vielen Auslandsreisen kann sich dieser Posten deutlich summieren.

Ist Payhawk sicher?

Payhawk ist keine Bank. Das Unternehmen gibt an, in der Europäischen Union über eine Lizenz als E-Geld-Institut der litauischen Zentralbank zu verfügen und Visa-Hauptmitglied zu sein. Kundengelder werden nach dem sogenannten Safeguarding-Prinzip getrennt von den eigenen Betriebsmitteln verwahrt.⁶

Safeguarding ist nicht dasselbe wie die gesetzliche Einlagensicherung eines Bankkontos. Klassische Einlagensicherungssysteme gelten laut Payhawk nicht.

Payhawk nennt PCI DSS Level 1, ISO 27001 und SOC 2. Karten lassen sich einfrieren sowie Online- und Bargeldzahlungen beschränken. Prüfen Sie trotzdem Berechtigungen, Datenschutz und Notfallprozesse.

Payhawk im Überblick: Merkmale und zu beachtende Punkte

💡 Methodik dieser Übersicht:

Die folgende Einschätzung basiert auf einer redaktionellen Auswertung der öffentlich zugänglichen Payhawk-Produkt- und Preisinformationen sowie der unten zitierten Nutzerbewertungen, Stand 29. August 2026.

Bei der Software-Bewertungsplattform OMR liegen derzeit 50 Bewertungen vor (Stand 29. August 2026): 37 vergeben fünf, zehn vier, zwei drei und eine Bewertung zwei Sterne. Gelobt werden vor allem Belegerfassung, Kostenstellen, Kartenkontrollen und Buchhaltungsanbindungen. Kritisiert werden mitunter Navigation, Preistransparenz, Synchronisationen und Supportzeiten.⁷ Trustpilot zeigt mit 3,5 von 5 Punkten bei 278 Bewertungen (Stand 29. August 2026) ein gemischteres Bild: nur zwölf Rezensionen stammen aus den letzten zwölf Monaten, weshalb der Wert nicht unkritisch verallgemeinert werden sollte.¹¹ Lassen Sie in der Demo daher einen echten Prozess von der Zahlung bis zum DATEV-Export durchspielen.

Für wen lohnt sich Payhawk?

Payhawk passt, wenn viele Mitarbeitende regelmäßig Geld ausgeben, mehrere Personen Freigaben erteilen oder verschiedene Gesellschaften gemeinsame Regeln benötigen. Besonders groß ist der Nutzen, wenn Belege per E-Mail, Kartenabrechnungen in Excel und Freigaben über Chatnachrichten zusammengeführt werden. Dann ersetzt Payhawk lose Arbeitsschritte durch einen nachvollziehbaren Ablauf.

Benötigen Sie als Soloselbstständiger nur eine Karte für zehn Belege im Monat, ist Payhawk dagegen möglicherweise mehr System, als Sie tatsächlich brauchen. Eine schlankere Lösung dürfte Ihnen da reichen.

Payhawk oder Wise Business?

Payhawk und Wise Business lösen nicht exakt dasselbe Problem. Schauen Sie genau hin, was zu Ihnen passt.

💡 Hinweis:

Wise Business ist ebenfalls keine Bank, sondern ein zugelassenes Zahlungsinstitut.

Payhawk organisiert Unternehmensausgaben: Wer darf was kaufen, wer gibt es frei und wie landet der Beleg in der Buchhaltung? Wise Business konzentriert sich stärker auf internationale Geldbewegungen und Währungen.

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Mit Wise Business können Sie mehr als 40 Währungen halten und umtauschen, internationale Zahlungen ausführen und Sammelzahlungen an bis zu 1.000 Kontakte vorbereiten.⁸ Beim Währungswechsel nutzt Wise den Devisenmittelkurs und zeigt Gebühr und Empfängerbetrag vor der Bestätigung an.⁹ Das ist praktisch, wenn Sie Einnahmen zum Beispiel in britischen Pfund GBP erhalten, aber erst später in EUR wechseln möchten.

Bezahlen Sie Freelancer in Großbritannien, sehen Sie bei Wise Business Kurs, Gebühr und GBP-Zielbetrag vorab. Für eine Payhawk-EUR-Kartenzahlung in GBP nennt die Gebührenseite dagegen 1,99 % Wechselkursgebühr (Stand 29. August 2026). Vergleichen Sie also das aktuelle Wise-Angebot mit einem konkreten Payhawk-Vorhaben, um die für Ihren Fall günstigere Option zu ermitteln.

Und wenn Sie Ausgabemanagement und transparente Wechselkurse benötigen, können sich Wise Business und Payhawk ergänzen: Payhawk übernimmt interne Regeln und Belegprozesse, Wise die planbare internationale Zahlung.

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So registrieren Sie sich bei Wise

Die Registrierung bei Wise ist einfach und unkompliziert. So funktioniert’s:

Schritt für Schritt zum Wise Konto

💡 Website oder App öffnen:

Egal ob am Laptop oder per Handy - starten Sie über Wise.com oder direkt in der Wise App.

💡 Kontoart wählen:

Privat oder geschäftlich - entscheiden Sie direkt oder später. Viele nutzen beides, sauber getrennt.

💡 Registrieren:

Mit E-Mail und Passwort oder via Google, Apple oder Facebook. Ganz nach Geschmack.

💡 Verifizieren:

Laden Sie ein gültiges Ausweisdokument hoch. Bei Business-Konten zusätzlich Infos zur Firma.

💡 Adresse bestätigen:

Per Stromrechnung, Steuerbescheid oder Kontoauszug - Hauptsache: klar lesbar und aktuell.

💡 (Optional) Wise Karte bestellen:

Direkt in der Wise App - physisch oder digital. Perfekt für Reisen, Online-Shopping oder spontane Fremwährungsausgaben.

💡 Unser Tipp:

Legen Sie gleich ein paar Währungen an, testen Sie die Wise App, empfangen Sie erste Zahlungen. Ein Konto, das weltweit denkt, eröffnet auch neue Wege.

Fazit

Payhawk überzeugt, wenn Firmenkarten allein nicht mehr reichen: bei vielen Mitarbeitenden, individuellen Freigaben, mehreren Gesellschaften und komplexer Buchhaltung. Stark sind Kontrolle und Automatisierung; die fehlende öffentliche Standardgebühr erschwert den Preisvergleich.

Nehmen Sie echte Rechnungen und Freigaberegeln mit in die Demo. So zeigt sich, ob Payhawk Arbeit spart oder nur ein weiteres System schafft.

Für internationale Überweisungen und den flexiblen Umgang mit Fremdwährungen bleibt Wise Business eine besonders interessante Ergänzung. Sie sehen Wechselkurs, Gebühr und Zielbetrag vorab – und behalten damit auch über Ländergrenzen hinweg die finanzielle Kontrolle.

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Häufige Fragen zu Payhawk

Ist Payhawk ein Geschäftskonto?

Payhawk bietet E-Geld-Konten und eigene Bankverbindungen für bestimmte Währungen, ist aber keine klassische Bank. Der Schwerpunkt liegt auf Firmenkarten, Ausgabensteuerung und Finanzprozessen.

Können Selbstständige Payhawk nutzen?

Die Verfügbarkeit hängt von Unternehmensform, Land und Prüfung ab. Wirtschaftlich lohnt sich Payhawk eher bei mehreren Personen, Karten oder Freigaben.

Gibt es eine kostenlose Payhawk-Version?

Eine dauerhaft kostenlose Standardversion wird nicht ausgewiesen. Das Growth-Programm lässt sich sieben Tage testen und kostet anschließend derzeit 149 EUR monatlich, sofern Ihr Unternehmen die Teilnahmebedingungen erfüllt.¹¹

Ersetzt Payhawk DATEV?

Nein. Payhawk bereitet Ausgaben, Belege und Zahlungsdaten auf und kann sie an DATEV übertragen. Die eigentliche Finanzbuchhaltung und steuerliche Bearbeitung bleiben separate Prozesse.

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Verwendete Quellen (Stand: 29.08.2026):

1. Payhawk: Growth-Programm für kleinere Unternehmen
2. Payhawk: Gebühren für EUR-Kartentransaktionen
3. Payhawk: Integrationen für ERP- und Buchhaltungssysteme
4. Payhawk: Visa-Firmenkarten und Ausgabenkontrollen
5. Payhawk Help Center: Spend Management und Finance Orchestration
6. Payhawk Help Center: Regulierung, E-Geld und Schutz der Kundengelder
7. OMR Reviews: Payhawk Erfahrungen und Bewertungen
8. Wise Business: Internationales Geschäftskonto
9. Wise Hilfebereich: Gebühren und Devisenmittelkurs
10. Wise Hilfebereich: Unternehmen verifizieren
11. Trustpilot: Bewertungen zu Payhawk

Preise, Gebühren, Funktionen und Teilnahmebedingungen können sich ändern. Maßgeblich sind das individuelle Angebot und die aktuellen Vertragsunterlagen.