Als ZZP'er Factureren: De Complete Checklist (en Slimme Tips voor het Buitenland)

Een factuur maken als zzp’er is cruciaal om betaald te kunnen krijgen voor de diensten of producten die je hebt geleverd aan je klanten. Lees gauw verder over de wettelijke verplichtingen en hoe je het factureren en ontvangen van betalingen kunt vereenvoudigen en versnellen.

De 10+ Verplichte Factuureisen van de Belastingdienst

Voor het maken van een factuur, is het belangrijk om de verplichte factuureisen vanuit de Belastingdienst in acht te nemen. Hieronder zijn alle wettelijk verplichte elementen voor facturen binnen Nederland te vinden.

Jouw gegevens

Allereerst is het belangrijk om je volledige (juridische) naam en adres, BTW-identificatienummer en KvK-nummer op je factuur te vermelden. Mocht je niet meer weten wat je BTW-id is, dan kun je dit nummer vinden na het inloggen op Mijn Belastingdienst Zakelijk - onder het kopje btw. Verder is je KvK-nummer onder andere zichtbaar in het online Handelsregister op de KVK-website.

Klantgegevens

Vervolgens dient de volledige naam en het adres van de afnemer te worden vermeld. Ook kun je het klantnummer vermelden, maar het is in alle gevallen belangrijk dat het voor zowel jou als voor de Belastingdienst helder is welke afnemer er wordt bedoeld. Vandaar dat naam en adres cruciaal zijn.

Factuurdata

Als je een factuur maakt als zzp’er, is het ook belangrijk om te kunnen refereren aan een factuur - aangezien het soms ook kan voorkomen dat een klant nog niet heeft betaald binnen een betalingstermijn. Het is belangrijk om bij iedere factuur een factuurdatum en een uniek, opeenvolgend factuurnummer te vermelden (bijvoorbeeld van factuur 001 naar factuur 002).

Prestatie

Uiteraard is het ook belangrijk om te vermelden waar de betaling over gaat, vandaar dat een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten, de hoeveelheid en/of omvang en de leverdatum cruciaal zijn.

Bedragen & BTW

Een factuur maken als zzp’er kan niet worden gedaan zonder BTW vermelding: ook als er bijvoorbeeld sprake is van het 0% BTW-tarief, dient dit alsnog te worden genoteerd. Je kunt op de factuur de prijs exclusief BTW per eenheid vermelden, het toegepaste BTW-tarief (0%, 9%, 21%) en het BTW-bedrag in euro's.

Zo vallen bijvoorbeeld kapperswerkzaamheden zoals knippen onder het 9%-tarief, terwijl losse verkoop van haarverzorgingsproducten onder het 21%-tarief valt. Binnen dezelfde sector kunnen er dus ook verschillen zijn. Het BTW-tarief is afhankelijk van het product of de dienst die je levert - wat je altijd kunt controleren op de website van de Belastingdienst.

Tip: Vermeld altijd de betalingstermijn en het bankrekeningnummer (IBAN), zodat je makkelijker en binnen een bepaald tijdsbestek kan worden betaald.

Vereenvoudigde Factuur (Facturen €100 of lager)

Volgens de Belastingdienst mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken als het factuurbedrag maximaal € 100 (inclusief btw) bedraagt of als je factuur een wijziging is van de oorspronkelijke factuur. Dat zorgt ervoor dat een factuur maken als zzp’er een stuk simpeler wordt gemaakt.

Op een vereenvoudigde factuur zijn er minder eisen en dien je de volgende gegevens te verwerken: de datum van de factuur, je naam en adresgegevens, welke goederen of diensten je hebt geleverd, de btw en eventueel een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (in het geval van een wijziging van een factuur).

Belangrijk om te weten: je mag geen vereenvoudigde factuur uitreiken bij intracommunautaire leveringen (wanneer je vanuit Nederland goederen naar ondernemers in andere EU-landen dan Nederland verzendt of vervoert) en in het geval van afstandsverkopen. Ook als het gaat om de levering van goederen en diensten in een EU-land waar je niet gevestigd bent, en waarbij de btw is verlegd naar de afnemer, kun je ook geen vereenvoudigde factuur uitreiken. Volgens de Belastingdienst kan dit ook niet in het geval van levering van goederen en diensten in een EU-land waar je wel een vaste inrichting hebt, maar waarbij deze vaste inrichting niet is betrokken en de btw is verlegd naar de afnemer. Hier zal straks verder op worden ingegaan, maar in deze specifieke gevallen is een vereenvoudigde factuur niet mogelijk.

Internationaal Factureren: BTW Verlegd en Vreemde Valuta

Factureren binnen de EU (B2B)

Het aspect van “BTW verlegd” is van toepassing op diensten aan zakelijke klanten (B2B) in andere EU-landen, dan moet de BTW verlegd worden. Om hier verder op in te haken: als de btw wordt verlegd van jou als leverancier naar de afnemer, dan kun je 'btw verlegd' op de factuur aangeven.

Het is ook belangrijk om het btw-identificatienummer van de afnemer op de desbetreffende factuur te vermelden. Vermeld naast je eigen btw-identificatienummer ook het btw-identificatienummer van de klant.

Verder dien je 0% BTW op de factuur te vermelden. Administratief gezien geef je deze omzet op in de Opgaaf ICP (Intracommunautaire Prestaties). Als je als ondernemer goederen of diensten levert aan btw-plichtige bedrijven in andere EU-landen, dien je zulke gevallen op te geven via de ICP-aangifte.

Factureren buiten de EU (Goederen en Diensten)

Als het gaat om zzp factureren omtrent het buitenland, werkt het anders. Bij diensten aan klanten buiten de EU is de dienst namelijk vaak belast in het land van de afnemer. Je factureert dan zonder Nederlandse BTW. Immers, volgens de Belastingdienst breng je 0% BTW in rekening bij het uitvoeren van goederen naar niet-EU-landen.

Factureren in Vreemde Valuta

Goed om te weten: als zzp’er mag je factureren in vreemde valuta (in USD, GBP, etc.), maar voor je Nederlandse BTW-administratie moet het BTW-bedrag (indien van toepassing) altijd in euro's vermeld staan.

Wise Business: De Slimme Oplossing voor Internationale ZZP'ers

Als internationale zzp’er is het belangrijk om het betaalverkeer betrouwbaar en zorgeloos te houden, zonder torenhoge kosten die je verdiensten onnodig benadelen. Met een Wise zakelijke rekening ontvang je betalingen in meer dan 40 valuta’s (waaronder USD, GBP, AUD) met lokale rekeninggegevens (bijvoorbeeld een Amerikaans rekeningnummer) waardoor je financiële voordelen hebt zoals een lokaal persoon.

Dit is een gigantisch voordeel, want je klant betaalt lokaal (vanwege je lokale rekeninggegevens die beschikbaar worden gemaakt dankzij een Wise zakelijke rekening), waardoor dure SWIFT-kosten en ongunstige bankmarges op een hele slimme manier worden vermeden.

Fijn om te weten: je kunt het ontvangen geld in vreemde valuta op je Wise Business-rekening laten staan en het pas omzetten naar EUR wanneer de middenkoers gunstig is. De middenkoers kun je ook altijd transparant op Google vinden. Bij Wise houden we, net als de kosten, nooit verborgen geheimen voor je. Op de voor jou gunstige tijd het geld converteren naar je gewenste valuta geeft je financiële controle en flink wat voordeel omdat je kunt profiteren van gunstige wisselkoersen. Alle functies van Wise Zakelijk zijn beschikbaar voor een eenmalige configuratiekost van 60 Euro.

Als het gaat om een Wise zakelijke rekening, rekent Wise geen kosten voor het aanhouden van de rekening. Verder zijn de conversiekosten altijd transparant en laag. We gebruiken nooit eigen wisselkoersen zoals bij PayPal, maar maken gebruik van de echte en eerlijke middenkoers die ook transparant normaal op Google te vinden is.

Belangrijke Aandachtspunten voor de ZZP'er

Een goed uurtarief is belangrijk voor je zelfstandigheid als zzp’er. Immers, als je minder dan €33 per uur verdient (een richtlijn vanaf 2025), loop je het risico dat de Belastingdienst jouw werk als schijnzelfstandigheid ziet. Je zzp uurtarief in 2025 heeft invloed op schijnzelfstandigheid, vandaar dat een uurtarief van minstens €33 per uur raadzaam is.

Nog een andere tip is om facturen snel in te dienen (bij voorkeur direct na levering van je dienst of product). Dit zorgt ervoor dat de betalingstermijn direct ingaat en de liquiditeit wordt gewaarborgd.

Ook is het belangrijk om facturen te bewaren voor administratieve doeleinden. Bewaar alle facturen, zowel in- als verkoop, voor minimaal 7 jaar. Volgens de Belastingdienst is het zelfs verplicht om de facturen minstens 7 jaar lang te bewaren, in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen (gedrukt of digitaal).

Open nu een Wise Business rekening