Folosește integrarea Wise-Xero pentru a simplifica contabilitatea cheltuielilor cu cardul direct în Wise. Această funcționalitate permite echipei tale de contabilitate și finanțe să revizuiască, să clasifice și să sincronizeze tranzacțiile cu cardul Wise direct în Xero cu un număr minim de clickuri și control maxim.
Prin conectarea contului tău Wise la Xero, importăm automat planul tău de conturi, furnizorii (contacte Xero) și ratele de TVA. Acest lucru permite persoanei responsabile cu contabilitatea să codifice ușor tranzacțiile în Wise înainte ca acestea să ajungă în registrul tău Xero, economisind timp și eliminând necesitatea de a naviga între sisteme sau de a căuta chitanțe.
1. Cum să configurezi automatizarea contabilității cheltuielilor
Experiența de contabilitate a cheltuielilor cu cardul Wise este disponibilă doar pe platforma web Wise.
Cerințe preliminare: Conectează Wise și Xero. Pentru a utiliza funcția de automatizare a contabilității cheltuielilor, trebuie să fi conectat mai întâi Wise și Xero pentru sincronizarea tranzacțiilor. Dacă nu le-ai conectat, te rugăm să urmezi pașii din Gestionarea conexiunii tale Xero cu Wise.
Pasul 1: Activează funcționalitatea
Selectează numele afacerii din colțul de sus și, sub Setări, mergi la Integrări contabile
Găsește integrarea Xero în sub-secțiunea Conectate și selectează Gestionează
Pe pagina de setări Xero, mergi la secțiunea Cheltuieli
Apasă comutatorul pentru a activa contabilitatea cheltuielilor
Selectează Gestionează lângă Setări cheltuieli
Selectează contul de Cheltuieli implicit și Furnizorul (contact Xero)
Deconectarea Xero de la Wise: dezactivarea integrării va duce la pierderea tuturor datelor contabile introduse (contul de cheltuieli, rata TVA - vezi mai jos), dar care nu au fost încă sincronizate cu Xero. Aceasta exclude chitanțele tale încărcate, care rămân legate de tranzacția corespunzătoare din Wise.
Pasul 2: Sincronizează și configurează conturile implicite
Odată ce funcția Revizuiește și clasifică cheltuielile în Wise este activată, Wise va sincroniza automat întregul tău plan de conturi Xero cu Wise.
Planul tău de conturi se sincronizează automat din Xero la fiecare 4 ore. De asemenea, îl poți actualiza manual oricând, făcând clic pe Actualizare.
Pot fi selectate doar conturile de tip cheltuială din Xero, așadar conturile de alte tipuri nu vor apărea ca opțiuni atunci când selectezi contul implicit de cheltuieli sau când categorisești.
Sfat: Dacă observi că lipsește un cont de cheltuieli necesar, creează-l în Xero, revino la Wise și dă click pe Actualizare pentru a forța o nouă sincronizare.
Ți se va cere apoi să selectezi două conturi implicite:
Cont de cheltuieli implicit: Acest cont va fi pre-completat în formularul contabil al fiecărei tranzacții din pagina Tranzacții
Valoare: Acest lucru accelerează clasificarea. O poți folosi ca un cont provizoriu/de compensare pentru tranzacțiile pentru care aștepți o chitanță sau o clarificare, permițându-ți să creezi tranzacția în Xero și să finalizezi clasificarea ulterior în Xero
Furnizor implicit: Acesta este setat la Cheltuieli Wise, un nou Contact Xero pe care Wise îl creează atunci când activezi funcția. Poți, de asemenea, să-ți selectezi Contactul Xero existent preferat.
Valoare: Dacă un comerciant dintr-o tranzacție cu cardul este nou (nu există ca și contact în Xero), îl vom asocia cu Cheltuieli Wise pentru a preveni crearea de contacte de furnizori inutile sau duplicate în Xero.
Notă: Taxele tale bancare Wise vor fi încadrate automat la un cont nou 405 - Comisioane bancare (Wise).
2. Revizuirea, încadrarea și sincronizarea cheltuielilor
Unde găsești noua vizualizare „Cheltuieli” pentru a încadra tranzacțiile cu cardul
Dă click pe elementul Cheltuieli din navigarea din stânga pentru a extinde sub-paginile.
Notă: Orice utilizator cu un card Wise activ sau cu permisiunea de Vizualizare toate tranzacțiile poate accesa fila Cheltuieli.
Dă click pe orice linie de tranzacție pentru a deschide un panou lateral cu detalii și detaliile de contabilitate.
Categorizarea unei tranzacții
În tabelul de tranzacții de cheltuieli (sub Tranzacții), orice utilizator cu un card Wise sau permisiunea de a Vizualiza toate tranzacțiile poate efectua următoarele:
Filtrează tranzacțiile de cheltuieli: Filtrează după statusul contabil (Necesită revizuire, Gata de sincronizare, Sincronizat) sau atașament chitanță.
Vizualizează chitanțe: Dă click pe orice tranzacție de cheltuieli pentru a vizualiza detaliile tranzacției, detaliile contabile și chitanța una lângă alta. Chitanțele se vor sincroniza cu tranzacția Xero împreună cu datele contabile de mai jos.
Introduce date contabile: Folosește Planul tău de conturi Xero pentru a completa câmpurile obligatorii:
Furnizor: Selectează un Contact Xero existent sau utilizează implicit Cheltuieli Wise (acesta este un câmp obligatoriu pentru sincronizarea cu Xero).
Cont de cheltuieli: Alege contul de cheltuieli Xero corect (acesta este un câmp obligatoriu pentru sincronizarea cu Xero).
Cotă TVA: Selectează cota de TVA Xero aplicabilă (opțional)
Descriere: Aceasta se va sincroniza cu Referința tranzacției Xero (opțional)
Sugestii inteligente: Wise va scana chitanțele încărcate și va sugera conturi de cheltuieli și furnizori pe baza datelor chitanțelor și a categorizării istorice. Reține că folosim inteligența artificială pentru sugestiile noastre — evită să încarci detalii sensibile precum detaliile complete ale cardului de credit. Află mai multe aici
Salvează modificările: Dacă utilizatorul nu are permisiunea de a sincroniza (permisiunea Descărcare extrase), sau dacă trebuie să aștepte mai multe informații (cum ar fi crearea unui nou cont de cheltuieli în Xero), poate da click pe Salvează modificările. Datele sunt salvate, dar statusul tranzacției rămâne Necesită revizuire.
Marchează ca gata: Marchează o tranzacție de cheltuieli ca fiind Gata de sincronizare cu Xero (necesită permisiunea Descărcare extrase).
Sincronizare cu Xero
Pasul final — marcarea unei tranzacții ca fiind gata de sincronizare și declanșarea sincronizării — este restricționat la utilizatorii cu permisiunea contabilă de Descărcare extrase.
Sfat: Asigură-te că moneda pe care vrei să o sincronizezi este conectată la unul dintre conturile tale bancare Xero sub Gestionează-ți conexiunea Xero. Wise sincronizează tranzacțiile doar din monedele care sunt conectate. Vezi De ce nu se sincronizează contul meu Wise cu Xero? pentru mai multe informații.
Marchează ca gata: Odată ce câmpurile Cont de cheltuieli și Furnizor sunt completate, un utilizator cu permisiunea necesară poate schimba statutul tranzacției la Gata de sincronizare.
Notă: Odată marcată Gata de sincronizare, un utilizator cu permisiunea Descărcare extrase poate da click pe Editează, poate modifica datele introduse, apoi poate marca drept gata de sincronizare.
Sincronizează cheltuielile cu Xero: Pe fila principală Cheltuieli din pagina de tranzacții, selectează toate tranzacțiile cu statusul Gata de sincronizare.
Sfat: Filtrează tranzacțiile după statusul Gata de sincronizare și intervalul de date dorit, apoi bifează caseta antet pentru a selecta toate tranzacțiile filtrate (inclusiv cele care nu sunt vizibile dacă sunt multe).
Dă click pe Sincronizare cu Xero în partea de sus
Sincronizare în timp real: Datele ar trebui să apară în interfața ta Xero în câteva minute, permițându-ți ție sau contabilului tău să finalizezi orice detalii rămase.
Erori potențiale de sincronizare: Dacă, din orice motiv, anumite tranzacții nu reușesc să se sincronizeze cu Xero (Xero nu funcționează, datele Wise nu corespund cu datele Xero etc.), statutul tranzacției va fi Eșuat la sincronizare. Poți verifica din nou datele introduse în formular, apoi poți marca tranzacția ca Gata înainte de a sincroniza din nou.