Observação: a Contabilidade de despesas com Xero está atualmente em um programa piloto fechado. Para solicitar acesso antecipado, entre em contato conosco pelo e-mail expensespilot@wise.com.
Use a integração Wise-Xero para otimizar a contabilidade das despesas com o seu cartão diretamente na Wise. Este recurso permite que a sua equipe de contabilidade e finanças revise, categorize e sincronize as transações com o cartão da Wise diretamente no Xero com o mínimo de cliques e o máximo de controle.
Ao conectar a sua conta da Wise ao Xero, importamos automaticamente o seu Plano de Contas, Fornecedores (Contatos do Xero) e Taxas de IVA. Isso permite que a pessoa responsável pela contabilidade codifique facilmente as transações na Wise antes que elas cheguem ao seu livro-razão do Xero, economizando tempo e eliminando a necessidade de alternar entre sistemas ou procurar recibos.
1. Como Configurar a Automação da Contabilidade das Despesas
A experiência de Contabilidade das Despesas com o Cartão da Wise está disponível apenas na plataforma web da Wise.
Pré-requisitos: Conecte Wise e Xero. Para usar o recurso de automação da contabilidade das despesas, você deve primeiro ter conectado Wise e Xero para a sincronização de transações. Se ainda não os conectou, siga os passos em Como Gerenciar sua Conexão Xero com a Wise.
Passo 1: Ativar o Recurso
Selecione o nome da empresa no canto superior e, em Configurações, vá para Conectar e gerenciar aplicativos
Encontre a integração do Xero na subseção Conectado e selecione Gerenciar
Na página de configurações do Xero, vá para a seção Despesas
Clique no botão para habilitar a contabilidade de despesas
Selecione Gerenciar ao lado das Despesas configurações de
Selecione a conta de Despesas padrão e o Fornecedor (contato do Xero)
Desconectando o Xero da Wise: a desativação da integração fará com que todos os dados contábeis inseridos (conta de despesas, taxa de IVA - veja abaixo) e ainda não sincronizados com o Xero sejam perdidos. Isso exclui os seus recibos enviados, que permanecem vinculados à transação correspondente na Wise.
Passo 2: Sincronizar e Configurar Contas Padrão
Assim que Revisar e categorizar despesas na Wise for ativado, a Wise irá automaticamente sincronizar todo o seu Plano de Contas do Xero com a Wise.
Dica: Se você perceber que uma conta de despesa necessária está faltando, crie no Xero, retorne à Wise e clique em Atualizar para forçar uma nova sincronização.
Então, será solicitado que você selecione duas contas padrão:
Conta de Despesas Padrão: Esta conta será preenchida automaticamente no formulário contábil de cada transação na página de Transações
Valor: Isso acelera a categorização. Você pode usá-lo como uma conta de retenção/compensação temporária para transações onde você está esperando por um recibo ou esclarecimento, permitindo que você crie a transação no Xero e finalize a categorização mais tarde no Xero.
Fornecedor Padrão: Isso é definido como Despesas Wise, um novo Contato do Xero que a Wise cria quando você ativa o recurso. Você também pode selecionar seu Contato do Xero existente preferido
Valor: Se um estabelecimento comercial em uma transação com cartão for novo (não existir como contato no Xero), nós o mapearemos para Despesas Wise para evitar a criação de contatos de fornecedores desnecessários ou duplicados no Xero.
Observação: Suas tarifas bancárias da Wise serão automaticamente categorizadas sob uma nova conta 405 - Encargos bancários (Wise).
2. Revisando, Categorizando e Sincronizando Despesas
Onde Encontrar a Nova Visualização "Despesas" para categorizar transações com cartão
Clique no item Transações na navegação à esquerda para expandir as sub-páginas. Selecione a aba Despesas
Observação: Qualquer usuário com um cartão da Wise ativo ou a permissão para Visualizar todas as transações pode acessar a aba Despesas.
Clique em qualquer linha de transação para abrir um painel lateral com detalhes e o Formulário de contabilidade
Codificando uma Transação
Na Seção de Contabilidade do painel lateral, qualquer usuário com um cartão da Wise ou a permissão para Visualizar todas as transações pode:
Filtrar transações: Filtrar por status contábil (Precisa de Revisão, Pronta para Sincronizar, Sincronizada) ou anexo de recibo
Visualizar Recibos: Clique em qualquer recibo carregado para abri-lo em uma nova aba. Os recibos serão sincronizados com a transação do Xero junto com os dados contábeis abaixo
Inserir Dados Contábeis: Use suas contas do Xero para preencher os campos obrigatórios:
Fornecedor: Selecione um Contato do Xero existente ou use o padrão Despesas Wise (este é um campo obrigatório para sincronizar com o Xero).
Conta de Despesa: Escolha a conta de despesa correta do Xero (este é um campo obrigatório para sincronizar com o Xero).
Taxa de IVA: Selecione a Taxa de Imposto do Xero aplicável (opcional)
Descrição: Isso será sincronizado com a Referência da transação do Xero (opcional)
Salvar Alterações: Se o usuário não tiver permissão para sincronizar (permissão para "baixar extratos"), ou se precisar esperar por mais informações (como a criação de uma nova conta de despesas no Xero), ele pode clicar em Salvar alterações. Os dados são salvos, mas o status da transação permanece Precisa de Revisão
Sincronizando com o Xero
O passo final – a marcação de uma transação como pronta para sincronizar e o acionamento da sincronização são restritos a usuários com a permissão contábil para Baixar extratos.
Dica: Confira se a moeda que você deseja sincronizar está mapeada para uma das suas contas bancárias do Xero em Gerenciar sua conexão Xero. A Wise só sincroniza transações de moedas que estão conectadas. Veja Por que a minha conta da Wise não está sincronizando com o Xero? para mais informações.
Marcar como Pronto: Assim que os campos Conta de Despesa e Fornecedor estiverem completos, um usuário com a permissão necessária pode alterar o status da transação para Pronta para Sincronizar.
Observação: Uma vez marcado como Pronto para sincronizar, o usuário com a permissão para Baixar extratos pode clicar em editar, modificar as entradas e, então, marcar como pronto para sincronizar.
Acionar a Sincronização: Na aba principal Despesas na página de transações, selecione todas as transações com status Pronta para Sincronizar.
Dica: Filtre as transações pelo status Pronta para Sincronizar e o intervalo de datas desejado e, então, marque a caixa do cabeçalho para selecionar todas as transações filtradas (incluindo aquelas não visíveis, se houver muitas)
Clique em Sincronizar com o Xero na parte superior
Sincronização em Tempo Real: Os dados devem aparecer na sua interface do Xero em minutos, permitindo que você ou o seu contador finalizem quaisquer detalhes restantes.
Possíveis falhas de sincronização: Se por algum motivo algumas transações específicas falharem ao sincronizar com o Xero (o Xero estiver fora do ar, os dados da Wise não corresponderem aos dados do Xero, etc.), o status da transação será Falha na Sincronização. Você pode verificar novamente os dados inseridos no formulário e, em seguida, marcar a transação como Pronta antes de sincronizar novamente.