Use a integração Wise-Xero para otimizar a contabilidade das despesas com o seu cartão diretamente na Wise. Este recurso permite que a sua equipe de contabilidade e finanças revise, categorize e sincronize as transações com o cartão da Wise diretamente no Xero com o mínimo de cliques e o máximo de controle.
Ao conectar a sua conta da Wise ao Xero, importamos automaticamente o seu Plano de Contas, Fornecedores (Contatos do Xero) e Taxas de IVA. Isso permite que a pessoa responsável pela contabilidade codifique facilmente as transações na Wise antes que elas cheguem ao seu livro-razão do Xero, economizando tempo e eliminando a necessidade de alternar entre sistemas ou procurar recibos.
1. Como Configurar a Automação da Contabilidade das Despesas
A experiência de Contabilidade das Despesas com o Cartão da Wise está disponível apenas na plataforma web da Wise.
Pré-requisitos: Conecte Wise e Xero. Para usar o recurso de automação da contabilidade das despesas, você deve primeiro ter conectado Wise e Xero para a sincronização de transações. Se ainda não os conectou, siga os passos em Como Gerenciar sua Conexão Xero com a Wise.
Passo 1: Ativar o Recurso
Selecione o nome da empresa no canto superior e, em Configurações, vá para Conectar e gerenciar aplicativos
Encontre a integração do Xero na subseção Conectado e selecione Gerenciar
Na página de configurações do Xero, vá para a seção Despesas
Clique no botão para habilitar a contabilidade de despesas
Selecione Gerenciar ao lado das Despesas configurações de
Selecione a conta de Despesas padrão e o Fornecedor (contato do Xero)
Desconectando o Xero da Wise: a desativação da integração fará com que todos os dados contábeis inseridos (conta de despesas, taxa de IVA - veja abaixo) e ainda não sincronizados com o Xero sejam perdidos. Isso exclui os seus recibos enviados, que permanecem vinculados à transação correspondente na Wise.
Passo 2: Sincronizar e Configurar Contas Padrão
Assim que Revisar e categorizar despesas na Wise for ativado, a Wise irá automaticamente sincronizar todo o seu Plano de Contas do Xero com a Wise.
Dica: Se você perceber que uma conta de despesa necessária está faltando, crie no Xero, retorne à Wise e clique em Atualizar para forçar uma nova sincronização.
Então, será solicitado que você selecione duas contas padrão:
Conta de Despesas Padrão: Esta conta será preenchida automaticamente no formulário contábil de cada transação na página de Transações
Valor: Isso acelera a categorização. Você pode usá-lo como uma conta de retenção/compensação temporária para transações onde você está esperando por um recibo ou esclarecimento, permitindo que você crie a transação no Xero e finalize a categorização mais tarde no Xero.
Fornecedor Padrão: Isso é definido como Despesas Wise, um novo Contato do Xero que a Wise cria quando você ativa o recurso. Você também pode selecionar seu Contato do Xero existente preferido
Valor: Se um estabelecimento comercial em uma transação com cartão for novo (não existir como contato no Xero), nós o mapearemos para Despesas Wise para evitar a criação de contatos de fornecedores desnecessários ou duplicados no Xero.
Observação: Suas tarifas bancárias da Wise serão automaticamente categorizadas sob uma nova conta 405 - Encargos bancários (Wise).
2. Revisando, Categorizando e Sincronizando Despesas
Onde Encontrar a Nova Visualização "Despesas" para categorizar transações com cartão
Clique no item Despesas na navegação à esquerda para expandir as sub-páginas.
Observação: Qualquer usuário com um cartão da Wise ativo ou a permissão para Visualizar todas as transações pode acessar a aba Despesas.
Clique em qualquer linha de transação para abrir um painel lateral com detalhes e os detalhes contábeis.
Categorizando uma Transação
Na tabela de transações de despesas (em Transações), qualquer usuário com um cartão da Wise ou a permissão para Visualizar todas as transações pode:
Filtrar transações de despesas: Filtrar por status contábil (Precisa de Revisão, Pronta para Sincronizar, Sincronizada) ou anexo de recibo.
Visualizar recibos: Clique em qualquer transação de despesa para visualizar os detalhes da transação, detalhes contábeis e recibo lado a lado. Os recibos serão sincronizados com a transação do Xero junto com os dados contábeis abaixo.
Inserir dados contábeis: Use seu Plano de Contas do Xero para preencher os campos obrigatórios:
Fornecedor: Selecione um Contato do Xero existente ou use o padrão Despesas Wise (este é um campo obrigatório para sincronizar com o Xero).
Conta de Despesa: Escolha a conta de despesa correta do Xero (este é um campo obrigatório para sincronizar com o Xero).
Taxa de IVA: Selecione a Taxa de Imposto do Xero aplicável (opcional)
Descrição: Isso será sincronizado com a Referência da transação do Xero (opcional)
Sugestões inteligentes: A Wise fará a leitura dos recibos enviados e sugerirá contas de despesas e fornecedores com base nos dados do recibo e na categorização histórica. Note que usamos IA para alimentar nossas sugestões – evite enviar dados confidenciais, como dados completos do cartão de crédito. Saiba mais aqui
Salvar alterações: Se o usuário não tiver permissão para sincronizar (permissão para baixar extratos), ou se precisar esperar por mais informações (como a criação de uma nova conta de despesas no Xero), ele pode clicar em Salvar alterações. Os dados são salvos, mas o status da transação permanece Precisa de Revisão.
Marcar como Pronta: Marque uma transação de despesa como Pronta para sincronizar com o Xero (requer permissão para Baixar extratos).
Sincronizando com o Xero
O passo final – a marcação de uma transação como pronta para sincronizar e o acionamento da sincronização – é restrito a usuários com a permissão contábil para Baixar extratos.
Dica: Confira se a moeda que você deseja sincronizar está mapeada para uma das suas contas bancárias do Xero em Gerenciar sua conexão Xero. A Wise só sincroniza transações de moedas que estão conectadas. Veja Por que a minha conta da Wise não está sincronizando com o Xero? para mais informações.
Marcar como Pronto: Assim que os campos Conta de Despesa e Fornecedor estiverem completos, um usuário com a permissão necessária pode alterar o status da transação para Pronta para Sincronizar.
Observação: Uma vez marcada como Pronta para sincronizar, um usuário com permissão para Baixar extratos pode clicar em Editar, modificar as entradas e, então, marcar como pronta para sincronizar.
Sincronizar despesas com o Xero: Na aba principal Despesas na página de transações, selecione todas as transações com status Pronta para Sincronizar.
Dica: Filtre as transações pelo status Pronta para Sincronizar e o intervalo de datas desejado e, então, marque a caixa do cabeçalho para selecionar todas as transações filtradas (incluindo aquelas não visíveis, se houver muitas).
Clique em Sincronizar com o Xero na parte superior
Sincronização em Tempo Real: Os dados devem aparecer na sua interface do Xero em minutos, permitindo que você ou o seu contador finalizem quaisquer detalhes restantes.
Possíveis falhas de sincronização: Se por algum motivo algumas transações específicas falharem ao sincronizar com o Xero (o Xero estiver fora do ar, os dados da Wise não corresponderem aos dados do Xero, etc.), o status da transação será Falha na Sincronização. Você pode verificar novamente os dados inseridos no formulário e, em seguida, marcar a transação como Pronta antes de sincronizar novamente.