Quando você paga com um cartão empresarial da Wise, pode anexar um recibo no aplicativo da Wise ou na web. A Wise usa reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e IA para ler o recibo e preencher automaticamente o fornecedor e a taxa de imposto para você, então você só precisa verificar os detalhes e salvar.
Os detalhes da despesa e o recibo anexado são enviados para o Xero como uma transação de gasto depois de serem categorizados pela equipe financeira. Para saber mais sobre como a Wise armazena e gerencia recibos em sua empresa, consulte Gerenciamento de Recibos de Despesas
Observação: Este artigo aborda como enviar e salvar recibos. Para saber como uma despesa concluída chega ao Xero, consulte Contabilidade de despesas de cartão com Xero: como as despesas são sincronizadas com o Xero
Antes de você começar
Verifique se a sua integração com o Xero está conectada na Wise Empresas.
O membro da equipe que envia o recibo tem um cartão empresarial da Wise e acesso à transação no aplicativo da Wise ou na web.
Seu administrador definiu um fornecedor padrão e uma conta de despesas padrão nas suas configurações de integração com o Xero (requer permissão para Gerenciar integrações e ferramentas de software).
Enviar um recibo pelo celular
Depois de pagar com seu cartão empresarial da Wise, abra o aplicativo da Wise e siga estes passos:
Clique na transação com cartão para a qual você quer adicionar um recibo.
Clique em Adicionar recibo. Você pode tirar uma foto do recibo em papel ou enviar um do seu telefone (fotos ou PDF). Certifique-se de que ele mostre claramente o valor total, o nome do fornecedor e o imposto aplicado na compra.
A Wise vai digitalizar e ler o recibo automaticamente usando IA.
Na tela de confirmação, verifique se a IA capturou os seguintes detalhes corretamente:
Fornecedor – o estabelecimento comercial correspondente nos seus contatos do Xero.
Imposto – o valor do imposto lido no recibo.
Se algum parecer incorreto, clique no campo para atualizar com os dados certos.
Se a leitura do recibo falhar, será solicitado que você insira o nome do fornecedor e/ou selecione a taxa de imposto.
Clique em Confirmar detalhes para salvar a despesa.
Também será solicitado que você adicione uma breve descrição do motivo da compra (por exemplo, "Almoço da Equipe – Planejamento do 3º trimestre"). Isso ajuda o seu contador a categorizar a despesa mais tarde.
Dica: Quanto mais clara estiver a foto, melhor a leitura da IA. Achate o recibo, ilumine bem, e verifique se o total e o valor do imposto estão visíveis.
Enviar ou revisar um recibo na web
Contadores, administradores e titulares de cartão com acesso à Internet também podem adicionar ou revisar recibos na web:
Acesse Despesas no painel de navegação esquerdo.
Para adicionar um recibo que está faltando, clique em Adicionar recibo e escolha um arquivo (JPG, PNG ou PDF) ou clique em uma transação específica para enviá-lo na janela de detalhes da transação.
Na janela de detalhes da transação, revise o fornecedor e a taxa de imposto sugeridos pela IA. Atualize, se necessário, e defina a conta de despesas, se ainda não tiver sido categorizada (requer permissão para Gerenciar integrações e ferramentas de software).
Clique em Salvar para salvar as alterações.
Quando você estiver pronto para sincronizar com o Xero, clique em Marcar como pronta para sincronizar (requer permissão para Visualizar todas as transações e baixar extratos)
Observação: Enquanto a despesa não tiver sido sincronizada com o Xero, você ou seu contador podem reabri-la e editar o fornecedor, a taxa de imposto ou a descrição. Uma vez sincronizada, as edições precisarão ser feitas no Xero.
Para saber os tipos de arquivo aceitos, os limites de tamanho e como a Wise armazena os recibos a longo prazo, consulte Gerenciamento de Recibos de Despesas.