Korzystaj z integracji Wise i Xero do usprawnienia rozliczania wydatków kartą bezpośrednio w Wise. Ta funkcja pozwala Twojemu zespołowi księgowemu i finansowemu przeglądać, kategoryzować i synchronizować transakcje kartą Wise bezpośrednio z Xero – z minimalnym wysiłkiem i maksymalną kontrolą.
Po połączeniu konta Wise z Xero automatycznie importujemy Twoją sekcję kont, dostawców (kontakty w Xero) oraz stawki VAT. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za księgowość będzie mogła z łatwością zaksięgować transakcje w Wise, zanim trafią one do księgi głównej w Xero, co pozwala zaoszczędzić czas i eliminuje konieczność przełączania się między systemami lub szukania paragonów.
1. Jak skonfigurować automatyzację rozliczania wydatków
Funkcja rozliczania wydatków kartą Wise jest dostępna wyłącznie na platformie internetowej Wise.
Wymagania wstępne: połącz Wise i Xero. Aby korzystać z funkcji automatyzacji księgowania wydatków, musisz najpierw połączyć Wise i Xero w celu synchronizacji transakcji. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś(-aś), postępuj zgodnie z instrukcjami zawartymi w artykule Zarządzanie połączeniem Xero z Wise.
Krok 1: Włącz tę funkcję
Kliknij nazwę firmy w górnym rogu, a następnie w sekcji Ustawienia przejdź do opcji Integracje i narzędzia
Znajdź integrację z Xero w podsekcji Połączone i wybierz opcję Zarządzaj
Na stronie ustawień Xero przejdź do sekcji Wydatki
Użyj przełącznika, żeby włączyć księgowanie wydatków
Wybierz opcję Zarządzaj obok Ustawień wydatków
Wybierz domyślne konto wydatków i dostawcę (kontakt w Xero)
Odłączanie Xero od Wise: wyłączenie integracji spowoduje utratę wszystkich danych księgowych (konto wydatków, stawka VAT – patrz poniżej), które zostały wprowadzone, ale nie zostały jeszcze zsynchronizowane z Xero. Nie dotyczy to przesłanych przez Ciebie paragonów, które pozostają powiązane z odpowiednią transakcją w Wise.
Krok 2: Zsynchronizuj i skonfiguruj domyślne konta
Po włączeniu funkcji Przeglądaj i kategoryzuj wydatki w Wise Wise automatycznie zsynchronizuje całą sekcję kont z Xero do Wise.
Wskazówka: jeśli zauważysz, że brakuje jakiegoś konta wydatków, utwórz je w Xero, wróć do Wise i kliknij Aktualizuj, żeby wymusić nową synchronizację.
Następnie pojawi się prośba o wybranie dwóch domyślnych kont:
Domyślne konto wydatków: to konto będzie wstępnie wpisane w formularzu księgowym każdej transakcji na stronie „Transakcje”.
Korzyści: przyspiesza to przypisywanie kategorii. Możesz używać tego konta jako tymczasowego konta przejściowego/rozliczeniowego dla transakcji, w przypadku których czekasz na paragon lub wyjaśnienie, co pozwala na utworzenie transakcji w Xero i sfinalizowanie przypisania kategorii później w tym samym programie.
Domyślny dostawca: ta opcja jest domyślnie ustawiona jako Wise Expenses – nowy kontakt w Xero, który Wise tworzy po włączeniu tej funkcji. Możesz też wybrać istniejący kontakt w Xero.
Uwaga: jeśli sprzedający w transakcji kartą jest nowy (nie został jeszcze dodany jako kontakt w Xero), przypiszemy go do opcji Wydatki Wise, żeby uniknąć tworzenia zbędnych lub zduplikowanych kontaktów dostawców w Xero.
Uwaga: opłaty bankowe związane z usługą Wise zostaną automatycznie zaklasyfikowane do nowego konta 405 – Opłaty bankowe (Wise).
2. Sprawdzanie, kategoryzowanie i synchronizowanie wydatków
Gdzie znaleźć nowy widok „Wydatki”, żeby przypisać transakcje kartą do odpowiednich kategorii
Wybierz Wydatki w menu po lewej stronie, aby rozwinąć podstrony.
Uwaga: dostęp do zakładki Wydatki mają wszyscy użytkownicy posiadający aktywną kartę Wise lub uprawnienie do Wyświetlania wszystkich transakcji.
Kliknij dowolną pozycję na liście transakcji, żeby otworzyć panel boczny zawierający szczegóły oraz Dane księgowe.
Klasyfikowanie transakcji
W tabeli transakcji wydatków (w sekcji Transakcje) każdy użytkownik z kartą Wise lub uprawnieniem do Przeglądania wszystkich transakcji może:
Filtrować transakcje wydatków: filtruj według statusu zaksięgowania (Wymaga sprawdzenia, Gotowe do synchronizacji, Zsynchronizowane) lub załączonego potwierdzenia.
Wyświetlać potwierdzenia: wybierz dowolną transakcję wydatków, aby wyświetlić szczegóły transakcji, dane księgowe i potwierdzenie obok siebie. Potwierdzenia zostaną zsynchronizowane z transakcją w Xero wraz z poniższymi danymi księgowymi.
Wprowadzać dane księgowe: użyj swojej Sekcji kont Xero, aby wypełnić wymagane pola:
Dostawca: wybierz istniejący kontakt z Xero lub skorzystaj z domyślnej opcji Wydatki Wise (to pole jest obowiązkowe, żeby zsynchronizować dane z Xero).
Konto wydatków: wybierz odpowiednie konto wydatków w Xero (to pole jest obowiązkowe, żeby zsynchronizować dane z Xero).
Stawka VAT: wybierz odpowiednią stawkę podatkową w Xero (opcjonalnie).
Opis: ta pozycja zostanie zsynchronizowana z numerem referencyjnym transakcji w Xero (opcjonalnie).
Inteligentne sugestie: Wise zeskanuje przesłane potwierdzenia i zasugeruje konta wydatków oraz sprzedających na podstawie danych z potwierdzenia i historycznej klasyfikacji. Zwróć uwagę, że do obsługiwania naszych sugestii używamy sztucznej inteligencji – unikaj przesyłania wrażliwych danych, takich jak pełne dane karty kredytowej. Dowiedz się więcej tutaj
Zapisywać zmiany: jeśli użytkownik nie ma uprawnień do synchronizacji (uprawnienie do Pobierania wyciągów) lub musi poczekać na dodatkowe informacje (takie jak utworzenie nowego konta wydatków w Xero), może kliknąć opcję Zapisz zmiany. Dane zostaną zapisane, ale status transakcji pozostanie na etapie Wymaga sprawdzenia.
Oznaczać jako gotowe: oznacz transakcję wydatków jako Gotową do synchronizacji z Xero (wymaga uprawnienia do Pobierania wyciągów).
Synchronizacja z Xero
Ostatni krok – oznaczenie transakcji jako gotowej do synchronizacji i uruchomienie synchronizacji – jest dostępny tylko dla użytkowników z uprawnieniem do Pobierania wyciągów.
Wskazówka: upewnij się, że waluta, którą chcesz zsynchronizować, jest przypisana do jednego z Twoich kont bankowych w Xero w sekcji Zarządzanie połączeniem Xero. Wise synchronizuje tylko transakcje z walut, które są połączone. Więcej informacji znajdziesz w artykule Dlaczego moje konto Wise nie synchronizuje się z Xero?
Oznacz jako gotowe: po wypełnieniu pól Konto wydatków i Dostawca użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami może zmienić status transakcji na Gotowa do synchronizacji.
Uwaga: gdy transakcja zostanie oznaczona jako Gotowa do synchronizacji, użytkownik z uprawnieniami do Pobierania wyciągów może kliknąć opcję Edytuj, zmienić dane wejściowe, a następnie oznaczyć transakcję jako gotową do synchronizacji.
Zsynchronizuj wydatki z Xero: w głównej zakładce Wydatki na stronie transakcji zaznacz wszystkie transakcje o statusie Gotowe do synchronizacji.
Wskazówka: przefiltruj transakcje według statusu Gotowe do synchronizacji i wybranego zakresu dat, a następnie zaznacz pole w nagłówku, aby wybrać wszystkie przefiltrowane transakcje (w tym te, które nie są widoczne, jeśli jest ich dużo).
Kliknij Synchronizuj z Xero u góry strony.
Synchronizacja w czasie rzeczywistym: dane powinny pojawić się w Twoim interfejsie Xero w ciągu kilku minut, co pozwoli Tobie lub Twojemu księgowemu sfinalizować wszelkie pozostałe szczegóły.
Możliwe błędy synchronizacji: jeśli z jakiegokolwiek powodu niektóre transakcje nie zsynchronizują się z Xero (serwer Xero nie działa, dane w Wise nie zgadzają się z danymi w Xero itp.), status transakcji będzie brzmiał Synchronizacja nie powiodła się. Możesz jeszcze raz sprawdzić dane wprowadzone w formularzu, a następnie oznaczyć transakcję jako Gotową przed ponowną synchronizacją.