Megjegyzés: A Xeróval történő kiadáskönyvelés jelenleg egy zárt kísérleti program keretében működik. Ha korai hozzáférést szeretnél kérni, kérjük, vedd fel velünk a kapcsolatot az expensespilot@wise.com címen.
Használd a Wise-Xero integrációt, hogy egyszerűsítsd a kártyás kiadások könyvelését közvetlenül a Wise-on belül. Ez a funkció lehetővé teszi a könyvelési és pénzügyi csapatod számára, hogy minimális kattintással és maximális kontrollal áttekintse, kategorizálja és szinkronizálja a Wise-kártyás tranzakciókat közvetlenül a Xeróba.
A Wise-számlád Xeróhoz való csatlakoztatásával automatikusan importáljuk a Főkönyvi számlákat, Szállítókat (Xero-kapcsolatok) és ÁFA-kulcsokat. Ez lehetővé teszi a könyvelésért felelős személy számára, hogy könnyedén kódolja a tranzakciókat a Wise-ban még mielőtt azok bekerülnének a Xero főkönyvedbe. Így időt takaríthatsz meg és elkerülheted a rendszerek közötti váltogatást vagy a bizonylatok keresgélését.
1. A kiadások könyvelési automatizálásának beállítása
A Wise-kártyás kiadások könyvelési funkciója csak a Wise webes platformján érhető el.
Előfeltételek: A Wise és a Xero összekapcsolása. A kiadások könyvelésautomatizálási funkciójának használatához először össze kell kapcsolnod a Wise-t és a Xerót a tranzakciók szinkronizálása érdekében. Ha még nem kapcsoltad őket össze, kövesd A Xero és a Wise összekapcsolásának kezelése rész lépéseit.
1. lépés: A funkció engedélyezése
Válaszd ki a cégnevet a felső sarokban, majd a Beállítások alatt menj a Alkalmazások csatlakoztatása és kezelése menüpontra.
Keresd meg a Xero-integrációt a Csatlakoztatva alfejezetben, és válaszd a Kezelés lehetőséget.
A Xero beállítások oldalán menj a Kiadások részhez.
Kattints a kapcsolóra a kiadáskönyvelés engedélyezéséhez.
Válaszd a Kezelés lehetőséget a Kiadások beállításai mellett.
Válaszd ki az alapértelmezett kiadási számlát és szállítót (Xero kapcsolat).
A Xero leválasztása a Wise-ról: az integráció letiltása az összes bevitt (költségszámla, ÁFA-kulcs – lásd alább) de még nem szinkronizált könyvelési adat elvesztését okozza. Ez nem vonatkozik az olyan feltöltött bizonylataidra, amelyek továbbra is a Wise-ban lévő megfelelő tranzakcióhoz kapcsolódnak.
2. lépés: Alapértelmezett számlák szinkronizálása és konfigurálása
Miután engedélyezve van a Kiadások áttekintése és kategorizálása a Wise-on, a Wise automatikusan szinkronizálja a teljes Xero főkönyvi számlatervedet a Wise-ba.
Tipp: Ha rájössz, hogy hiányzik egy szükséges költségszámla, hozd létre a Xeróban, térj vissza a Wise-ba, és kattints a Frissítés gombra egy új szinkronizálás kikényszerítéséhez.
Ezután két alapértelmezett számlát kell kiválasztanod:
Alapértelmezett költségszámla: Ez a számla a Tranzakciók oldalon minden tranzakció könyvelési űrlapján előre kitöltve jelenik meg.
Előnye: Ez felgyorsítja a besorolást. Ideiglenes technikai/átvezető számlaként használhatod olyan tranzakciókhoz, ahol még bizonylatra vagy tisztázásra vársz, így létrehozhatod a tranzakciót a Xeróban, majd később véglegesítheted a kategorizálást a Xeróban.
Alapértelmezett szállító: Ez a Wise kiadások nevű új Xero-partnerre van beállítva, amelyet a Wise hoz létre a funkció bekapcsolásakor. Kiválaszthatsz helyette egy általad preferált meglévő Xero-partnert is.
Előnye: Ha egy kártyás tranzakciónál egy kereskedő új (még nem létezik partnerként a Xeróban), akkor a tranzakciót a Wise kiadásokhoz rendeljük hozzá, hogy megakadályozzuk a felesleges vagy ismétlődő szállítói partnerek létrehozását a Xeróban.
Megjegyzés: A Wise banki díjaidat a rendszer automatikusan egy új számla alá sorolja be: 405 – Banki költségek (Wise).
2. Költségek áttekintése, besorolása és szinkronizálása
Hol találod az új „Kiadások” nézetet a kártyás tranzakciók besorolásához?
Kattints a bal oldali navigációs panelen a Tranzakciók elemre az aloldalak kibontásához. Válaszd az Kiadások fület.
Megjegyzés: Minden olyan felhasználó, aki rendelkezik aktív Wise-kártyával vagy a Minden tranzakció megtekintése engedéllyel, hozzáférhet a Kiadások fülhöz.
Kattints bármely tranzakciós sorra az oldalsó panel megnyitásához, ahol a részletek és a Könyvelési űrlap található.
Tranzakció kódolása
Az oldalsó panel Könyvelési szakaszában minden olyan felhasználó, aki rendelkezik Wise-kártyával vagy a Minden tranzakció megtekintése engedéllyel, a következőket teheti:
Tranzakciók szűrése: Szűrés könyvelési állapot (Felülvizsgálatra vár, Szinkronizálásra kész, Szinkronizálva) vagy csatolt bizonylat alapján
Bizonylatok megtekintése: Kattints bármely feltöltött bizonylatra, és az megnyílik egy új lapon. A bizonylatok a Xero-tranzakcióhoz szinkronizálódnak az alábbi könyvelési adatokkal együtt.
Könyvelési adatok megadása: Használd a Xero-számláidat a szükséges mezők kitöltéséhez:
Szállító: Válassz ki egy meglévő Xero-partnert, vagy használd az alapértelmezett Wise kiadásokat(ez egy kötelező mező a Xeróval való szinkronizáláshoz).
Költségszámla: Válaszd ki a megfelelő Xero költségszámlát (ez egy kötelező mező a Xeróval való szinkronizáláshoz).
ÁFA kulcs: Válaszd ki az alkalmazandó Xero adókulcsot (opcionális)
Leírás: Ez a Xero-tranzakció Hivatkozás mezőjébe szinkronizálódik (opcionális).
Változtatások mentése: Ha a felhasználó nem rendelkezik a szinkronizáláshoz szükséges engedéllyel („nyilatkozatok letöltése” engedély), vagy ha további információra van szüksége (például új költségszámla létrehozása a Xeróban), kattinthat a Változtatások mentése gombra. Az adatok mentésre kerülnek, de a tranzakció állapota Felülvizsgálatra vár marad.
Szinkronizálás a Xeróval
Az utolsó lépés – egy tranzakció szinkronizálásra késznek jelölése és a szinkronizálás elindítása – korlátozva van a Nyilatkozatok letöltése könyvelési engedéllyel rendelkező felhasználókra.
Tipp: Győződj meg róla, hogy a szinkronizálni kívánt pénznem hozzá van rendelve az egyik Xero-bankszámládhoz a Xero kapcsolatod kezelése alatt. A Wise csak a kapcsolt pénznemek tranzakcióit szinkronizálja. További információért lásd: Miért nem szinkronizálódik a Wise-számlám a Xeróval?
Készre jelölés: Amint a Költségszámla és Szállító mezők kitöltésre kerülnek, a szükséges engedéllyel rendelkező felhasználó megváltoztathatja a tranzakció állapotát Szinkronizálásra kész státuszra.
Megjegyzés: Miután Szinkronizálásra kész megjelölést kapott, a Kivonatok letöltése engedéllyel rendelkező felhasználó rákattinthat a szerkesztésre, módosíthatja a megadott adatokat, majd szinkronizálásra készre jelölheti.
Szinkronizálás indítása: A tranzakciók oldalon, a fő Kiadások fülön válaszd ki az összes Szinkronizálásra kész állapotban lévő tranzakciót.
Tipp: Szűrd a tranzakciókat Szinkronizálásra kész állapot és kívánt dátumtartomány szerint, majd jelöld be a fejléc jelölőnégyzetét az összes szűrt tranzakció kiválasztásához (beleértve azokat is, amelyek sok elem esetén nem láthatók).
Kattints fent a Szinkronizálás a Xeróval gombra
Valós idejű szinkronizálás: Az adatoknak percek alatt meg kell jelenniük a Xero felületén, így te vagy a könyvelőd véglegesíthetitek a fennmaradó részleteket.
Lehetséges szinkronizálási hibák: Ha valamilyen oknál fogva bizonyos tranzakciók nem szinkronizálódnak a Xeróval (a Xero nem működik, a Wise adatok nem egyeznek a Xero adatokkal stb.), a tranzakció állapota Sikertelen szinkronizálás lesz. Ellenőrizheted az űrlapba bevitt adatokat, majd Kész állapotúnak jelölheted a tranzakciót, mielőtt újra szinkronizálnád.