Usa la integración Wise-Xero para agilizar la contabilidad de gastos de tu tarjeta directamente en Wise. Esta función permite que tu equipo de contabilidad y finanzas revise, categorice y sincronice las transacciones de la tarjeta Wise directamente en Xero con el mínimo de clics y el máximo control.
Al conectar tu cuenta Wise a Xero, importamos automáticamente tu plan de cuentas, proveedores (Contactos de Xero) y tipos de IVA. Esto permite que la persona encargada de la contabilidad registre fácilmente las transacciones en Wise antes de que lleguen a tu libro mayor de Xero, ahorrando tiempo y evitando tener que saltar entre sistemas o perseguir recibos.
1. Cómo configurar la automatización de contabilidad de gastos
La experiencia de Contabilidad de gastos con la tarjeta Wise solo está disponible en la plataforma web de Wise.
Requisitos previos: conecta Wise y Xero. Para usar la función de automatización de contabilidad de Gastos, primero debes haber conectado Wise y Xero para la sincronización de transacciones. Si no los conectaste, sigue los pasos en Administrar tu conexión de Xero con Wise. Esta función requiere un plan de Xero con multidivisa habilitada. Cómo activar la multidivisa en Xero.
Paso 1: habilitar la función
Selecciona el nombre de la empresa en la esquina superior y, en Configuración, ve a Integraciones de contabilidad
Busca la integración de Xero en la subsección Conectadas y selecciona Gestionar
En la página de configuración de Xero, ve a la sección Gastos
Activa el interruptor para habilitar la contabilidad de gastos
Selecciona Gestionar junto a la configuración de Gastos
Selecciona la cuenta de gastos predeterminada y el proveedor (contacto de Xero)
Desconectar Xero de Wise: deshabilitar la integración hará que se pierdan todos los datos contables introducidos (cuenta de gastos, tipo de IVA; ver más abajo) que aún no se hayan sincronizado con Xero. Esto no incluye tus recibos subidos, que permanecen vinculados a la transacción correspondiente en Wise.
Paso 2: sincronizar y configurar cuentas predeterminadas
Una vez que Revisar y categorizar gastos en Wise esté habilitado, Wise sincronizará automáticamente todo tu plan de cuentas de Xero con Wise.
Tu plan de cuentas se sincroniza desde Xero automáticamente cada 4 horas. También puedes actualizarlo manualmente en cualquier momento haciendo clic en Actualizar.
Solo se pueden seleccionar cuentas de tipo gasto de Xero, por lo que las cuentas de otros tipos no aparecerán como opciones al seleccionar la cuenta de gasto predeterminada o al categorizar.
Consejo: si te das cuenta de que falta una cuenta de gastos necesaria, créala en Xero, vuelve a Wise y haz clic en Actualizar para forzar una nueva sincronización.
Luego se te pedirá que selecciones dos cuentas predeterminadas:
Cuenta de gastos predeterminada: esta cuenta se rellenará previamente en el formulario contable de cada transacción en la página de Transacciones
Valor: esto acelera la categorización. Puedes usarla como cuenta de retención/compensación temporal para transacciones en las que estés esperando un recibo o una aclaración, lo que te permite crear la transacción en Xero y finalizar la categorización más tarde en Xero
Proveedor predeterminado: está configurado como Wise Expenses, un nuevo Contacto de Xero que Wise crea cuando habilitas la función. También puedes seleccionar tu Contacto de Xero existente preferido
Valor: si un comercio en una transacción de tarjeta es nuevo (no existe como contacto en Xero), lo asignaremos a Wise Expenses para evitar la creación de contactos de proveedor innecesarios o duplicados en Xero.
Nota: tus comisiones bancarias de Wise se categorizarán automáticamente en una nueva cuenta 405 - Cargos bancarios (Wise).
Sincronización automática de gastos
La sincronización automática de gastos permite que las transacciones de tu tarjeta con recibos se sincronicen con tu cuenta de gastos predeterminada en Xero sin revisión manual. Obtén más información sobre la sincronización automática
2. Revisar, categorizar y sincronizar gastos
Dónde encontrar la nueva vista "Gastos" para categorizar transacciones de tarjeta
Haz clic en Gastos en el menú de navegación izquierdo para expandir las subpáginas.
Nota: cualquier usuario con una tarjeta Wise activa o el permiso Ver todas las transacciones puede acceder a la pestaña Gastos.
Haz clic en cualquier línea de transacción para abrir un panel lateral con detalles y los detalles contables.
Categorizar una transacción
En la tabla de transacciones de gastos (en Transacciones), cualquier usuario con una tarjeta Wise o el permiso Ver todas las transacciones puede:
Filtrar transacciones de gastos: filtrar por estado contable (necesita revisión, listo para sincronizar, sincronizado) o por recibo adjunto.
Ver recibos: haz clic en cualquier transacción de gastos para ver los detalles de la transacción, los detalles contables y el recibo uno al lado del otro. Los recibos se sincronizarán con la transacción de Xero junto con los datos contables de abajo.
Introducir datos contables: usa tu plan contable de Xero para completar los campos obligatorios:
Proveedor: selecciona un Contacto de Xero existente o usa el predeterminado Wise Expenses (este es un campo obligatorio para sincronizar con Xero).
Cuenta de gastos: elige la cuenta de gastos de Xero correcta (este es un campo obligatorio para sincronizar con Xero).
Tipo de IVA: selecciona la tasa de impuestos de Xero aplicable (opcional)
Descripción: esto se sincronizará con el campo Referencia de la transacción en Xero (opcional)
Sugerencias inteligentes: Wise analizará los recibos subidos y sugerirá cuentas de gastos y proveedores según los datos del recibo y la categorización histórica. Ten en cuenta que usamos IA para impulsar nuestras sugerencias, evita subir datos sensibles como los datos completos de la tarjeta de crédito. Más información aquí
Guardar cambios: si el usuario no tiene el permiso para sincronizar (permiso Descargar extractos), o si necesita esperar más información (como crear una nueva cuenta de gastos en Xero), puede hacer clic en Guardar cambios. Los datos se guardan, pero el estado de la transacción permanece como Necesita revisión.
Marcar como listo: marca una transacción de gastos como Lista para sincronizar con Xero (requiere el permiso Descargar extractos).
Sincronizar con Xero
El paso final (marcar una transacción como lista para sincronizar y activar la sincronización) está restringido a usuarios con el permiso contable Descargar extractos.
Consejo: asegúrate de que la divisa que quieres sincronizar esté asignada a una de tus cuentas bancarias de Xero en Gestionar tu conexión con Xero. Wise solo sincroniza transacciones de divisas que están conectadas. Consulta ¿Por qué mi cuenta Wise no se sincroniza con Xero? para más información.
Marcar como listo: una vez que los campos Cuenta de gastos y Proveedor estén completos, un usuario con el permiso requerido puede cambiar el estado de la transacción a Listo para sincronizar.
Nota: una vez marcada como Lista para sincronizar, un usuario con el permiso Descargar extractos puede hacer clic en Editar, modificar los datos introducidos y luego marcarla como lista para sincronizar.
Sincronizar gastos con Xero: en la pestaña principal de Gastos en la página de transacciones, selecciona todas las transacciones con estado Listo para sincronizar.
Consejo: filtra las transacciones por el estado Listo para sincronizar y por el rango de fechas deseado, luego marca la casilla del encabezado para seleccionar todas las transacciones filtradas (incluidas las que no sean visibles si hay muchas).
Haz clic en Sincronizar con Xero en la parte superior
Sincronización en tiempo real: los datos deberían aparecer en tu interfaz de Xero en cuestión de minutos, lo que te permitirá a ti o a tu contable finalizar los detalles restantes.
Posibles fallos de sincronización: si por algún motivo algunas transacciones específicas no se sincronizan con Xero (Xero no funciona, los datos de Wise no coinciden con los de Xero, etc.), el estado de la transacción será Error al sincronizar. Puedes volver a comprobar los datos introducidos en el formulario y luego marcar la transacción como Lista antes de sincronizar de nuevo.