Cuando pagas con una tarjeta Wise de empresa, puedes adjuntar un recibo en la app de Wise o en la web. Wise usa reconocimiento óptico de caracteres (OCR) e IA para leer el recibo y precompletar el proveedor y el tipo de impuesto por ti, así solo tienes que comprobar los detalles y guardar.
Los detalles del gasto y el recibo adjunto pasan a Xero como una transacción de gasto una vez que el equipo de finanzas lo haya categorizado. Para saber más sobre cómo Wise almacena y gestiona los recibos en toda tu empresa, consulta Gestión de recibos de gastos
Nota: este artículo cubre cómo subir y guardar recibos. Para aprender cómo un gasto completado llega a Xero, consulta Contabilización de los gastos con tarjeta en Xero: cómo se sincronizan los gastos con Xero
Antes de empezar
Asegúrate de que tu integración con Xero esté conectada en Wise para Empresas.
El miembro del equipo que sube el recibo tiene una tarjeta Wise de empresa y acceso a la transacción en la app de Wise o en la web.
Tu administrador ha configurado un proveedor predeterminado y una cuenta de gastos predeterminada en la configuración de tu integración con Xero (requiere el permiso Gestionar integraciones y herramientas de software).
Sube un recibo en el móvil
Después de pagar con tu tarjeta Wise de empresa, abre la app de Wise y sigue estos pasos:
Toca la transacción con tarjeta a la que quieres añadir un recibo.
Toca Añadir recibo. Puedes tomar una foto del recibo en papel o subir uno desde tu teléfono (fotos o PDF). Asegúrate de que se vea claramente el importe total, el nombre del proveedor y el impuesto aplicado en la compra.
Wise escaneará y leerá el recibo automáticamente usando IA.
En la pantalla de confirmación, comprueba que la IA haya capturado correctamente los siguientes datos:
Proveedor: el comercio que Wise ha vinculado desde tus contactos de Xero.
Impuesto: el importe del impuesto leído del recibo.
Si alguno parece incorrecto, toca el campo para actualizarlo con los datos correctos.
Si falla el escaneo del recibo, se te pedirá que introduzcas el nombre del proveedor y/o selecciones el tipo de impuesto.
Toca Confirmar detalles para guardar el gasto.
También se te pedirá añadir una breve descripción de para qué fue la compra (por ejemplo, "Comida del equipo: planificación fuera de la oficina del T3"). Esto ayuda a tu contable a categorizar el gasto más tarde.
Consejo: Cuanto más clara sea la foto, mejor la leerá la IA. Aplana el recibo, manténlo bien iluminado y asegúrate de que el total y el importe del impuesto estén dentro del encuadre.
Sube o revisa un recibo en la web
Los contables, administradores y titulares de tarjeta con acceso web también pueden añadir o revisar recibos en la web:
Ve a Gastos en el panel de navegación de la izquierda.
Para añadir un recibo que falta, haz clic en Añadir recibo y elige un archivo (JPG, PNG o PDF), o haz clic en una transacción específica para subirlo en la ventana de detalles de la transacción.
En la ventana de detalles de la transacción, revisa el proveedor y el tipo de impuesto sugeridos por la IA. Actualiza cualquiera si hace falta y establece la cuenta de gastos si aún no se ha categorizado (requiere el permiso Gestionar integraciones y herramientas de software).
Haz clic en Guardar para guardar cualquier cambio.
Cuando estés listo para sincronizar con Xero, haz clic en Marcar como listo para sincronizar (requiere el permiso Ver todas las transacciones y descargar extractos )
Nota: Mientras el gasto no se haya sincronizado aún con Xero, tú o tu contable podéis reabrirlo y editar el proveedor, el tipo de impuesto o la descripción. Una vez sincronizado, las ediciones deberán hacerse en Xero.
Para los tipos de archivo admitidos, los límites de tamaño y cómo Wise almacena los recibos a largo plazo, consulta Gestión de recibos de gastos.