La sincronización automática de gastos permite que tus transacciones con tarjeta con recibos se sincronicen directamente con Xero sin revisión manual. Una vez que un titular de la tarjeta sube un recibo (desde móvil o web) y lo envía, la transacción se sincroniza automáticamente con tu cuenta de gastos predeterminada en tu configuración de Xero.
Principales ventajas:
No se necesita categorización manual para los gastos estándar.
Los recibos subidos por los titulares de la tarjeta desde el móvil o la web se sincronizan automáticamente.
Las transacciones aparecen en Xero a los pocos minutos de subir el recibo.
Menos tiempo de contabilidad para los gastos habituales.
¿Cómo funciona la sincronización automática?
Cuando un titular de la tarjeta sube un recibo a una transacción con tarjeta y lo guarda, Wise hace lo siguiente:
Escanea el recibo con IA para extraer el tipo de IVA.
Aplica la configuración predeterminada de la cuenta de gastos y del proveedor.
Se sincroniza con Xero automáticamente en cuestión de minutos.
No se necesita un paso de revisión manual. La transacción omite los estados "Necesita revisión" y "Listo para sincronizar".
Configurar la sincronización automática de gastos
Requisitos previos
Para usar la función de sincronización automática de gastos, primero debes haber conectado Wise y Xero para la sincronización de transacciones. Si no los conectaste, sigue los pasos en Administrar tu conexión de Xero con Wise.
Esta función requiere un plan de Xero que admita multidivisa. Cómo activar multidivisa en Xero.
También debes haber configurado la contabilidad de gastos con una cuenta de gastos y un proveedor predeterminados. Consulta Contabilidad de gastos con tarjeta con Xero: cómo se sincronizan los gastos con Xero.
Activar la sincronización automática
En la página de configuración de gastos en Wise, busca Sincronizar gastos automáticamente con Xero.
Activa
Confirma que la cuenta de gastos predeterminada y las selecciones de proveedor predeterminadas son correctas
Guarda cambios
¿Qué se sincroniza automáticamente?
Se sincroniza automáticamente lo siguiente:
Transacciones con tarjeta con un recibo subido y guardado por el titular de la tarjeta (desde móvil o web)
Requiere revisión manual:
Transacciones con tarjeta sin recibos
Gastos que necesitan categorización personalizada (diferente de la cuenta predeterminada)
¿Cómo puedo categorizar los gastos?
Si necesitas categorizar gastos con cuentas o proveedores diferentes (en lugar de usar la configuración predeterminada), un miembro del equipo con el permiso de Descargar extractos puede editar la categorización antes de que el gasto se sincronice en cualquier recibo que suba.
Para aplicar categorías personalizadas en la transacción de un titular de la tarjeta, el titular puede subir y guardar el recibo del gasto y la descripción del gasto, y guardarlo para que un administrador o contable lo revise y lo sincronice.
Cómo los titulares de la tarjeta suben recibos
Los titulares de la tarjeta pueden subir recibos desde el móvil o la web. Una vez subidos, la transacción se sincroniza con Xero automáticamente en cuestión de minutos (si la sincronización automática está activada).
Para ver los pasos detallados para subir recibos, consulta ¿Cómo subo recibos de gastos a la contabilidad de Xero?
Desactivar o pausar la sincronización automática
Para volver a la categorización manual:
Ve a Configuración y luego elige Integraciones de contabilidad y Administrar Xero
En Configuración de gastos, selecciona Administrar
Desactiva Sincronizar gastos automáticamente con Xero
Guarda cambios
Todos los gastos futuros requerirán revisión y categorización manual antes de sincronizarse.
Nota: Desactivar la sincronización automática no afecta a las transacciones que ya se sincronizaron.