Nutze die Wise-Xero-Integration, um deine Ausgabenabrechnung für Karten direkt in Wise zu optimieren. Diese Funktion ermöglicht es deinem Buchhaltungs- und Finanzteam, Wise-Kartentransaktionen direkt in Xero zu überprüfen, zu kategorisieren und zu synchronisieren – mit minimalen Klicks und maximaler Kontrolle.
Wenn du dein Wise-Konto mit Xero verbindest, importieren wir automatisch deinen Kontenplan, deine Lieferanten (Xero-Kontakte) und deine Mehrwertsteuersätze. So kann die für die Buchhaltung zuständige Person Transaktionen ganz einfach in Wise kodieren, bevor sie in dein Xero-Hauptbuch gelangen, was Zeit spart und das Hin- und Herspringen zwischen Systemen oder das Nachjagen von Belegen überflüssig macht.
1. So richtest du die Automatisierung der Ausgabenbuchhaltung ein
Die Ausgabenbuchhaltung für Wise-Karten ist nur auf der Wise-Webplattform verfügbar.
Voraussetzungen: Wise und Xero verbinden. Um die Automatisierung der Ausgabenbuchhaltung nutzen zu können, musst du Wise und Xero zuerst für die Transaktionssynchronisierung verbinden. Falls du dies noch nicht getan hast, befolge bitte die Schritte unter Deine Xero-Verbindung mit Wise verwalten.
Schritt 1: Die Funktion aktivieren
Ein Nutzer mit der Berechtigung Software-Integrationen und Tools verwalten muss sich auf der Wise-Webseite einloggen.
Wähle den Unternehmensnamen oben rechts aus und gehe unter den Einstellungen zu Integrationen und Tools.
Suche die Xero-Integration im Unterabschnitt Apps und Software.
Gehe auf der Xero-Einstellungsseite zum Abschnitt Transaktionen und Anhänge.
Klicke auf Überprüfe und kategorisiere Ausgaben in Wise.
Befolge die Anweisungen, um Ausgaben zu aktivieren.
Xero von Wise trennen: Das Deaktivieren der Integration führt dazu, dass alle eingegebenen, aber noch nicht mit Xero synchronisierten Buchhaltungsdaten (Aufwandskonto, Umsatzsteuersatz – siehe unten) verloren gehen. Ausgenommen sind deine hochgeladenen Belege, die mit der entsprechenden Transaktion in Wise verknüpft bleiben.
Schritt 2: Standardkonten synchronisieren und konfigurieren
Sobald Ausgaben in Wise überprüfen und kategorisieren aktiviert ist, synchronisiert Wise automatisch deinen gesamten Xero-Kontenplan mit Wise.
Tipp: Falls du feststellst, dass ein erforderliches Ausgabenkonto fehlt, erstelle es in Xero, kehre zu Wise zurück und klicke auf Aktualisieren, um eine neue Synchronisierung zu erzwingen.
Du wirst dann aufgefordert, zwei Standardkonten auszuwählen:
Standard-Ausgabenkonto: Dieses Konto wird auf dem Buchhaltungsformular jeder Transaktion auf der Seite “Transaktionen” vorausgefüllt.
Wert: Dies beschleunigt die Kategorisierung. Du kannst es als temporäres Verrechnungskonto für Transaktionen nutzen, bei denen du auf einen Beleg oder eine Klärung wartest. So kannst du die Transaktion in Xero erstellen und die Kategorisierung später in Xero abschließen.
Standardanbieter: Dies ist auf Wise Expenses eingestellt, ein neuer Xero-Kontakt, den Wise erstellt, wenn du die Funktion aktivierst. Du kannst auch deinen bevorzugten, bereits vorhandenen Xero-Kontakt auswählen.
Wert: Wenn ein Händler bei einer Kartentransaktion neu ist (nicht als Kontakt in Xero existiert), ordnen wir ihn Wise Expenses zu, um die Erstellung unnötiger oder doppelter Lieferantenkontakte in Xero zu verhindern.
Hinweis: Deine Wise-Bankgebühren werden automatisch unter einem neuen Konto 405 - Bankgebühren (Wise) kategorisiert.
2. Ausgaben überprüfen, kategorisieren und synchronisieren
Wo du die neue “Ausgaben”-Ansicht zum Kategorisieren von Kartentransaktionen findest
Klicke im linken Navigationsbereich auf die Option Transaktionen, um die Unterseiten zu erweitern. Wähle den Tab Ausgaben.
Hinweis: Jeder Benutzer mit einer aktiven Wise-Karte oder der Berechtigung Alle Transaktionen anzeigen kann auf den Tab Ausgaben zugreifen.
Klicke auf eine beliebige Transaktionszeile, um ein Seitenfenster mit Details und dem Buchhaltungsformular zu öffnen.
Eine Transaktion verbuchen
Im Abschnitt “Buchhaltung” des Seitenfensters kann jeder Benutzer mit einer Wise-Karte oder der Berechtigung Alle Transaktionen anzeigen:
Transaktionen filtern: Filtere nach Buchhaltungsstatus (Überprüfung erforderlich, Bereit zum Synchronisieren, Synchronisiert) oder Beleganhang.
Belege anzeigen: Klicke auf einen hochgeladenen Beleg, um ihn in einem neuen Tab zu öffnen. Belege werden zusammen mit den unten stehenden Buchhaltungsdaten mit der Xero-Transaktion synchronisiert.
Buchhaltungsdaten eingeben: Verwende deine Xero-Konten, um die erforderlichen Felder auszufüllen:
Anbieter: Wähle einen bestehenden Xero-Kontakt oder verwende die Standardeinstellung Wise-Ausgaben (dies ist ein Pflichtfeld für die Synchronisierung mit Xero).
Aufwandskonto: Wähle das korrekte Xero-Aufwandskonto (dies ist ein Pflichtfeld für die Synchronisierung mit Xero).
Mehrwertsteuersatz: Wähle den zutreffenden Xero-Steuersatz (optional).
Beschreibung: Dies wird mit der Xero-Transaktionsreferenz synchronisiert (optional).
Änderungen speichern: Wenn der Benutzer keine Berechtigung zur Synchronisierung hat (“Auszüge herunterladen”-Berechtigung) oder wenn er auf weitere Informationen warten muss (zum Beispiel das Erstellen eines neuen Aufwandskontos in Xero), kann er auf Änderungen speichern klicken. Die Daten werden gespeichert, aber der Transaktionsstatus bleibt Überprüfung erforderlich.
Mit Xero synchronisieren
Der letzte Schritt – eine Transaktion als synchronisierungsbereit zu markieren und die Synchronisierung auszulösen – ist auf Benutzer mit der Buchhaltungsberechtigung Auszüge herunterladen beschränkt.
Tipp: Stelle sicher, dass die Währung, die du synchronisieren möchtest, unter deinenXero-Verbindungseinstellungen einem deiner Xero-Bankkonten zugeordnet ist. Wise synchronisiert nur Transaktionen aus verbundenen Währungen. Weitere Informationen findest du unter Warum wird mein Wise-Konto nicht mit Xero synchronisiert?
Als bereit markieren: Sobald die Felder Aufwandskonto und Anbieter ausgefüllt sind, kann ein Benutzer mit der erforderlichen Berechtigung den Transaktionsstatus auf Bereit zum Synchronisieren ändern.
Hinweis: Sobald der Transaktionsstatus als Bereit markiert wurde, kann ein Benutzer mit der Berechtigung Auszüge herunterladen auf aktualisieren klicken, die Eingaben ändern und dann als synchronisierungsbereit markieren.
Synchronisierung auslösen: Wähle auf dem Haupt-Ausgaben-Tab der Transaktionsseite alle Transaktionen mit dem Status Bereit zum Synchronisieren aus.
Tipp: Filtere Transaktionen nach dem Status Bereit zum Synchronisieren und dem gewünschten Datumsbereich und aktiviere dann das Kontrollkästchen in der Kopfzeile, um alle gefilterten Transaktionen auszuwählen (einschließlich derjenigen, die bei großer Anzahl nicht sichtbar sind).
Klicke oben auf Mit Xero synchronisieren.
Echtzeit-Synchronisierung: Daten sollten innerhalb weniger Minuten in deiner Xero-Oberfläche erscheinen, sodass du oder dein Buchhalter alle verbleibenden Details finalisieren könnt.
Potenzielle Synchronisierungsfehler: Sollten aus irgendeinem Grund bestimmte Transaktionen nicht mit Xero synchronisiert werden können (Xero ist ausgefallen, die Wise-Daten stimmen nicht mit den Xero-Daten überein und so weiter), wird der Transaktionsstatus als Synchronisierung fehlgeschlagen angezeigt. Du kannst die im Formular eingegebenen Daten nochmals überprüfen und die Transaktion dann als Bereit markieren, bevor du erneut synchronisierst.